Comment envoyer un fax par mail ?

Le fax est bien moins populaire qu'il y a 20 ans, c'est un fait. Certains le trouveront désuet affirmant qu'il appartient à une époque. Pourtant il n'a pas encore été complètement remplacé par l'email et reste pour une poignée d'entreprises un canal de communication privilégié. Selon Business Wire, 10% des organisations l'utiliseraient encore. 

Certaines cherchent encore à faire cohabiter les deux technologies. Si vous êtes dans ce cas de figure, dans cet article vous trouverez comment envoyer un fax par mail ?

Le fax est-il encore d'actualité ?

Il a connu son heure de gloire dans les années 60, a révolutionné et bouleversé l'usage des télécoms en entreprise. Cependant, le fax n'a pas complètement disparu. En effet, comme nous le disions en préambule, il est encore utilisé par quelques entreprises parce qu'il peut revêtir un caractère juridique, notamment celui de preuve, grâce à la traçabilité qu'il offre.

Soyons clairs, le fax traditionnel est bel et bien mort, il n'y a pas de doute. Très rares sont les entreprises à encore utiliser le bon vieux télécopieur pour faxer leurs documents.

Le fax traditionnel est mort, mais le fax en tant que tel survit encore grâce à la dématérialisation, plus précisément à travers les nombreux services de fax par internet qui s'intègrent à votre client de messagerie. Il s'agit de services de mail to fax ou fax to mail.

Envoyer un fax depuis un PC

Les modalités d'envoi du fax ont changé, il est désormais 100% dématérialisé. D'ailleurs, le web regorge de services de fax par internet gratuits ou payants. Mais qu'en est-il réellement ?

Les services gratuits pour envoyer un fax par internet

Il suffit de taper la requête “ envoi fax par internet gratuit ” dans votre moteur de recherche pour accéder aux différentes listes de services gratuits pour l'envoi de fax. Ces services sont relativement simples d'utilisation.

Le plus souvent, il suffit juste de saisir le numéro de son destinataire et de télécharger sur le site le document à faxer. Néanmoins, ces services ont leurs limites, notamment le nombre d'envois possible par jour.

En outre, certains requièrent une inscription pour profiter de leurs fonctionnalités. En d'autres termes, ces services conviennent surtout aux besoins ponctuels.

Les services payants pour envoyer un fax par internet

Pour des besoins plus importants, vous devrez vous orienter vers un service d'envoi de fax par internet payant. Ces derniers ne vous limiteront pas sur la quantité de fax pouvant être envoyée, mieux encore, ils s'intègrent directement à votre client de messagerie. En effet, vous pouvez combiner vos emails et vos fax grâce à la fonction “mail to fax” que nous évoquions plus haut.

Avec un tel système, vous pouvez simplement entrer le numéro de votre destinataire dans le champ d'adresse de votre logiciel email, joindre votre document et écrire un message.

D'autres solutions telles que Ringover, vont encore plus loin dans la gestion des fax dématérialisés en vous fournissant une interface dédiée avec la possibilité de créer, filtrer et d'organiser vos fax à l'aide de tags et de notes personnalisées, le tout derrière vos propres numéros virtuels.

Ce qu'il faut retenir du fax par internet

Certes, le fax n'a plus son éclat d'antan. Ses modalités d'envoi ont littéralement changé avec l'avènement des nouvelles technologies et notamment du cloud qui l'a mené sur la voie de la dématérialisation.

Des services de fax par email ont vu le jour et vous permettent de saisir simplement le numéro de téléphone de votre correspondant dans le champ d'adresse de votre client de messagerie pour transformer un mail en fax.

D'autres services vont encore plus loin en vous proposant un module fax dédié à l'intérieur même de votre solution de téléphonie d'entreprise 100% cloud.

Pour en savoir plus sur la dématérialisation de votre téléphonie, et découvrir une nouvelle façon de gérer son système téléphonique professionnel, inscrivez-vous gratuitement pour tester Ringover.