Sécurité Téléphone B2B : Tout savoir pour protéger sa téléphonie

L'interception des appels représente un risque sérieux, mettant en péril la confidentialité et l'intégrité de vos échanges téléphoniques. Les pirates, motivés par le désir d'espionner vos conversations, d'usurper votre identité ou de vous harceler, emploient diverses méthodes

pour intercepter vos appels, qu'ils soient entrants ou sortants.

Comment alors sécuriser vos communications téléphoniques dans un contexte professionnel (B2B) ? Quelles stratégies adopter pour préserver l'intégrité de ces échanges ? Et quelles sont les implications légales, notamment en ce qui concerne le RGPD, à prendre en compte ?

Ce guide propose des réponses claires à ces questions.

Comment améliorer la sécurité de sa téléphonie ?

Assurer la sécurité de votre téléphonie B2B est crucial pour la protection de vos données, de vos clients, et de votre réputation. Pour renforcer cette sécurité, plusieurs stratégies peuvent être adoptées, touchant aux aspects techniques, juridiques, et organisationnels.

Découvrez des méthodes efficaces pour sécuriser vos communications téléphoniques.

Pour commencer, envisagez l'utilisation de la téléphonie sur IP (VoIP). Cette technologie, qui transmet les appels via Internet, offre de multiples avantages pour la sécurité.

Elle permet notamment de chiffrer les communications, de contrôler les appels entrants et sortants, et de gérer les droits d'accès des utilisateurs. La VoIP améliore aussi la qualité sonore des appels et offre une flexibilité accrue.

Par ailleurs, le marché des télécommunications d'entreprise est régulé pour assurer une diversité d'offres sur fibre, avec différents niveaux de qualité.

L'Arcep, en tant qu'autorité de régulation, s'assure du respect par les opérateurs des règles de transparence, de non-discrimination et d'accès aux infrastructures. Consultez le guide pratique de l'Arcep pour bien choisir vos offres internet et téléphonie fixe ou mobile.

Enfin, l'adoption de bonnes pratiques internes est essentielle. Formez vos collaborateurs aux risques d'interception des appels, sensibilisez vos clients à la protection de leurs données personnelles, et établissez une politique de sécurité informatique solide.

L'accompagnement par des experts en sécurité téléphonique peut également s'avérer précieux pour obtenir des conseils personnalisés et découvrir des solutions sur mesure pour vos besoins spécifiques.

RGPD et prospection commerciale

La prospection commerciale joue un rôle crucial dans l'accroissement de votre chiffre d'affaires et la fidélisation de votre clientèle. Cependant, cette pratique doit se conformer au Règlement général sur la protection des données (RGPD), qui régit l'utilisation des données personnelles de vos prospects et clients.

Vous vous demandez comment mener une prospection commerciale en respectant le RGPD ? Quels sont les dangers d'une non-conformité ? Voici des clarifications.

Le RGPD concerne toute action de prospection commerciale exploitant des données personnelles, soit toute information permettant d'identifier une personne, directement ou indirectement.

Cela inclut le nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, ou encore les habitudes d'achat. Selon le RGPD, les entreprises (responsables de traitement des données) doivent adhérer aux principes ci-dessous :

• La licéité : obtenir une base légale pour le traitement des données, que ce soit le consentement, l'intérêt légitime, l'exécution d'un contrat, ou le respect d'une obligation légale.
• La loyauté : informer de façon claire et transparente sur l'usage des données, les buts du traitement, les destinataires des données, les droits des personnes, etc.
• La minimisation : se limiter à la collecte et au traitement des données strictement nécessaires à la prospection commerciale, sans les conserver plus longtemps que nécessaire.
• La sécurité : adopter des mesures techniques et organisationnelles pour sécuriser les données contre toute forme de perte, destruction, altération, ou accès non autorisé.
• La responsabilité : prouver la conformité au RGPD, par la tenue d'un registre des traitements, la réalisation d'analyses d'impact, la nomination d'un délégué à la protection des données, etc.

Se conformer au RGPD est essentiel pour une prospection commerciale à la fois efficace et respectueuse des normes. Cela renforce la confiance des prospects et des clients, améliore l'image de l'entreprise et prévient les risques de sanctions.

Le non-respect du RGPD peut en effet conduire à des amendes importantes, allant jusqu'à 20 millions d'euros ou 4% du chiffre d'affaires annuel mondial, sans compter les éventuelles poursuites judiciaires de la part des individus concernés ou des organisations de défense des droits.

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RGPD et service client

Le service client joue un rôle crucial dans la satisfaction et la fidélisation de la clientèle. Cependant, il nécessite de se conformer au RGPD, qui établit des règles strictes pour le traitement des données personnelles des clients. Comment donc fournir un service client exemplaire tout en respectant ces obligations légales ?

Voici quelques pratiques recommandées :

Pour commencer, il est impératif d'informer les clients sur les données personnelles collectées et l'usage que vous en faites. Ceci inclut la collecte de données pour la facturation, la livraison, les garanties, ou la gestion d'un abonnement.

Il faut clairement communiquer les objectifs de cette collecte, les destinataires des données, la durée de conservation, ainsi que les droits des clients (accès, modification, opposition, etc.).

Le consentement des clients doit être obtenu lorsque nécessaire, notamment pour l'envoi d'offres promotionnelles ou de sondages de satisfaction.

Il est également crucial de garantir les droits des clients concernant leurs données personnelles. Cela signifie être capable de répondre rapidement à leurs demandes de droits, sous un mois maximum, et leur permettre de retirer leur consentement à tout moment, par exemple via une option de désinscription aux newsletters ou SMS.

Respecter la volonté des clients de ne pas être sollicités commercialement est aussi essentiel, en s'assurant par exemple qu'ils ne figurent pas sur la liste « Bloctel » d'opposition au démarchage téléphonique.

La sécurité des données personnelles doit être une priorité. Des mesures techniques et organisationnelles doivent être mises en place pour protéger les données contre toute forme de compromission.

Il est également important de sélectionner des sous-traitants fiables, en s'assurant de leur conformité au RGPD à travers des contrats détaillés stipulant leurs obligations et responsabilités.

En cas de violation des données ayant un impact négatif sur les clients, il est obligatoire d'en informer la CNIL ainsi que les clients affectés.

Quid des données des partenaires

La protection des données dans un contexte B2B ne se limite pas aux informations de vos clients, mais s'étend également à celles de vos partenaires. Ceci inclut les données échangées avec fournisseurs, prestataires, sous-traitants et distributeurs. Comment alors s'assurer de la conformité au RGPD dans le cadre de ces échanges ?

Voici quelques conseils pour sécuriser ces données.

Premièrement, il est crucial de vérifier que vos partenaires respectent le RGPD pour les données personnelles qu'ils traitent, y compris celles provenant de votre entreprise. Cela implique une évaluation de leur sécurité, de leur politique de confidentialité et de leur adhérence aux obligations légales. Il est également important de s'informer sur les transferts de données qu'ils réalisent, particulièrement en dehors de l'Union européenne, pour s'assurer de la conformité avec les exigences spécifiques du RGPD.

Ensuite, il est nécessaire de définir les bases de votre collaboration via un accord contractuel qui précise les rôles, responsabilités, objectifs du traitement des données, types de données traitées, durée de conservation, mesures de sécurité, et modalités relatives aux droits des individus concernés.

Il convient aussi de couvrir les aspects de sous-traitance, transfert de données et gestion des incidents de sécurité, en stipulant les obligations mutuelles en cas de litige ou d'inspection.

Enfin, informez clairement les individus dont les données sont partagées avec vos partenaires sur les buts de ce partage, les destinataires, les mesures de protection mises en place, et les droits à leur disposition. Le cas échéant, obtenez leur consentement, notamment pour le partage de données sensibles ou l'utilisation des données à des fins différentes de celles initialement prévues.

La solution de téléphonie cloud pour sécuriser les communications

Une solution de téléphonie cloud comme Ringover peut jouer un rôle déterminant dans la sécurisation des communications téléphoniques des entreprises. Voici comment :

• Chiffrement des communications : Ringover utilise des protocoles de chiffrement avancés pour protéger les appels contre les interceptions. Chaque conversation est chiffrée de bout en bout, rendant quasiment impossible pour les pirates de déchiffrer et d'accéder aux contenus des appels.
• Contrôle des accès : Ringover offre des outils robustes pour gérer les droits d'accès des utilisateurs. Les administrateurs peuvent définir précisément qui peut accéder à quelles informations et fonctionnalités, réduisant ainsi les risques d'accès non autorisés.
• Surveillance et gestion des appels : Les solutions cloud comme Ringover permettent de surveiller en temps réel les appels entrants et sortants. Cette capacité de monitoring aide à détecter rapidement toute activité suspecte et à réagir en conséquence pour prévenir les interceptions.
• Mises à jour de sécurité automatiques : Contrairement aux systèmes téléphoniques traditionnels, les solutions cloud sont régulièrement mises à jour avec les dernières avancées en matière de sécurité. Cela assure une protection continue contre les nouvelles menaces sans nécessiter d'intervention manuelle de la part de l'entreprise.
• Conformité réglementaire : Ringover et d'autres solutions similaires sont conçues pour aider les entreprises à se conformer aux réglementations en matière de protection des données, y compris le RGPD. Elles fournissent des fonctionnalités comme l'anonymisation des données et la gestion des consentements, facilitant ainsi la conformité légale.
• Audit et reporting : Ringover propose des outils d'audit et de reporting qui permettent aux entreprises de suivre et d'analyser l'utilisation de leur système téléphonique. Ces rapports sont essentiels pour identifier les vulnérabilités potentielles et prendre des mesures proactives pour renforcer la sécurité.

Conclusion

La sécurité téléphonique B2B est cruciale pour la protection de vos données, de vos clients et de vos partenaires. Elle exige le respect du RGPD, qui établit des normes strictes pour la collecte, le traitement, le partage et la protection des données personnelles.

De plus, il est essentiel de sélectionner une solution de téléphonie qui répond précisément à vos exigences, de s'informer sur la réglementation du marché des télécommunications pour entreprises, et d'instaurer des pratiques exemplaires au sein de votre organisation.

En appliquant ces recommandations et en adoptant une solution de téléphonie cloud comme Ringover, vous améliorerez significativement la sécurité de vos communications téléphoniques, renforcerez la confiance de vos interlocuteurs, et minimiserez les risques juridiques et financiers.

FAQ

Que signifie l'interception d'appel ?

L'interception d'appel désigne l'acte d'écouter, d'enregistrer, ou de détourner des communications téléphoniques sans le consentement des parties concernées. Dans un contexte B2B (Business to Business), cela peut signifier qu'une entité non autorisée accède aux conversations téléphoniques échangées entre entreprises, ou entre une entreprise et ses partenaires, clients, ou fournisseurs.

Comment faire pour filtrer les appels téléphoniques ?

Pour filtrer les appels, les méthodes varient selon l'appareil et le service utilisé. Voici deux exemples :

• Sur une application cloud comme Ringover, vous pouvez facilement filtrer les appels indésirables grâce à un système de liste noire. À noter que les appels réalisés sur la plateforme cloud de Ringover sont protégés par un chiffrement.
• Sur un téléphone fixe, inscrivez-vous à Bloctel, un service gratuit empêchant les entreprises de vous démarcher commercialement, à moins que vous ne soyez déjà client.

Sources

• https://www.arcep.fr/
  
• https://commission.europa.eu
• https://cnil.fr/fr