ATS : 9 points essentiels à connaître pour un meilleur suivi des talents

La recherche de nouveaux talents peut souvent sembler complexe et chronophage pour votre entreprise, surtout si vous ne maîtrisez pas le processus de recrutement. Vous avez peut-être entendu parler des systèmes de suivi des candidats (ATS) sans pour autant comprendre leur utilité ou leur fonctionnement.

Vous vous interrogez sur l'efficacité d'un ATS dans l'amélioration de votre stratégie de recrutement et dans l'attraction des meilleurs profils ?

Dans cet article, nous détaillerons ce qu'est un ATS, son mode de fonctionnement, son importance, ses fonctionnalités essentielles, les critères de sélection, son installation, ainsi que les meilleurs ATS disponibles sur le marché. Après cette lecture, vous disposerez de toutes les informations nécessaires pour comprendre comment les ATS peuvent révolutionner la gestion des candidatures au sein de votre entreprise. Voici les 9 points essentiels à connaitre sur les ATS :

1. La définition d'un ATS, quésaco ?

Un ATS, pour Applicant Tracking System, est un logiciel conçu pour optimiser le recrutement en gérant et suivant les candidatures de façon efficiente et centralisée. Cette plateforme en ligne facilite le travail des recruteurs leur permettant de sourcer, évaluer, et choisir les candidats les plus adéquats pour les postes à pourvoir.

Il est également connu sous le nom de système de suivi des candidats, système de gestion de candidatures, ou encore outil de gestion du recrutement, en France. Il se présente comme une alternative moderne aux méthodes de recrutement traditionnelles, telles que les classeurs Excel ou le recours aux emails, reconnues pour être chronophages et moins performantes.

L'avantage principal d'un ATS réside dans son caractère SaaS (Software as a Service), éliminant ainsi le besoin de compétences informatiques avancées ou d'équipements spécifiques pour son utilisation. Accessible depuis n'importe quel dispositif connecté à Internet, l'ATS assure également à ses utilisateurs le bénéfice de mises à jour régulières.

Devenu un outil essentiel pour les professionnels des ressources humaines, l'ATS s'adapte à toutes tailles et types d'entreprises, ainsi qu'à divers secteurs d'activité. Le marché propose une large gamme d'ATS, dotés de fonctionnalités diverses et pensés pour répondre efficacement aux exigences des processus de recrutement.

2. Les fonctionnalités clés d'un ATS

Un ATS (Applicant Tracking System) est essentiel dans le monde du recrutement moderne. Ce logiciel multifonctionnel aide à optimiser le processus de recrutement à travers ses multiples fonctionnalités, notamment :

• Multidiffusion des offres d'emploi : Publiez vos annonces automatiquement sur divers sites d'emploi tels qu'Indeed, Monster ou Adzuna, maximisant ainsi votre visibilité et atteignant un vaste bassin de candidats.
• Centralisation des candidatures : Collectez et stockez les candidatures de diverses sources (sites d'emploi, réseaux sociaux, etc.) en un seul emplacement, facilitant l'accès et la gestion de toutes les informations des candidats depuis une plateforme unique.
• Tri et classement des candidatures : Filtrez et classez les candidatures en utilisant des critères précis tels que le niveau d'éducation, l'expérience, la localisation, facilitant l'identification rapide des candidats les plus appropriés.
• Communication avec les candidats : Interagissez efficacement avec les candidats via e-mail ou messagerie instantanée, en envoyant des messages personnalisés ou automatisés, pour maintenir une relation de confiance et améliorer l'expérience des candidats.
• Planification des entretiens : Organisez les entretiens facilement en synchronisant les agendas et en proposant des créneaux disponibles, évitant ainsi les erreurs et les oublis dans la planification.
• Évaluation des candidats : Évaluez les candidats grâce à des tests ou questionnaires en ligne, permettant de vérifier leurs compétences et de les comparer efficacement.
• Sélection des candidats : Choisissez les candidats les plus adaptés en vous basant sur des critères prédéfinis, en exploitant des algorithmes ou l'intelligence artificielle pour une analyse objective des données et des CV.
• Gestion du processus de recrutement : Supervisez le processus de recrutement de A à Z, en suivant les différentes étapes et statuts des candidats, et en facilitant la collaboration entre tous les acteurs impliqués pour une vue globale et temps réel de l'avancement des recrutements.
• Génération de rapports de performance : Produisez des rapports de performance pour évaluer l'efficacité, la rapidité, et la qualité des processus de recrutement, permettant l'identification des opportunités d'amélioration.

3. Comment un Applicant Tracking System fonctionne-t-il ?

À l'image d'un CRM (Customer Relationship Management) spécialement conçu pour le recrutement, un Applicant Tracking System (ATS) centralise les informations des candidats. Chaque profil est enregistré dans une base de données, incluant des détails tels que parcours professionnel, compétences, motivations, etc.

Ce logiciel capte, gère et archive les candidatures issues de diverses plateformes, comme les portails d'emploi, réseaux sociaux, CVthèques ou encore les candidatures spontanées. Il facilite le filtrage et la sélection grâce à des fonctions avancées de recherche par mots-clés ou critères, tels que niveau d'éducation, expérience, localisation géographique, prétentions salariales, etc.

L'ATS communique efficacement avec les candidats, utilisant emails ou messageries instantanées pour envoyer des notifications personnalisées ou automatiques. Il gère aussi les accusés de réception, invitations à entretien, retours sur candidature, etc., et organise les rencontres avec les postulants en harmonisant les calendriers et en proposant des créneaux horaires adaptés.

4. Intégration avec divers outils

L'ATS peut s'intégrer à d'autres solutions logicielles, telles que le SIRH (système d'information sur les ressources humaines), le CRM (gestion de la relation client) et les outils de vérification des antécédents, afin d'améliorer ses fonctionnalités et de créer un écosystème de recrutement homogène.

Grâce à des systèmes d'évaluation intégrés ou à des outils compatibles, il évalue également les candidats au travers de tests et questionnaires en ligne, analysant leurs compétences, connaissances, et traits de personnalité. L'outil permet de donner des notes, faire des commentaires, et suivre les retours d'entretiens, etc.

L'intégration permet un meilleur flux de données, une meilleure collaboration et une approche holistique de l'acquisition de talents.

5. L'analyse et la sélection des candidatures

L'ATS sélectionne les profils les mieux adaptés au poste en exploitant des critères choisis par les recruteurs et en appliquant des algorithmes ou de l'intelligence artificielle pour examiner les données des CV. Il offre la possibilité de comparer les candidats via des tableaux de bord, graphiques et indicateurs de performance.

Le logiciel pilote l'ensemble du processus de recrutement, assurant le suivi des différentes phases et des statuts des candidats, tout en favorisant la coordination entre recruteurs, managers et équipes. Il génère des rapports de performance qui mesurent l'efficacité, la rapidité, la qualité et le coût du processus de sélection.

6. Les avantages d'un ATS

Intégrer un système de suivi des candidatures (ATS) apporte un large éventail d'avantages tant pour les recruteurs que pour les entreprises. Voici les principales améliorations que l'adoption d'un ATS peut apporter :

• Gain de temps grâce à l'automatisation : Grâce à un ATS, les tâches manuelles et chronophages, telles que la saisie des données, le classement des CV, la gestion des e-mails, sont largement réduites. Cela libère du temps pour se concentrer sur les aspects plus stratégiques et relationnels du recrutement.
• Gestion efficace des candidats : Un ATS offre une vue d'ensemble, en temps réel, des processus de recrutement, permettant de suivre chaque candidat, d'interagir avec eux, d'évaluer leurs profils, de sélectionner les plus prometteurs, et plus encore. Il autorise également l'accès à un vivier de candidats qualifiés, prêts à être sollicités de nouveau si nécessaire.
• Amélioration de l'expérience des candidats : Un ATS contribue à fidéliser les candidats et à améliorer l'image de marque de l'entreprise. Il permet de personnaliser les échanges, d'accélérer le processus de réponse, de simplifier les démarches des candidats, et de mettre en valeur leurs compétences. Les candidats vivent ainsi une expérience positive, les rendant plus enclins à rejoindre votre entreprise ou à la recommander.
• Optimisation de la stratégie de recrutement : Avec un ATS, il est possible de mesurer et d'analyser l'efficacité des actions de recrutement à travers des KPI de recrutement. Cela aide à déceler les forces et faiblesses des processus en place et à apporter les ajustements nécessaires.
• Réduction des coûts externes : Un ATS diminue la dépendance envers les services externes comme les cabinets de recrutement, les agences d'intérim, et les plateformes de publication d'offres d'emploi payantes. Il permet de publier des offres sur des sites gratuits ou partenaires, de sourcer des candidats sur les réseaux sociaux, et de gérer les recrutements de manière interne, réalisant ainsi des économies significatives.

7. Les critères pour choisir son ATS

La sélection d'un ATS (Applicant Tracking System) représente un défi majeur. Le marché abonde de différentes solutions potentiellement adaptées à vos exigences spécifiques, à votre budget et à vos objectifs stratégiques.

Face à un choix aussi vaste, comment identifier l'outil le plus pertinent pour vos besoins ? Quels sont les éléments essentiels à considérer afin d'effectuer une sélection avisée ?

La première étape consiste à clarifier vos besoins et objectifs en matière de recrutement :

• Quelle est la taille de votre organisation ?
• Combien de recrutements envisagez-vous par an ?
• Quelles sont vos stratégies de recrutement préférentielles ?
• Quels défis cherchez-vous à surmonter ?
• Et quelles fonctionnalités considérez-vous comme indispensables ?

En répondant à ces questions, vous serez en mesure d'identifier les systèmes de suivi des candidatures adaptés à vos critères et d'écarter ceux qui sont moins pertinents.

Ensuite, il est crucial de définir votre budget. ces quelques questions peuvent vous aider :

• Quel montant êtes-vous disposé à allouer à votre ATS ?
• Quels sont les coûts globaux liés à l'acquisition et à l'utilisation de l'ATS ?
• Quel retour sur investissement (ROI) anticipez-vous ?

Il est recommandé de comparer les offres et conditions des différents fournisseurs, en prenant en compte les frais d'installation, de maintenance, de formation et de support. Il conviendra aussi d'évaluer les économies possibles en termes de temps, de coûts.

Avant de prendre une décision, testez les ATS qui semblent répondre à vos attentes. Sollicitez une démo ou une période d'essai gratuit pour examiner leur facilité d'usage, compatibilité, fiabilité, sécurité et performance.

Cette étape vous offre également l'opportunité de collecter des avis et retours d'expérience de la part d'utilisateurs actuels, qu'ils soient internes à votre organisation (recruteurs, équipes de gestion, etc.) ou externes (candidats, partenaires, etc.).

En appliquant ces recommandations, vous serez en bonne position pour sélectionner l'ATS qui optimisera vos processus de recrutement, en adéquation avec vos besoins, votre budget et vos aspirations.

8. Mettre en place son système de suivi des candidats

L'implémentation d'un système de suivi des candidats (Applicant Tracking System, ATS) est un processus stratégique nécessitant l'implication de divers acteurs et plusieurs étapes clés. Voici des recommandations pour faciliter la mise en œuvre efficace de votre ATS :

1. Définissez clairement vos objectifs et indicateurs de réussite. Avant de sélectionner et mettre en œuvre votre ATS, identifiez précisément vos attentes envers cet outil et les moyens de mesurer son efficacité. Questionnez-vous sur les défis à adresser, les avantages recherchés et les indicateurs à surveiller. Cette étape vous permettra d'apprécier la valeur et la performance de votre solution ATS.
2. Impliquez les parties prenantes dès le départ. L'introduction d'un ATS concerne plusieurs acteurs au sein de l'organisation tels que les recruteurs, les managers, et même les candidats. Il est crucial de les engager dès la phase initiale en les informant, sollicitant leur avis, et les formant. Cette démarche favorise leur adhésion et optimise l'utilisation du système ATS.
3. Optez pour un fournisseur fiable et compatible avec vos besoins. Le choix du prestataire pour votre ATS est déterminant. Assurez-vous que ce dernier dispose de l'expertise, la réputation, et le support nécessaires pour répondre à vos exigences. Comparez également les offres sous tous leurs aspects : fonctionnalités, sécurité, maintenance, et coût, pour garantir un choix éclairé.
4. Configurez, testez, et formez à l'utilisation de votre ATS. Avant son déploiement, il est impératif de préparer votre ATS en ajustant les paramètres, workflows, et autres configurations selon vos processus. Testez ensuite sa performance, compatibilité, et sécurité pour vous assurer de sa fiabilité. Finalement, formez les utilisateurs en mettant l'accent sur les bénéfices, l'usage, et les bonnes pratiques de l'outil.
5. Déployez et effectuez un suivi continu de votre ATS. Lorsque votre ATS est éprouvé et prêt, lancez-le et communiquez à propos de sa mise en service auprès des utilisateurs et partenaires. Suivez les indicateurs de succès prédéfinis pour évaluer son efficacité, recueillir des retours, et identifier les axes d'amélioration. Adaptez et faites évoluer votre ATS en fonction des retours, des besoins émergents, et des innovations du marché.

9. Les meilleurs ATS du marché

Après avoir exploré ce qu'est un ATS, son fonctionnement, ses avantages d'utilisation, ses fonctionnalités essentielles, les critères de sélection, et comment l'implémenter, il est maintenant temps de découvrir les meilleurs systèmes de suivi des candidatures (ATS) du marché. Ces choix sont basés sur les retours d'utilisateurs et l'expertise des professionnels. Le marché offre une vaste gamme d'ATS, offrant des solutions variées qui s'adaptent à différentes exigences, capacités financières et objectifs.

Nous avons choisi de mettre en avant 5 ATS très populaires et efficaces, en vous présentant leurs caractéristiques principales, avantages, inconvénients, et tarification. Voici notre sélection des meilleurs ATS :

1. Bullhorn

Bullhorn est un système de suivi des candidats (Applicant Tracking System ou ATS) plébiscité par les professionnels du recrutement du monde entier. Conçu pour automatiser et optimiser le processus de gestion des talents, Bullhorn est un logiciel robuste qui s'adapte aux besoins des agences de recrutement, des départements RH et des chasseurs de têtes.

Bullhorn a aussi l'avantage de s'intégrer avec Ringover : 

Les avantages de Bullhorn :

• Centralisation des données : Toutes les informations relatives aux candidatures sont stockées dans un seul et même système, permettant ainsi un accès rapide et une meilleure organisation des flux de travail des recruteurs.
• Automatisation des processus : Bullhorn simplifie le processus de recrutement en automatisant des tâches répétitives telles que la publication d'offres d'emploi, le filtrage des CV ou l'envoi de communications aux candidats.
• Interface intuitive : L'interface utilisateur de Bullhorn est conçue pour être facile à utiliser, permettant aux recruteurs de se concentrer sur leur tâche principale : trouver les meilleurs talents.
• Intégration avec d'autres outils : Bullhorn se couple facilement avec divers autres outils HRtech tels que LinkedIn, des plateformes d'évaluation des candidats, ou encore des outils de gestion des ressources humaines, offrant ainsi un environnement de travail entièrement intégré.
• Analyse et reporting : Les fonctionnalités de reporting avancées aident les professionnels à suivre les indicateurs clés de performance (KPIs), à analyser l'efficacité de leurs stratégies de recrutement et à prendre des décisions basées sur des données fiables.

2. Talentsoft

Cet ATS français développé par CEGID offre une solution complète et modulable pour piloter vos recrutements de A à Z.

Il vous aide à publier vos annonces sur plus de 4000 sites partenaires, traiter les candidatures, interagir avec les postulants, organiser les entretiens, évaluer les compétences, choisir les candidats idéaux, et superviser le processus d'embauche, entre autres.

Talentsoft se synchronise aisément avec votre site carrières, votre SIRH, votre CRM et vos réseaux sociaux, et sa technologie en intelligence artificielle vous soutient dans l'optimisation de votre stratégie de recrutement et la rétention des talents.

Adapté tant aux grandes entreprises qu'aux PME, Talentsoft sert plus de 2000 clients dans 130 pays, incluant des noms tels qu'Orange, Air France et Carglass. Les tarifs varient selon le nombre d'utilisateurs et les modules sélectionnés, avec une personnalisation du devis sur demande.

3. SmartRecruiters

Cette plateforme américaine offre une approche simple et intuitive pour une gestion efficace et collaborative de vos recrutements. Elle permet la diffusion des offres d'emploi sur plus de 200 sites partenaires, la réception et le tri des candidatures, et bien plus encore.

Doté d'une intelligence artificielle, SmartRecruiters facilite la recherche des candidats idéaux et l'amélioration de l'expérience des postulants. Servant plus de 4000 clients dans 100 pays, dont Deloitte et LinkedIn, son coût varie selon les fonctionnalités choisies.

4. Recruitee

Cet ATS néerlandais se présente avec un design moderne et une approche collaborative pour le recrutement. Avec plus de 3000 clients dans 75 pays, dont Vice et Greenpeace, Recruitee vise les PME et les startups à la recherche d'une solution innovante. Il propose une version d'essai de 18 jours et des offres payantes à partir de 79 euros par mois.

5. Taleo

Proposant une solution complète et robuste, Taleo est conçu pour une gestion professionnelle et sécurisée des recrutements. Utilisé par de grandes entreprises telles que Engie et Generali, ce système permet une diffusion large des offres d'emploi et une analyse poussée des données grâce à son IA. Pour connaître les tarifs, une consultation directe pour un devis personnalisé est nécessaire.

Ce guide vous offre un aperçu des meilleurs ATS du marché, suivant les avis d'experts et d'utilisateurs. Nous espérons que cette comparaison vous sera utile pour choisir la solution la plus adaptée à vos besoins de recrutement. La section suivante vous proposera notre conclusion et quelques recommandations.

Conclusion

Comprendre ces 9 points fondamentaux sur les ATS vous fournira une base solide pour tirer parti de ces systèmes de manière efficace dans vos processus de recrutement.

Les ATS rationalisent le processus d'embauche, améliorent l'efficacité et aident à identifier les bons talents pour votre organisation. Les recruteurs et les responsables du recrutement peuvent gagner du temps, réduire les efforts manuels et prendre des décisions fondées sur des données afin d'optimiser leurs efforts d'acquisition de talents.

Nous espérons que vous avez trouvé ici des informations précieuses pour comprendre l'intérêt d'un ATS pour votre organisation.

Ringover a l'avantage de s'intégrer avec divers logiciels de recrutement, pour vous soutenir dans votre activité. Pour en savoir plus, demander une démonstration personnalisée ou essayez dès maintenant nos solutions.

Sources

• https://www.oracle.com/
• https://www.bullhorn.com/
• https://recruitee.com/fr
• https://www.smartrecruiters.com/fr
• https://www.cegid.com/fr