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La transformation digitale est au cœur des préoccupations des entreprises. Il est vrai qu'internet a révolutionné les usages professionnels, notamment en matière de communication. On entend particulièrement parler de UCaaS, de CCaaS ou encore de VoIP ; il existe tant d'acronymes et de technologies qu'il est parfois très facile de s'y perdre. Dans cet article, nous nous attarderons plus particulièrement sur le cas UCaaS vs VoIP.
D'ailleurs est-ce réellement pertinent de les opposer ? Voyons de plus près comment ces technologies peuvent changer votre façon de communiquer et à quelles fins vous pouvez les utiliser.
Définition de la VoIP
Comme son nom l'indique, la VoIP (Voice over Internet Protocol) est un moyen de communiquer par internet plutôt que par des lignes téléphoniques physiques. Concrètement, la technologie VoIP fonctionne en numérisant les voix des interlocuteurs et en les acheminant via Internet.
Les fichiers vocaux sont décomposés en petits paquets de données, compressés et envoyés vers l'appareil du destinataire connecté à Internet. Ils sont alors décompressés et réassemblés. Cette transformation se déroule en temps réel, ce qui permet d'éviter tout décalage dans la conversation.
La VoIP est devenue incontournable pour la téléphonie cloud. D'ailleurs , contrairement aux systèmes PBX traditionnels où les numéros sont connectés à des appareils spécifiques, la téléphonie cloud offre une certaine liberté, dans la mesure où vous pouvez basculer d'un appareil à l'autre du moment y compris en plein appel, dès lors que l'appareil est connecté à internet et associé à votre compte.
Vous pouvez accéder à ce compte pour passer et recevoir des appels depuis un téléphone portable, une tablette, un ordinateur portable, un ordinateur de bureau ou même un téléphone de bureau, tant que l'appareil est connecté à l'internet.
En plus de passer et de recevoir des appels, les fournisseurs de services VoIP donnent aux entreprises l'accès à de nombreuses fonctions avancées de gestion des appels, telles que :
- les conférences téléphoniques
- l'acheminement des appels
- les campagnes de messages vocaux
- Journal des appels
- Surveillance des appels (double-écoute et enregistrement)
Avantages de la VoIP
Voici quelques-uns des principaux avantages de la technologie VoIP par rapport aux systèmes téléphoniques classiques :
Facilité de configuration et d'installation
Aucun appareil spécial n'est nécessaire pour utiliser la technologie VoIP. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une connexion internet opérationnelle. Vous pouvez créer un compte professionnel en ligne auprès de la plupart des fournisseurs de services et attribuer des rôles d'utilisateur à partir de là. Les systèmes téléphoniques VoIP cloud sont accessibles à partir d'un navigateur web ou d'applications qui peuvent être téléchargées et installées sur vos appareils existants. Il s'agit d'une installation simple qui ne nécessite aucune expertise technique.
Numéro de téléphone virtuel
Lorsque vous vous inscrivez à un service VoIP, vous pouvez choisir un numéro virtuel. Ce numéro fonctionne comme un numéro de téléphone normal. La différence est que ce numéro peut être choisi même pour les indicatifs régionaux où vous n'avez pas encore établi de présence physique. C'est important pour les appels sortants, car les gens sont plus enclins à prendre des appels provenant de numéros locaux que de numéros internationaux.
Communication à faible coût
Les services VoIP sont généralement structurés sous la forme d'offres d'abonnement mensuelles. Ces plans comprennent généralement un numéro virtuel gratuit et un nombre limité d'appels gratuits vers d'autres comptes VoIP. Vous pouvez également appeler des numéros non VoIP. Ces appels sont facturés à un tarif à la minute qui est considérablement plus bas que les tarifs internationaux habituels.
Accès à des fonctions avancées
Les forfaits VoIP offrent de nombreuses autres fonctions avancées qui ne sont pas disponibles avec les connexions téléphoniques classiques. Par exemple, vous pouvez personnaliser les menus SVI pour acheminer les appels entrants vers les services concernés, mettre les appels en file d'attente pour réduire le nombre d'appels restés sans réponse, enregistrer les appels pour les analyser ultérieurement, etc.
Selon le fournisseur de services et le plan choisis, ces fonctions peuvent être incluses dans votre abonnement mensuel ou disponibles sous forme de packs supplémentaires.
Une communication souple
Les numéros VoIP ne sont pas liés à des appareils spécifiques. Cela permet à votre équipe de s'affranchir de son bureau tout en restant connectée où qu'elle se trouve. Cette solution est particulièrement avantageuse pour les entreprises qui emploient des travailleurs à distance ou sur le terrain.
Facilité d'évolution
Les plans de communication VoIP sont facilement modulables. Il n'y a pas d'engagement à long terme et les plans peuvent être modifiés à tout moment. Comme il n'y a pas de matériel en jeu, il suffit d'ajouter ou de supprimer des comptes d'utilisateurs. Cette opération peut être effectuée en ligne en quelques minutes par toute personne disposant d'un accès administrateur.
Des conversations sécurisées
Contrairement aux lignes téléphoniques qui peuvent être facilement écoutées, les conversations VoIP sont chiffrées pour éviter qu'elles ne soient entendues. Les fournisseurs de services peuvent ajouter des couches de sécurité supplémentaires, comme l'authentification en deux étapes, pour garantir la sécurité de vos comptes.
UCaaS : définition
Un UCaaS est une plateforme intégrée de communication d'entreprise qui utilise la technologie VoIP pour la communication sur internet.
Outre les appels vocaux et vidéo, l'UCaaS comprend également la messagerie instantanée, les courriels, la télécopie sans papier et d'autres canaux de communication de ce type. Cette plateforme est principalement destinée à la communication interne des équipes.
Elle comprend donc également des outils de collaboration tels que le partage d'écran, les tableaux blancs et les chats d'équipe.
Les utilisateurs peuvent passer d'un canal à l'autre au cours d'une conversation. Supposons que deux personnes aient entamé un appel vocal classique pour discuter d'un nouveau produit.
Sans couper l'appel, elles peuvent passer en mode vidéo et/ou partager des écrans pour une discussion plus productive. Elles peuvent même transformer le même appel en conférence téléphonique en y ajoutant d'autres participants.
Avantages de l'UCaaS
Voici quelques-uns des avantages qu'offrent les solutions UCaaS :
Communication unifiée
Les plateformes UCaaS peuvent être considérées comme un agrégat de différents canaux de communication. Outre les appels vocaux et vidéo, elles comprennent également la communication par messagerie texte, le chat instantané, les courriels et même les fax. Les messages peuvent être envoyés par n'importe quel canal à partir de la même plateforme. Ne pas avoir à changer d'écran ou d'application pendant la communication est non seulement plus simple, mais permet également de mieux suivre les discussions.
Accès à des fonctionnalités rentables
Les offres UCaaS comprennent de nombreuses fonctionnalités qui ne sont pas forcément proposées par les fournisseurs de services VoIP. Par exemple, vous pouvez demander et partager des documents pendant un appel et visualiser le document sur un écran partagé. Avec une simple connexion VoIP, vous devez utiliser un service distinct pour le partage d'écran, ce qui peut entraîner un coût supplémentaire. C'est pourquoi le regroupement des fonctions de communication et de collaboration dans les services UCaaS les rend beaucoup plus rentables sur ce point.
Outils de productivité
Un UCaaS n'est pas seulement une plateforme de communication, c'est aussi un outil de collaboration important. Il encourage la collaboration grâce à des fonctions telles que le partage d'écran et les tableaux blancs. Les discussions et les sessions de formation sont ainsi plus productives. Il centralise également les échanges de documents afin que les membres de l'équipe travaillant à distance aient tous accès aux mêmes informations et restent informés des progrès de chacun.
UCaaS vs VoIP : similitudes
Lorsque l'on compare les solutions UCaaS et VoIP, on constate un certain nombre de similitudes. En voici quelques-unes :
La voix
VoIP et UCaaS permettent tous les deux de communiquer vocalement via internet. Les UCaaS intègrent d'ailleurs des fonctionnalités VoIP.
La flexibilité
Les utilisateurs de ces solutions bénéficient d'une grande flexibilité par rapport aux solutions de communication d'entreprise traditionnelles analogiques. En effet, elles peuvent être utilisées depuis n'importe quel endroit dès lors que leurs utilisateurs disposent d'une connexion internet.
Des coûts d'exploitation faibles
Les communications VoIP et UCaaS utilisent une infrastructure existante pour fonctionner. Il n'est donc pas nécessaire d'ouvrir une ligne téléphonique physique ou d'installer du matériel supplémentaire pour en tirer profit.
UCaaS vs VoIP : différences
Les principales différences entre les solutions VoIP et UCaaS sont les suivantes :
Capacités
La différence la plus fondamentale entre les solutions VoIP et UCaaS est le type de communication fourni par les deux. Les services VoIP se limitent à la communication par appels vocaux et donc à la téléphonie . Certains fournisseurs de services proposent également des fonctionnalités SMS limitées. En revanche, les solutions UCaaS offrent des appels vocaux et vidéo, ainsi qu'une messagerie instantanée, des courriels et d'autres canaux de communication.
Le coût
Même si les deux solutions restent moins onéreuses que les systèmes de communication traditionnels, les solutions UCaaS sont généralement plus chères que les solutions VoIP.
Le modèle de service
La VoIP peut être fournie par des opérateurs téléphoniques traditionnels tandis que les UCaaS sont fournis par des prestataires de communications unifiées, bien spécifiques.
L'usage
Les UCaaS sont pensés pour des usages en interne ou avec les partenaires tandis que la VoIP convient aussi bien pour des usages en interne que pour des communications externes.
Ce qu'il faut retenir sur la VoIP et les UCaaS
Il n'est pas nécessairement pertinent d'opposer les solutions UCaaS et VoIP dans la mesure où les outils UCaaS sont eux même dotés de fonctionnalités VoIP.
Néanmoins certaines différences notables existent. En effet, les UCaaS sont plutôt destinés à un usage collaboratif même s'ils offrent une gamme de fonctionnalités plus large que la VoIP.
En outre, il est important de rappeler que les besoins des entreprises en matière de communication et de collaboration varient en fonction de leur taille, de leur stratégie commerciale ou encore de leur secteur d'activité.
Certaines sociétés pencheront pour une solution de téléphonie VoIP et peu coûteuse tandis que d'autres chercheront une véritable plateforme de communication et de collaboration complète pour leurs équipes au quotidien.
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