Volume d’appels : Définition, conseils et outils pour le réduire

Qu'il s'agisse d'un service client, d'une hotline technique ou d'une centrale de réservation, une mauvaise gestion peut rapidement engendrer des retards, des insatisfactions et même une perte de clients.

Explorons les stratégies et outils permettant de mieux gérer le flux d'appels entrants et sortants, tout en optimisant les ressources humaines et technologiques.

Qu'est-ce que le volume d'appels ?

Le volume d'appels désigne le total des appels entrants et sortants traités par un système de télécommunication ou un centre d'appels durant une période spécifique. Cette notion est vitale dans les milieux professionnels comme les centres d'appels et les services clients, où une gestion optimale du volume d'appels est essentielle pour assurer la satisfaction client et améliorer les performances opérationnelles.

Comprendre le volume d'appels est essentiel pour plusieurs raisons. Cela permet une meilleure planification et allocation des ressources nécessaires à une gestion efficace des appels.

Volume des appels : statistiques et indicateurs

La gestion des appels repose sur plusieurs chiffres clés et indicateurs de performance (KPI) déterminants pour évaluer l'efficacité des opérations. Voici quelques-uns des principaux chiffres et KPI à connaître.

Les KPI de la gestion des appels

Les métriques avancées concernant les appels comprennent le nombre total d'appels entrants et sortants, les appels répondus et manqués, la durée moyenne d'un appel, ainsi que le temps d'attente moyen. Des indicateurs clés comme le taux de réponse, le temps d'attente moyen et la durée moyenne de gestion des appels sont essentiels pour améliorer les performances des agents et la satisfaction client.

Le taux d'abandon d'appels est un autre KPI critique, représentant le pourcentage d'appelants abandonnant l'appel avant de joindre un agent. Un taux d'abandon élevé peut révéler des problèmes dans la gestion des appels, tels que des attentes trop longues ou un manque de personnel.

Le taux de résolution au premier contact est un indicateur précieux, mesurant l'efficacité du centre d'appels à résoudre les problèmes dès le premier appel. Un taux élevé indique une plus grande efficacité et une satisfaction client accrue.

Chiffres clés sur la gestion des appels

• Certains services gèrent un volume important d'appels quotidiennement. Par exemple, un commercial peut passer environ 52 appels par jour. (The Bridge Group via Close.com) 
• Le niveau de service moyen est de 79 % chez les call centers de secteurs dits technologiques. (Acsi via Sprinklr) 

Volume d'appels élevé : qu'est-ce qu'un pic et comment l'identifier ?

Un volume d'appels élevé, souvent désigné comme un "pic" d'appels, survient lorsque le nombre d'appels reçus dépasse de manière significative le volume attendu ou habituel. Identifier ces pics nécessite une compréhension approfondie des tendances et des modèles de votre activité téléphonique.

Les caractéristiques d'un pic d'appels

Un pic d'appels se manifeste par une hausse soutenue du volume d'appels sur une période étendue, qui peut aller de deux à trois semaines, selon le secteur d'activité et ses particularités.

• Dans le commerce de détail : Les pics d'appels surviennent souvent suite à des promotions ou durant les périodes festives.
• Dans le secteur de l'assurance : Ils sont fréquents à la rentrée scolaire ou pendant les périodes de soldes.

Comment détecter les pics d'appels ?

Pour identifier ces pics, les responsables de centres d'appels doivent s'appuyer sur des analyses et des prévisions basées sur les tendances historiques. Cela inclut :

• Le suivi des jours et des créneaux horaires où les appels sont plus nombreux, comme le lundi matin, souvent un moment de forte sollicitation.
• L'utilisation d'outils de prévision, tels que les modèles ARIMA qui prennent en compte divers facteurs : campagnes marketing, événements saisonniers et tendances économiques.

Les logiciels de téléphonie cloud les plus avancés embarquent des fonctionnalités vous permettant de mieux allouer vos ressources pour mieux faire face aux pics d'activité. Ringover, par exemple, vous permet de visualiser grâce à une heatmap votre niveau de service par heure au fil de la semaine. Ringover vous aide aussi à suivre vos différents indicateurs clés afin que vous soyez en mesure d'observer vos performances et d'ajuster votre stratégie. 

La qualité de prévision : un indicateur clé

La qualité de prévision (QP) permet de mesurer la précision des estimations. Elle se calcule en comparant le nombre d'appels reçus au nombre d'appels anticipés.

• Une QP supérieure à 100 % indique que le volume réel a dépassé les attentes, signalant un pic d'appels. Exemple : Si un centre d'appels anticipe 200 appels par jour, mais en reçoit 250, la QP est de 125 % (250/200*100), révélant un volume supérieur à celui prévu.

Comprendre les causes des pics d'appels

Reconnaître un pic d'appels implique aussi de comprendre ses origines, qui peuvent inclure :

• Des problèmes techniques entraînant un afflux d'appels de clients.
• Des campagnes marketing efficaces générant un intérêt accru.
• Des événements externes comme des crises économiques ou des conditions météorologiques extrêmes.

6 manières efficaces de réduire le volume d'appels

Gérer un grand volume d'appels représente un défi majeur pour les centres d'appels et les services clients. Heureusement, plusieurs stratégies éprouvées existent pour diminuer ce volume tout en améliorant l'expérience client.

Voici six méthodes éprouvées pour atteindre cet objectif :

1. Optimiser l'utilisation des systèmes de distribution automatique des appels (ACD) et des serveurs vocaux interactifs (IVR), pour acheminer les appelants vers les agents les plus appropriés ou leur offrir des options de self-service.
2. Développer une base de connaissances complète et des FAQ en ligne, permettant aux clients de trouver des réponses par eux-mêmes sans avoir à appeler. Cette base de connaissances peut être étoffée par des webinaires sur des problématiques communes aux clients.
3. Proposer des canaux de communication alternatifs, tels que le chat en direct, les e-mails, et les réseaux sociaux, offrant ainsi aux clients la flexibilité de choisir leur mode de communication préféré.
4. Utiliser des options de rappel ou de planification de rendez-vous en ligne pour éviter que les clients aient à attendre en ligne.
5. Encourager l'utilisation de l'auto-assistance et du selfcare à travers des outils en ligne, comme les chatbots, qui fournissent des réponses instantanées aux questions fréquentes.
6. Intégrer des options de messagerie asynchrone, permettant aux clients de poser leurs questions sans attendre en ligne et de revenir vérifier la réponse à un moment qui leur convient.

Quels outils technologiques peuvent aider à gérer un volume d'appels élevé

L'adoption d'outils technologiques avancés est essentielle pour optimiser l'efficacité et la qualité du service client face à un volume élevé d'appels. Parmi ces outils, on trouve :

• Les systèmes de distribution automatique des appels (ACD) et les serveurs vocaux interactifs (IVR) qui acheminent intelligemment les appels vers les agents appropriés.
• Les logiciels de gestion de la relation client (CRM), qui centralisent les informations sur les clients, permettant une réponse plus rapide et personnalisée.
• Les solutions de communication omnicanale, comme LiveAgent et Talkdesk, offrent une vue unifiée des interactions sur différents canaux, améliorant ainsi la coordination entre les agents et la satisfaction client.
• Les outils d'analyse et de suivi des performances en temps réel, qui aident à ajuster les stratégies en fonction des volumes d'appels et de la disponibilité des agents.

Êtes-vous prêt à réduire votre volume d'appels ?

Gérer efficacement un grand nombre d'appels demande une stratégie réfléchie et diversifiée. En identifiant les causes profondes de l'augmentation des appels, il est possible de développer des solutions spécifiques. L'analyse des données d'appels et la reconnaissance des tendances jouent un rôle clé dans la compréhension des attentes des clients et l'amélioration du support fourni.

L'adoption de technologies avancées, comme les systèmes de gestion d'appels, les serveurs vocaux interactifs (SVI), et les options de self-service, peut considérablement diminuer le nombre d'appels tout en enrichissant l'expérience client. Des approches novatrices telles que proposer des rappels programmés, faciliter la prise de rendez-vous en ligne et améliorer les fonctionnalités des applications mobiles aident aussi à réduire les appels.

En outre, la formation continue des agents, la personnalisation des échanges et l'instauration de systèmes de retour d'information réguliers sont essentiels pour assurer un service de haute qualité et une grande satisfaction clientèle.

En adoptant ces stratégies, vous ne réduirez pas seulement le volume d'appels, mais vous augmenterez également l'efficacité de votre centre d'appels et la satisfaction de vos clients. Ringover est là pour vous accompagner dans cette transition. Découvrez dès maintenant nos solutions à travers une démonstration personnalisée ou un essai gratuit.

FAQ > Volume d'appels

Quelles sont les meilleures pratiques pour réduire le volume d'appels

Les meilleures pratiques pour diminuer le volume d'appels comprennent la formation continue des agents pour améliorer leur efficacité, l'investissement dans des technologies comme les SVI pour une gestion intelligente des appels, la personnalisation des interactions pour accroître la satisfaction client, et la mise à disposition de ressources en libre-service pour permettre aux clients de trouver des réponses par eux-mêmes.

Comment le selfcare peut-il aider à réduire le volume d'appels

Le selfcare permet aux clients de résoudre leurs problèmes sans intervention directe d'un agent, grâce à des bases de connaissances, des forums, et des chatbots. Les voicebots, utilisant l'intelligence artificielle, améliorent encore cette autonomie en pré-qualifiant les besoins des appelants. L'intégration du selfcare avec d'autres canaux de communication offre une expérience client omnicanale, réduisant davantage le volume d'appels.

Comment la planification en ligne peut-elle réduire le volume d'appels

La planification en ligne permet aux clients de réserver des créneaux pour des appels téléphoniques, réduisant les appels entrants pendant les heures de pointe et améliorant l'expérience client par des temps d'attente réduits. Cette stratégie, couplée à des systèmes de rappel, optimise également la gestion des ressources humaines en centres d'appels.

Quels sont les avantages d'offrir un rappel aux clients

Proposer un rappel aux clients diminue le taux d'abandon d'appels, améliore l'expérience client en éliminant les temps d'attente, et permet une meilleure gestion des pics d'appels. Les rappels automatisés, personnalisés avec des informations spécifiques, renforcent cette personnalisation et la satisfaction client.

Sources

• https://datascientest.com/
• https://www.close.com
• https://www.sprinklr.com