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Il n'y a pas de règle fixe concernant la durée d'un entretien d'embauche, mais la plupart des recruteurs conviennent qu'il devrait idéalement durer entre 45 minutes et une heure.
Ces quelques minutes doivent permettre aux recruteurs de recueillir toutes les informations nécessaires pour évaluer de manière objective toutes les candidatures qu'ils reçoivent.
C'est là que la trame d'entretien entre en jeu. Mais en quoi consiste-t-elle exactement ? Quels sont ses avantages ? Comment construire sa propre trame ?
Qu'est-ce qu'une trame d'entretien d'embauche ?
L'entretien d'embauche revêt une importance cruciale au sein du processus de recrutement. Il permet d'évaluer dans quelle mesure un candidat correspond au poste à pourvoir. L'utilisation d'une trame d'entretien de recrutement aide à garantir le bon déroulement de cette étape.
Trame d'entretien : définition
La trame est un outil de recrutement qui fournit un cadre aidant les recruteurs à mener leurs entretiens téléphoniques de manière méthodique.
Elle se matérialise par une grille de questions et de points élémentaires organisés en plusieurs sections. La trame d'entretien peut prendre la forme d'un script d'appel intégré à votre solution de communication, ou d'un modèle de questionnaire dans votre logiciel de recrutement.
S'il est complet, ce guide d'entretien permet aux recruteurs de couvrir les aspects pertinents afin d'évaluer les qualités et compétences des candidats. Mais ce n'est pas son seul avantage.
Quels sont les avantages de la trame d'entretien de recrutement ?
Nous avons listé ci-dessous les principaux avantages d'utiliser une trame d'entretien de recrutement :
Assurer la cohérence de discours
L'usage d'une trame permet d'assurer la cohérence du discours entre plusieurs entretiens puisque les mêmes questions sont posées aux candidats postulant pour le même poste. Cela facilite la comparaison et l'évaluation des candidats.
D'autres outils comme l'analyse conversationnelle peuvent également aider les professionnels de recrutement à assurer cette cohérence.
L'objectivité et l'équité
Suivre une trame permet d'évaluer les candidats de manière équitable et impartiale avec des questions basées sur des critères objectifs inhérents au poste à pourvoir.
La fiabilité
La grille d'entretien permet aux recruteurs de collecter des données précises et pertinentes sur les candidats, ce qui facilite grandement la prise de décision et réduit considérablement les éventuels biais.
Comment faire une trame d'entretien de recrutement ?
Pour élaborer une bonne grille d'entretien d'embauche, voici les conseils et étapes à suivre :
Les étapes à suivre pour réussir sa trame
- Définir les objectifs : Avant la rédaction des questions, vous devrez identifier les compétences, qualités et autres qualifications requises pour le poste. Cette étape est cruciale, car elle permet d'orienter les questions.
- Structurer la trame en sections : Créez des sections selon les différents aspects que vous souhaitez observer et évaluer. Il peut s'agir de sections sur les compétences techniques, les motivations du candidat, ou encore son parcours professionnel. Pensez à créer une section dédiée à des questions d'ouverture permettant au candidat de se présenter, de se mettre à l'aise.
- Intégrer la trame à son logiciel de téléphonie ou à son logiciel ATS si possible. Ringover possède une fonctionnalité de script d'appel rattachée à son outil de campagne d'appels téléphonique.
Conseils pratiques
Les questions à intégrer dans votre grille doivent tenir compte des valeurs de l'entreprise pour être en totale adéquation avec votre marque employeur.
Par exemple, vous pouvez aborder des thématiques telles que l'esprit d'équipe, le bien-être au travail, la performance, l'innovation, etc.
Ci-dessous, nous avons listé une série de conseils pratiques qui peuvent se révéler très utiles lors de l'élaboration de votre trame.
- Variez les types de questions pour rythmer l'entretien en alternant entre les questions ouvertes et fermées. Les ouvertes donnent l'opportunité de s'exprimer librement tandis que les fermées permettent d'obtenir des réponses plus précises.
- Pensez aux questions de clarification : Il est important de prévoir des questions permettant de clarifier certains points ou d'approfondir certaines réponses.
- Évitez les questions discriminatoires. Selon l'article L1221-6 du Code du travail : “Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d'apprécier sa capacité à occuper l'emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé ou avec l'évaluation des aptitudes professionnelles.” Evitez par conséquent les questions liées au sexe, à la religion, à l'état de santé, à la situation familiale, aux opinions politiques, à l'apparence physique, à la religion, etc.
- Adaptez la trame à chaque entretien : Certes, votre script vous permet de standardiser vos entretiens et de rester cohérent d'un candidat à l'autre. Néanmoins, il ne s'agit pas d'un objet figé. Adaptez vos questions en fonction du contenu du CV, cela vous aidera à personnaliser l'entretien et à rester pertinent.
- Entraînez-vous : Exercez-vous et prenez le temps de vous familiariser aux questions et aux transitions.
Quels sont les outils pour réussir un entretien téléphonique ?
La réussite d'un entretien d'embauche du point de vue du recruteur dépend de plusieurs facteurs tels que sa préparation, la qualité des questions posées ou encore son niveau d'écoute active. Voici également quelques outils qui peuvent permettre d'améliorer la qualité des entretiens, notamment lorsqu'ils sont téléphoniques ou en visioconférence.
- La prise de notes est un must car elle permet de capturer des informations clés, de maintenir sa concentration et de faciliter l'évaluation et la prise de décision.
- Un système téléphonique connecté à son logiciel de recrutement doté d'une fonctionnalité de remontée de fiches afin d'afficher automatiquement toutes les informations du candidat lorsque l'on initie l'appel.
- Un logiciel d'analyse conversationnelle connecté à son système téléphonique dans le but d'obtenir des résumés rapides, d'identifier des éléments clés qui auraient pu vous échapper lors de la prise de note.
- Un script d'appel dans son logiciel de téléphonie ou une grille d'entretien à remplir.
- Une fonctionnalité d'enregistrement des entretiens.
- Un outil de planification pour simplifier, voire automatiser tout le processus de planification.
- Un outil de visioconférence pour les entretiens virtuels.
Exemple de trame d'entretien de recrutement
Ci-dessous, vous trouverez un exemple de trame de recrutement que vous pouvez librement réadapter pour mener vos entretiens efficacement.
Section 1 : L'accueil
| Éléments essentiels | Description ou exemple | Notes |
|---|---|---|
| Présentation du recruteur | Identité, poste | …………………………………………… |
| Présentation de l'entreprise | Histoire de l'entreprise, positionnement sur le marché et secteur. | …………………………………………… |
| Poste | Intitulé du poste à pourvoir | …………………………………………… |
| Raison du recrutement | Remplacement ? Création de poste ? | …………………………………………… |
Section 2 : Présentation du candidat
| Catégories de questions | Questions | Réponses | Notes |
|---|---|---|---|
| Présentation | Pouvez-vous vous présenter brièvement ? Qu'est-ce qui vous attire chez [Nom de votre entreprise] ? | …………….... | …………….... |
| Expériences professionnelles | Pouvez-vous décrire votre expérience pour ce poste ? Quels postes avez-vous occupés ? Pendant combien de temps ? Quels ont été vos réalisations et succès à votre précédent poste ? Comment jugeriez-vous cette dernière expérience ? | …………….... | …………….... |
| Compétences et qualifications | Quelles sont vos compétences clés pour ce poste ? Comment pensez-vous pouvoir contribuer à l'équipel'entreprise ? | …………….... | …………….... |
| Motivation | Pourquoi avez-vous postulé pour ce poste ? Comment voyez-vous ce poste ? | …………….... | …………….... |
Section 3 : Le poste
| Informations sur le poste | Notes |
|---|---|
| Missions principales | …………….... |
| Activités et tâches secondaires | …………….... |
| Moyens (outils et équipements) | …………….... |
| Rémunération et Avantages sociaux | …………….... |
| Processus de recrutement | …………….... |
| Lieu de travail | …………….... |
| Horaires | …………….... |
Section 4 : La conclusion
| Questions | Réponses |
|---|---|
| Avez-vous d'autres questions concernant le poste ou l'entreprise ? | …………………………………………… |
| Y a-t-il d'autres choses dont vous aimeriez nous faire part ? | …………………………………………… |
| Conclusion de l'appel avec rappel des prochaines étapes si nécessaire | …………………………………………… |
Ce qu'il faut retenir
En conclusion, la trame d'entretien d'embauche est un outil indispensable pour tout recruteur qui souhaite mener des entretiens de manière structurée, objective et efficace.
Elle permet aux recruteurs d'optimiser leur processus de recrutement, et d'évaluer de manière cohérente et équitable les compétences et les qualités des candidats, tout en leur offrant une expérience positive.
La trame, associée ou intégrée à des outils comme un ATS, un logiciel de téléphonie, et une solution d'analyse conversationnelle, facilite la prise de décision et garantit la pertinence du discours entre tous les entretiens, mais aussi d'un recruteur à l'autre.
Pour savoir comment les produits Ringover peuvent vous aider à assurer cette cohérence, contactez directement nos experts ou essayez nos produits.
FAQ - Trame d'entretien de recrutement
Qu'est-ce qu'une trame d'entretien de recrutement ?
Une trame d'entretien est une guide ou une grille utilisée par des recruteurs pour structurer les entretiens avec les candidats. Cette grille comprend une liste de questions et de points élémentaires à aborder au cours de l'entretien. Généralement, il s'agit de questions sur l'expérience professionnelle, la motivation du candidat, la culture d'entreprise ou encore le poste.
A quoi sert une trame d'entretien ?
La trame permet aux recruteurs d'assurer une certaine cohérence entre les différents entretiens. Le cadre fourni simplifie l'évaluation des candidats, la prise de décision et contribue à garantir l'équité pour tous les candidats.
Qu'est-ce qu'un script d'appel pour le recrutement ?
Il s'agit d'un document qui permet de standardiser un entretien. Il contient des lignes directrices avec des questions et des informations essentielles utiles au recruteur pour mener correctement un entretien téléphonique.
