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La téléphonie VoIP existe depuis les années 1990 et a d'abord été développée pour réduire tous les coûts associés aux appels internationaux et longue distance.
C'est pourquoi, au cours de la dernière décennie, un grand nombre d'entreprises, petites, moyennes et grandes, se sont tournées vers des numéros VoIP comme un nouvel atout de communication qui permet à la fois d'économiser des coûts et d'améliorer les performances de leurs équipes de vente et de service à la clientèle. Mais commençons par le commencement...
Qu'est-ce qu'un numéro VoIP ?
Il s'agit d'un numéro associé à un service de téléphonie Voix sur IP. Cette technologie consiste à utiliser internet pour émettre et recevoir des appels. Ces numéros ne sont donc pas associées à des lignes téléphoniques traditionnelles (terrestres) mais bel et bien à des comptes fournis par des opérateurs VoIP tels que Ringover.
Les numéros de téléphone VoIP ressemblent en tous points à des numéros standards. Il est impossible de différencier un numéro VoIP d'un numéro standard, dans la mesure où ils partagent exactement les mêmes caractéristiques de format. En effet, les numéros VoIP suivent eux aussi le plan de numérotation téléphonique.
Numéro VoIP : quels sont les avantages ?
Si la téléphonie VoIP est aussi populaire auprès des entreprises ce n'est pas uniquement lié à une évolution technologique. Certes, les avancées réalisées en la matière encouragent son adoption, pour autant, les numéros VoIP confèrent de nombreux avantages aux professionnels.
Des coûts réduits
Les numéros VoIP et plus précisément les solutions VoIP permettent de faire des économies significatives. En effet, il n'est plus vraiment nécessaire d'acheter du matériel supplémentaire tels que des autocommutateurs ou des téléphones de bureau coûteux pour en profiter.
Les numéros VoIP ont l'avantage de pouvoir être utilisés directement sur des ordinateurs ou même des smartphones. Ainsi, vous pouvez utiliser votre pc portable pour vos appels, ce qui permet généralement de rester plus productif. Mais la VoIP permet aussi d'économiser de l'argent autrement. En effet, les forfaits VoIP sont généralement moins chers que les forfaits de téléphonie d'entreprise traditionnelle, tout simplement parce que cette technologie permet de s'affranchir des coûts d'itinérance notamment lorsque vous êtes en déplacement.
Une qualité accrue
La qualité audio est essentielle quelle que soit votre activité. Il n'y a rien de plus frustrant que de ne pas entendre ce que vos clients vous disent au téléphone. Une mauvaise qualité peut impacter négativement votre activité et même l'expérience de vos clients.
La VoIP vous permet de passer des appels HD. Concrètement, du moment que vous possédez une connexion internet avec un débit correct, vous pouvez bénéficier d'une qualité audio accrue. Les meilleures solutions de téléphonie VoIP comme Ringover utilisent les dernières technologies en matière de conversion audio pour vous garantir une qualité d'appel cristalline même avec un débit faible.
Utilisation simple et pratique
Les numéros VoIP sont pratiques car ils ne sont pas liés à un appareil en particulier. En effet, vous pouvez utiliser votre numéro VoIP derrière n'importe quel appareil connecté à votre compte VoIP. Mieux encore, vous pouvez basculer entre les appareils même en plein appel grâce à la fonctionnalité call flip qui offre la continuité des appels en toute transparence entre appareils. Les numéros VoIP offrent clairement plus de mobilité que les numéros de téléphone standards.
L'évolutivité
Peut-on parler de VoIP sans parler d'évolutivité ? Lorsque vous souscrivez à une offre téléphonique en tant qu'entreprise, il est crucial de penser au futur. Il n'est pas rare que les décideurs se posent des questions telles que “Puis-je facilement ajouter ou supprimer des lignes en fonction des arrivées et départs au sein de mes équipes” ou “Pourrai-je intégrer mon nouveau CRM à ma solution téléphonique ?”.
Avec la numéro VoIP, vous n'avez généralement pas d'inquiétude à avoir sur ces deux points. Cette technologie vous offre une grande flexibilité et vous permet d'attribuer ou de désactiver facilement des lignes. De plus, les logiciels VoIP sont généralement compatibles avec les différents logiciels métiers.
Les services complémentaires
L'autre avantage et non des moindres offerts par la VoIP, c'est la possibilité de bénéficier d'autres services et fonctionnalités telles que :
- l'intégration à des outils incontournables tels que des CRM ou des logiciels de support
- l'enregistrement des appels
- la personnalisation de l'accueil téléphonique
- la visioconférence
- transcription des messages et des appels
Numéro VoIP : les inconvénients
Malgré tous les avantages listés précédemment, il faut savoir que les numéros VoIP présentent quelques inconvénients. La téléphonie VoIP dépend d'internet, c'est à dire qu'une panne de votre installation internet peut impacter votre expérience d'utilisateur et entraîner certaines perturbations. L'autre risque concerne la sécurité.
Tous les services VoIP proposent un accès sécurisé par un mot de passe. Certains ont même intégré un système de double authentification. Cependant, même si ces solutions sont performantes, elles ne sont pas infaillibles. c'est pourquoi, il est généralement recommandé aux entreprises d'adopter de bonnes pratiques en matière de sécurité et de les diffuser à l'ensemble de leurs collaborateurs.
Comment obtenir un numéro VoIP pour son entreprise ?
De nos jours, il est relativement simple d'obtenir un numéro de téléphone professionnel, sans s'embarrasser de toute la paperasse que pourrait générer cette procédure. Pour se doter d'un numéro VoIP et de services complémentaires voici la marche à suivre :
- Connectez-vous à votre compte VoIP et rendez-vous dans le tableau de bord de votre logiciel de téléphonie.
- Allez dans l'option “Ajouter un numéro”
- Choisissez ensuite le pays, ou indicatif international à partir duquel vous souhaitez émettre vos appels. Si vous souhaitez émettre des appels avec un numéro Suisse par exemple, il faudra choisir l'indicatif +41 dans la liste proposée.
- Assignez ensuite le numéro à un utilisateur (ligne directe) ou à un standard téléphonique. A noter qu'avec Ringover, vous pouvez choisir des numéros consécutifs pour les lignes individuelles de vos collaborateurs.
- Il ne vous restera plus qu'à tester vos lignes en passant des appels.
Avec Ringover, la configuration d'un nouveau système téléphonique ne prend que quelques minutes et est à la portée de tous. Nul besoin d'être un expert en télécoms pour configurer son standard téléphonique ou préparer l'arrivée de ses nouveaux collaborateurs en leur créant des lignes téléphoniques. Vous pouvez tester dès maintenant Ringover en vous (sans saisir la moindre coordonnée bancaire).
FAQs - Numéros VoIP
Comment téléphoner en VoIP ?
Pour téléphoner en utilisant la VOIP vous aurez besoin des matériels, logiciels et services suivants :
- Un appareil connecté à Internet. Il peut s'agir d'un téléphone VoIP, d'un ordinateur, d'une tablette ou d'un smartphone.
- Un logiciel de téléphonie (softphone) ou une application VoIP qui s'exécute directement dans votre navigateur web
- Un compte actif chez un opérateur VoIP et un numéro associé
- Un casque avec un microphone si vous utilisez un ordinateur
Une fois que vous avez tous les éléments nécessaires voici comment procéder :
- Si vous utilisez un téléphone VoIP, composez simplement le numéro de téléphone de votre correspondant, l'appel se lancera instantanément.
- Si vous utilisez un ordinateur ou un smartphone, rendez-vous dans l'application de votre fournisseur VoIP et composez le numéro sur le dialer virtuel.
Peut-on obtenir un numéro VoIP d'un autre pays ?
Il est tout à fait possible d'obtenir un numéro de téléphone VoIP d'un autre pays. Cela dépend généralement du fournisseur de services et des différentes formules d'abonnement. Certains opérateurs ne vous proposeront pas de numéros étrangers dans leur abonnement de base par exemple. Ringover qui est l'un des leaders européens de la VoIP vous propose dans son plan de base 14 pays différents. Si vous optez plutôt pour le plan supérieur, vous aurez même la possibilité d'obtenir un numéro de téléphone dans 65 pays.
Comment fonctionnent les numéros VoIP ?
Les numéros de téléphone VoIP sont associés à des lignes téléphoniques numériques : les appels ne sont pas acheminés à travers des câbles téléphoniques traditionnels, mais par Internet. Concrètement voilà comment ils fonctionnent :
- Après souscription d'un forfait chez un opérateur VoIP, ce dernier vous attribuera un numéro de téléphone virtuel. Il peut s'agir d'un nouveau numéro de téléphone ou d'un numéro que vous avez choisi de conserver .
- Lorsque vous émettez un appel, ce dernier est dans un premier temps acheminé vers les serveurs de votre fournisseur de services VoIP à travers internet.
- Le fournisseur traite ensuite l'appel pour le transmettre à l'appareil derrière le numéro appelé. Il peut s'agir d'un téléphone fixe classique, d'un téléphone VoIP, d'un ordinateur portable ou d'un smartphone.
Quelle est la différence entre un numéro VoIP et un numéro traditionnel ?
En ce qui concerne les caractéristiques de format, il n'y a aucune différence entre un numéro VoIP et un numéro de téléphone traditionnel. Cependant il existe d'autres différences notables :
- La technologie utilisée : Les numéros de téléphone traditionnels utilisent des câbles et autres infrastructures terrestres pour l'acheminement des appels. En ce qui concerne la VoIP, les appels sont directement acheminés via Internet où les voix des interlocuteurs sont transformées en paquets de données.
- Les frais : étant donné que les numéros de téléphone classiques utilisent des infrastructures physiques, ces dernières sont plus souvent sujettes à des opérations de maintenance, ce qui engendre un coût supplémentaire
- La qualité des appels : les numéros VoIP permettent généralement de passer des appels avec une meilleure qualité audio grâce aux technologies de traitement des données audio et au haut débit.
Comment savoir si un numéro est VoIP ?
Il n'existe pas de méthode simple suffisamment fiable pour déterminer si un numéro est VoIP ou s'il s'agit d'un numéro de téléphone “classique” étant donné que ces deux types de numéros partagent exactement les mêmes caractéristiques de format. toutefois, si vous lancez une recherche dans un annuaire spécialisé et que vous parvenez à obtenir le nom de l'opérateur associé à ce numéro, et que ce dernier n'est pas un opérateur de téléphonie traditionnel alors, il est probable qu'il s'agisse d'un numéro VoIP.
Puis-je utiliser un numéro VoIP pour appeler des numéros traditionnels ?
Les numéros de téléphone VoIP peuvent également être utilisés pour appeler des lignes fixes et mobiles classiques de façon indifférenciée y compris des numéros étrangers. Renseignez-vous auprès de votre fournisseur pour obtenir la liste des destinations incluses dans votre forfait.
Est-ce que j'ai besoin d'une connexion Internet pour utiliser un numéro VoIP ?
Oui pour utiliser un numéro de téléphone VoIP, il est nécessaire d'avoir une connexion internet active. C'est le principe même de la VoIP(Voice Over Internet Protocol) qui consiste à acheminer les appels à travers internet et non via les réseaux téléphoniques dits classiques.
Les numéros VoIP sont-ils “portables” ?
En effet, la portabilité des numéros est tout à fait possible pour les numéros VoIP. Un numéro de téléphone VoIP peut être conservé par un utilisateur même lorsque ce dernier change d'opérateur. Cela signifie qu'en tant qu'entreprise vous pouvez basculer tous vos numéros existants chez votre nouvel opérateur.
Puis-je choisir un indicatif régional pour mon numéro VoIP ?
Il est possible de choisir l'indicatif régional de son numéro VoIP, mais généralement cela dépend de votre fournisseur VoIP. Dans certains cas, il est même possible de choisir un numéro avec un l'indicatif d'un autre pays. Ringover permet par exemple de basculer automatiquement sur un numéro de téléphone du pays du contact que l'on essaye de joindre en souscrivant à l'option numéro localisé. Ainsi, si vous êtes en France et que vous souhaitez appeler vers le Canada, le système basculera automatiquement sur un numéro Canadien avec un indicatif au plus proche de celui de votre correspondant.
Est-ce que je peux utiliser mon numéro VoIP en voyage à l'étranger ?
Oui, vous pouvez effectivement utiliser un numéro VoIP pour téléphoner lorsque vous êtes à l'étranger et cela sans surcoût. Tout ce dont vous avez besoin est d'une connexion internet suffisamment stable pour accéder à votre compte VoIP et passer vos appels.
Est-ce que les numéros VoIP sont gratuits ?
Comme les numéros de téléphone traditionnels, les numéros VoIP pour entreprise ne sont généralement pas gratuits. Cependant, les coûts varient d'un fournisseur à l'autre. Avant de souscrire à un abonnement, vérifiez que les destinations que vous souhaitez joindre sont incluses. Cela vous évitera de mauvaises surprises. A noter que les offres gratuites comportent généralement des restrictions tels que un nombre d'appels entrants ou sortants limités ou une basse qualité.
Comment puis-je configurer mon numéro VoIP ?
Le paramétrage d'un numéro VoIP dépend du fournisseur qui l'attribue. En règle générale cela se passe en quelques étapes :
- La connexion à son logiciel VoIP
- Se rendre dans les paramètre de la solution
- Cliquer sur ajouter un numéro
- Choisir un pays dans la liste proposée par le fournisseur
- Choisir le type de numéro (local, national, fixe, mobile)
Comment puis-je annuler un numéro VoIP ?
Pour annuler un numéro VoIP, il faut généralement se connecter à son compte VoIP et supprimer l'utilisateur qui y est associé. Cela aura pour conséquence de libérer une licence que vous pourrez par la suite réattribuer. Pour ce qui est de Ringover, il suffit d'aller dans les paramètres du Dashboard dans la rubrique ” Utilisateurs et Groupes ”, puis de cliquer sur le nom de l'utilisateur que vous souhaitez supprimer. Il ne vous restera plus qu'à vous rendre en bas de page, à gauche pour supprimer l'utilisateur et libérer son numéro.
Est-ce que les numéros VoIP sont sécurisés ?
Oui, mais cela dépend avant tout du fournisseur et des mesures de sécurité prises par ce dernier. Les numéros VoIP sont généralement protégés de plusieurs façons :
- Le chiffrement des appels, qui signifie que les appels réalisés entre numéros VoIP sont protégés de bout en bout pour éviter leur interception par un tiers
- La protection par mot de passe du compte VoIP auquel est associé un ou plusieurs numéros VoIP
- Le filtrage facile des appels à l'aide d'une fonctionnalité de liste noire pour bloquer les appels entrants indésirables
- Le blocage des numéros sortants de votre choix
Les numéros VoIP sont-ils réglementés ?
L'obtention d'un numéro VoIP dépend du fournisseur qui l'attribue et des règles fixées par les autorités. A noter que cette réglementation varie d'un pays à l'autre. En France, c'est l'ARCEP, notre gendarme des télécoms qui fixe ces règles. Tous les fournisseurs de numéros exerçant sur le territoire français sont tenus de se mettre en conformité avec ces règles.
Comment puis-je trouver un fournisseur de numéros VoIP de confiance ?
Le nombre de fournisseurs VoIP est assez impressionnant. En tant qu'entreprise, les enjeux derrière le choix d'une offre VoIP sont énormes, notamment si votre activité repose sur de la téléphonie. Pour vous aider à choisir le meilleur opérateur VoIP pour votre business, voici quelques recommandations :
- Évaluez vos besoins réels et futurs en ce qui concerne, le nombre de collaborateurs, votre volume d'appels, votre budget ou encore les fonctionnalités souhaitées. Constituez un cahier des charges pour faciliter le déploiement de cette solution.
- Documentez-vous en ligne en faisant des recherches pour comparer les offres, avoir une vision globale du marché et comprendre l'écosystème
- Vérifiez la réputation des fournisseurs que vous avez sélectionnés. Vous pouvez utiliser des plateformes telles que G2 ou Capterra pour lire des avis vérifiés sur les différentes solutions VoIP. Vous pouvez également demander à votre réseau des renseignements sur un ou plusieurs fournisseurs.
- Vérifiez que les fournisseurs sélectionnés respectent les réglementations en vigueur. Demandez-leur où, comment et à quelles fins sont hébergées les données enregistrées via les produits proposés.
- Vérifiez que les fournisseurs ont mis en place un système permettant de garantir une qualité de service optimale, et ce qu'il advient en cas de panne par exemple.
- Testez plusieurs solutions pour vérifier qu'elles correspondent réellement à vos attentes en termes de fonctionnalités et de qualité des appels
- Demandez aux fournisseurs sélectionnés quelles sont les mesures prises en matière d'onboarding
