Comment obtenir un numéro de téléphone professionnel ?

Si les emails, les réseaux sociaux et le livechat gagnent du terrain par rapport au bon vieux téléphone, ce dernier reste tout de même un incontournable de la communication d'entreprise. 

Si vous créez une nouvelle entreprise ou que vous cherchez à développer votre activité actuelle, vous aurez forcément besoin d'un numéro de téléphone professionnel à des fins administratives ou commerciales.

Alors, comment en obtenir un facilement ?

Qu'est-ce qu'un numéro de téléphone professionnel ?

Un numéro professionnel n'est généralement pas attribué à un seul téléphone en particulier. Étant donné qu'il est utilisé par une entreprise, plusieurs utilisateurs sont amenés à partager le même numéro.

La téléphonie traditionnelle exigeait généralement du matériel supplémentaire afin de rediriger convenablement les appels reçus par l'entreprise vers ses différents services. 

Avec la téléphonie cloud, ce n'est plus nécessaire. Tout ce dont vous avez besoin est d'un numéro virtuel.

Ce numéro n'est pas associé à une ligne téléphonique en particulier et les appels qu'il reçoit sont redirigés vers un ou plusieurs numéros choisis par l'entreprise.

La téléphonie mobile a largement participé à l'avènement des numéros virtuels. Il est vrai qu'ils offrent une certaine flexibilité.

Pour configurer un numéro de téléphone professionnel, il vous suffit de vous abonner à un fournisseur VoIP comme Ringover et d'acquérir un numéro de téléphone. Vous pouvez commencer à passer et à recevoir des appels le jour même, voire l'heure même, après avoir souscrit à un logiciel de téléphonie d'entreprise.

Quels sont les différents types de numéros professionnels ?

Il existe différents types de numéros de téléphone professionnels, qui peuvent influer sur la manière dont les clients vous contactent et dont les prospects vous perçoivent.

Les numéros locaux ou géographiques

Un numéro local est un numéro de téléphone virtuel comportant l'indicatif régional de la région où vous exercez votre activité.

Disposer d'un numéro d'entreprise local est un excellent moyen d'établir une présence locale dans la région où votre entreprise est active. Les clients et les prospects seront rassurés de savoir que votre entreprise est située dans la même région que la leur.

En fait, cette confiance peut même se traduire par un taux de décrochage et un volume d'appels entrants plus élevés, des résultats importants qui peuvent en fin de compte stimuler vos performances.

Notre solution de communication d'entreprise Ringover dispose d'ailleurs d'une fonction dédiée appelée Numéro localisés pour vous aider à booster votre prospection téléphonique.

Numéros étrangers ou internationaux

Si vous souhaitez développer votre activité en dehors de la France, en Belgique par exemple, il est essentiel de disposer d'un numéro dit étranger ou international. Il s'agit d'un numéro virtuel d'un pays autre que la France. 

Le fait de disposer d'un numéro international vous confère une légitimité importante sur le marché où vous opérez. Les appels indésirables sont si fréquents que de nombreuses entreprises ou personnes ne répondent pas aux numéros en dehors de leur pays.

Numéros non surtaxés

Un numéro non surtaxé est un numéro de téléphone qui peut être composé à partir d'un téléphone fixe sans frais supplémentaires pour l'appelant. Il peut s'agir de numéros spéciaux (en 0800 à 0805) ou de numéros géographiques.

 Le fait de mettre un numéro non surtaxé à la disposition de vos clients et prospects indique que votre entreprise est bien organisée et qu'elle se préoccupe de l'expérience de ses clients qui n'auront pas à payer pour chaque appel.

Numéros surtaxés ou à reversement

Il est tout à fait possible de créer des numéros surtaxés ou à reversement pour contrôler le volume d'appels reçus en réduisant la part d'appels “non essentiels”. Les numéros surtaxés peuvent également permettre à l'entreprise de générer des revenus supplémentaires. 

Néanmoins, il est important de noter que cette pratique peut impacter négativement la satisfaction client et la fidélisation car la clientèle aura le sentiment d'être exploitée et pas écoutée.

Pourquoi avez-vous besoin d'un numéro de téléphone professionnel ?

Disposer d'un système téléphonique est indispensable pour une entreprise. Mais concrètement, qu'est-ce qui rend la téléphonie et surtout l'utilisation de numéros professionnels si importante ?

La flexibilité offerte

De nos jours, les affaires évoluent plus rapidement que jamais. Les professionnels doivent être facilement accessibles pour ne pas manquer des opportunités importantes.

C'est là qu'intervient une solution de téléphonie professionnelle. Lorsque vous créez un numéro de téléphone professionnel à l'aide d'un logiciel VoIP, vous pouvez recevoir et passer des appels sur n'importe quel appareil connecté à Internet. En effet, un logiciel de téléphonie d'entreprise comme Ringover est accessible via un navigateur Internet ou une application mobile.

De plus, une fois que vous aurez téléchargé Ringover, vous pourrez mettre en place un transfert d'appel. Si vous ne répondez pas à un appel destiné à votre numéro de téléphone professionnel sur un appareil, il sera automatiquement transféré sur un autre appareil. 

Vous pouvez même configurer les paramètres de manière à ce que les appels sans réponse à votre numéro de téléphone professionnel soient renvoyés vers votre téléphone portable personnel.

Des fonctions supplémentaires

Disposer d'un numéro de téléphone professionnel permet de rationaliser vos activités quotidiennes à l'aide de fonctionnalités avancées et d'automatiser certaines tâches, notamment la distribution des appels entrants que vous pouvez personnaliser très finement. 

Les meilleurs systèmes téléphoniques intègrent une application qui analyse les appels, et permet d'obtenir de précieuses informations sur les performances de vos collaborateurs et les techniques de ventes et de résolution des problèmes les plus efficaces. 

Et si vous stockez déjà les données de vos clients et prospects dans un CRM, vous pourrez intégrer votre téléphonie à votre CRM pour bénéficier d'encore plus d'avantages, comme la synchronisation automatique des données entre les deux logiciels.

Offrir un service personnalisé

Pour offrir un service personnalisé à vos contacts, vous pouvez créer des messages d'accueil personnalisés. Lorsque votre entreprise se développe et que le nombre d'appels augmente, vous pouvez créer un menu de serveur vocal interactif (IVR ou SVI). 

Le SVI permet aux appelants d'accéder de manière autonome à des informations ou à des membres de l'équipe, en organisant automatiquement votre flux d'appels entrants et en offrant une expérience d'appel de qualité.

Professionnalisme accru

Les numéros de téléphone professionnels présentent l'avantage pratique de séparer les appels personnels des appels professionnels, mais ils peuvent également contribuer à l'image de marque.

Si vous proposez une ligne directe vers votre entreprise, vous montrez à vos clients qu'ils comptent pour vous et que vous vous souciez de leur expérience. En outre, le fait d'avoir un numéro de téléphone est un signe important de légitimité pour les partenaires, les prospects et les clients.

La communication omnicanale

L'obtention d'un numéro de téléphone professionnel ouvre un champ de possibilités qui va bien au-delà de la simple émission et réception d'appels téléphoniques. Les logiciels VoIP offrent de multiples canaux de communication et permettent de proposer une expérience omnicanale sans couture aux prospects et clients.

De votre côté, vous serez en mesure de gérer les conversations à travers des canaux tels que les appels téléphoniques, les SMS, les médias sociaux, etc. dans une interface intuitive. Vous ne perdrez plus de temps à passer d'une plateforme à l'autre pour essayer de suivre une conversation. Et comme vous pouvez répondre de manière plus efficace, vous offrirez un meilleur service à vos clients et prospects.

En outre, disposer d'une plateforme de communication omnicanale centralisée constitue la première étape du déploiement d'une stratégie de communication omnicanale. La communication omnicanale exploite les données des clients et les contacts multicanaux pour créer une expérience client homogène et améliorer la relation client.

Comment obtenir un numéro de téléphone professionnel ?

Le moyen le plus abordable et le plus efficace d'obtenir un numéro de téléphone professionnel est de passer par un fournisseur VoIP ou un logiciel de téléphonie professionnelle. 

Vous pourrez acheter un numéro virtuel en quelques minutes et profiter de fonctionnalités telles que la transcription d'appels, la numérotation assistée et l'intégration avec votre CRM pour améliorer vos performances et la qualité de vos prestations.

 Avec un numéro de téléphone professionnel fourni par un service VoIP, vous pourrez facilement faire évoluer votre entreprise.

Quand obtenir un numéro de téléphone professionnel ?

Il est important d'obtenir un numéro de téléphone professionnel dès la création de votre entreprise. Si vous obtenez un numéro professionnel dès le lancement de votre entreprise, vous aurez plus de chances d'obtenir le numéro qui correspond le mieux à vos objectifs.

 C'est particulièrement vrai si vous savez que vous voudrez acheter un numéro spécifique à des fins d'image de marque et de marketing, mais c'est également important si vous souhaitez simplement obtenir un numéro local.

Si vous agissez rapidement pour obtenir votre numéro de téléphone professionnel, vous disposerez d'un plus grand nombre d'options et vous empêcherez peut-être vos concurrents d'obtenir le numéro que vous souhaitez.

Quelques signes indiquent que vous avez certainement besoin d'un numéro de téléphone virtuel et d'une solution VoIP pour votre entreprise :

• Les clients vous contactent sur d'autres canaux de communication et peuvent même se plaindre d'avoir eu des difficultés à vous joindre.
• Les appels téléphoniques personnels ou les SMS interrompent les réunions professionnelles, et vice versa.
• Vous ne gérez plus votre entreprise seul et devez donner accès au système et au numéro de téléphone de votre entreprise aux membres de votre équipe.
• Le nombre d'appels entrants a augmenté.
• Vous avez du mal à gérer les messages vocaux et les rappels.
• Vous devez régulièrement assurer un service clientèle par téléphone.

Numéro professionnel : Fonctionnalités incontournables d'un logiciel de VoIP

Bien que les logiciels de VoIP soient généralement abordables, il s'agit tout de même d'un investissement dans votre entreprise. C'est pourquoi il est important que vous déterminiez quelles sont les fonctions qui vous sont indispensables. 

Ce processus d'élimination et de clarification est une étape importante qui vous aidera à choisir le logiciel de VoIP le mieux adapté à votre entreprise. Mais pendant que vous faites vos achats, n'oubliez pas de lire les petits caractères. 

Les logiciels ont généralement des systèmes de tarification échelonnés, et vous devrez donc vérifier le prix de chaque niveau par rapport aux fonctionnalités incluses.

Appels illimités vers des destinations internationales

Lorsqu'il s'agit de développer votre activité, la possibilité d'appeler en dehors de la France avec un numéro du pays destinataire est un moyen puissant de développer votre activité. Les clients et les prospects se sentiront rassurés de recevoir un appel provenant d'un numéro local, ce qui crée un climat de confiance dès le départ. En fait, l'utilisation de numéros locaux se traduit souvent par une augmentation quantifiable des taux de réponse.

Chuchotement d'appel

Grâce au chuchotement d'appel (call whisper), vous pouvez parler à votre collaborateur sans que le client ou le prospect ne l'entende, afin de lui donner des conseils sur les appels téléphoniques difficiles et de former les nouvelles recrues. Cette fonction permet aux collaborateurs d'améliorer leurs performances à long terme grâce à une formation efficace.

Transcription des appels

Un outil de transcription automatique vous permettra de transcrire vos appels ou appels vidéo. Une fois que vous aurez une trace écrite des enregistrements audio, vous pourrez facilement vous y référer à des fins d'assurance qualité ou de formation. 

Lorsque vous devrez établir des rapports post-appels ou fixer des rendez-vous, il sera plus simple de vous référer à la transcription plutôt que de chercher dans un fichier vidéo ou audio.

Enregistrement des appels.

Lorsque vous enregistrez les appels de vos clients et prospects, vous pouvez les écouter, les télécharger et/ou les stocker pour vous y référer ultérieurement ou pour vous former. 

Grâce à ces enregistrements, vous et vos équipes pourrez améliorer votre service client et les performances de votre équipe de vente. Parfois, les enregistrements d'appels sont même nécessaires pour se conformer aux réglementations légales, et cette fonction peut donc s'avérer utile pour des raisons juridiques.

L'enregistrement des appels peut parfois être une obligation légale, mais il est également très utile à des fins de formation. La lecture des appels est un moyen efficace d'illustrer les raisons pour lesquelles un appel s'est bien ou mal déroulé. 

Avec Ringover, vous pouvez facilement personnaliser les appels qui sont enregistrés, que vous choisissiez des appels spécifiques ou un certain pourcentage de l'ensemble des appels.

Analyse des performances

Disposer d'un logiciel de VoIP est très utile, mais vous ne pouvez en mesurer l'utilité qu'à l'aide d'analyses de performance. Grâce au tableau de bord analytique intuitif de Ringover, vous serez en mesure d'examiner le temps d'attente, la durée moyenne des appels, le taux de prise en charge, le tout - au niveau de vos équipes ou de vos collaborateurs. 

Application mobile

L'installation de l'application VoIP de votre fournisseur sur votre smartphone vous permettra de recevoir un nombre illimité d'appels professionnels.

 Vos contacts étant automatiquement synchronisés via votre compte, vous pourrez facilement gérer vos clients et prospects sans perdre en flexibilité et en efficacité. L'application mobile est par conséquent idéale si vous êtes en déplacement ou dans un lieu où le wi-fi n'est pas très stable.

Intégrations

Les meilleurs logiciels VoIP proposent des dizaines d'intégrations, notamment avec des logiciels de CRM tels que Salesforce, Hubspot ou Zoho. 

Chaque intégration apporte des avantages spécifiques à votre vie quotidienne au bureau. Par exemple, une fois votre CRM intégré, il n'y aura plus d'enregistrement manuel des données qui vous fera perdre du temps, et vous avez la garantie d'avoir votre CRM actualisé.

Comment choisir son numéro de téléphone professionnel ?

Pour choisir le meilleur numéro de téléphone professionnel pour votre entreprise, vous devez d'abord lister les objectifs que vous souhaitez atteindre avec ce numéro de téléphone. 

Voici quelques questions qui vous aideront à évaluer vos besoins et à déterminer les fonctions qui vous seront les plus utiles dans le cadre de vos activités quotidiennes.

Souhaitez-vous créer une frontière saine entre votre vie professionnelle et votre vie privée ?

Si votre objectif est de séparer votre vie professionnelle de votre vie privée, renseignez-vous sur les fonctionnalités offertes par le fournisseur de VoIP.

Les logiciels offrent des fonctionnalités différentes, vous devrez donc choisir celui qui offre les meilleures options pour organiser les communications professionnelles et personnelles spécifiques à votre entreprise.

Par exemple, Ringover vous permet de créer des heures d'ouverture pour votre numéro de téléphone professionnel. Ainsi, si quelqu'un vous contacte en dehors de ces heures, les appels seront automatiquement transférés vers votre boîte vocale ou sur le personnel d'astreinte.

Vous souhaitez offrir à vos clients un service de meilleure qualité ?

Avec un logiciel de téléphonie professionnelle, vous pourrez améliorer la qualité de votre service client grâce à des outils tels que le SVI que nous avons succinctement décrit plus haut.

Un autre moyen d'améliorer la qualité de votre service à la clientèle consiste à proposer un numéro gratuit. Avec ce type de numéro, les clients peuvent vous joindre sans avoir à payer de frais. C'est un avantage considérable pour les clients qui rencontrent des problèmes et qui ont besoin d'aide.

Développez-vous votre activité en dehors de la France ?

L'expansion de votre entreprise en dehors de l'hexagone peut représenter une dépense considérable. C'est pourquoi le fait de disposer d'un moyen abordable de joindre les clients et les prospects fait une grande différence pour votre résultat net. 

Quant aux clients, ils se sentiront beaucoup plus à l'aise pour contacter votre entreprise si vous leur proposez de vous joindre via un numéro qui leur est familier et local.

Et Ringover dans tout cela ?

Ringover est un logiciel VoIP qui permet de gérer plusieurs canaux de communication dans une interface intuitive. Vous pourrez sélectionner des numéros de téléphone professionnels fixes ou mobiles dans 65 pays différents, ce qui vous permettra d'asseoir votre présence dans ces pays.

Grâce aux appels illimités vers 110 pays, aux SMS et à la messagerie de groupe, à l'enregistrement des appels, à la transcription et à bien d'autres choses encore, vous pourrez facilement et à un prix abordable développer votre entreprise.

Ringover propose plusieurs plans, afin que vous puissiez choisir celui qui convient le mieux à vos besoins, à partir de 19 € par mois. Curieux d'en savoir plus ? Vous pouvez commencer votre essai gratuit ou assister à une démonstration.

La solution de système téléphonique d'entreprise de Ringover vous permet de personnaliser chaque conversation en fonction de vos besoins et de ceux de vos clients. Ringover dispose d'une solide sélection de fonctionnalités Par exemple, si l'expérience client est une priorité absolue, vous pourrez créer un système de réponse vocale interactive personnalisé. Ce type de menu vocal automatisé permet à vos clients de toujours entrer en contact avec la personne la plus qualifiée pour les aider.

Si la vente est un aspect clé de votre entreprise, Ringover possède de nombreuses fonctionnalités qui augmentent la performance et l'efficacité. Des fonctionnalités d'intervention discrètes comme le chuchotement d'appel vous permettent de coacher les membres de votre équipe en temps réel.

Et une fois que vous aurez intégré un CRM comme Salesforce ou Hubspot à Ringover, vous aurez accès à des fonctions pratiques comme le click-to-call dans le CRM et la synchronisation automatique des données entre les deux logiciels. Ces outils vous aideront à gagner en performance et vous accompagneront dans le développement de votre activité.

FAQ - Numéro professionnel

Puis-je obtenir un numéro de téléphone professionnel sur mon téléphone portable ?

Oui, vous pouvez ajouter un deuxième numéro à votre téléphone portable personnel. Normalement, vous ajoutez un deuxième numéro à votre smartphone à l'aide de l'application mobile d'un logiciel de VoIP.

Vous n'aurez pas besoin d'acheter un deuxième téléphone et vous pourrez séparer les appels professionnels, les messages et les boîtes vocales de vos informations personnelles.

Que sont les numéros 0800 pour les entreprises ?

Les numéros 0800 pour entreprises sont des numéros professionnels permettant aux organisations d'être accessibles pour un service lié à leur activité. Ces services peuvent être gratuits ou payants au bon vouloir de l'organisation.

Comment obtenir un numéro de téléphone professionnel gratuit ?

Voici quelques services qui offrent gratuitement certains aspects d'un numéro de téléphone professionnel.

• Google Voice
• TextFree
• Callcentric
• LINE

Toutefois, lorsque vous recherchez un numéro de téléphone d'entreprise gratuit, il convient d'être très attentif. Certains services comme Google Voice ou TextFree s'affichent comme étant gratuits, mais cette affirmation est assortie d'une mise en garde. Par exemple, Google Voice n'offre qu'un seul numéro de téléphone gratuit et les deux services facturent les minutes d'appel.

Comment puis-je obtenir un numéro de téléphone français gratuit ?

S'il est possible d'obtenir un numéro de téléphone temporaire gratuitement, il est très important de noter que ce type de numéro ne permet généralement pas de passer des appels. Il s'agit le plus souvent de solutions très ponctuelles destinées à la vérification de compte par SMS. 

Ces numéros ne correspondent donc pas à des usages professionnels. Pour obtenir rapidement un numéro de téléphone non surtaxé ou surtaxé, français ou étranger pour son entreprise, le mieux est d‘opter pour une solution de communication fiable comme Ringover.