Processus de recrutement : les étapes à suivre pour l’améliorer (Guide)

Véritable clé de voûte de la croissance d'une entreprise, le processus de recrutement comprend un ensemble d'actions à mettre en place pour trouver les talents correspondant aux exigences requises pour les postes ouverts.

Ce processus peut s'avérer complexe et chronophage, deux caractéristiques qui se confrontent aux objectifs de rentabilité et de profitabilité de votre entreprise.

Que faire pour optimiser ce processus ? Quelles sont les étapes à suivre et surtout quels sont les enjeux ?

Processus de recrutement : définition

Le processus de recrutement englobe l'ensemble des actions plus ou moins complexes à mettre en place par une entreprise pour identifier et attirer des candidats potentiels, mais également les évaluer et déterminer quels sont les meilleurs pour un poste donné. Traditionnellement, on parle de 7 étapes de recrutement.

Quelles sont les 7 étapes à suivre pour recruter efficacement ?

La qualité de votre processus de recrutement dépend de la méthodologie adoptée. Nous ne vous l'apprendrons pas : il est essentiel d'avoir le cadre et les outils de recrutement adéquats pour performer. Voici les 7 étapes d'un recrutement efficace :

1. L'identification des besoins de recrutement
2. Diffusion de l'offre
3. Tri des candidatures
4. Entretiens de sélection
5. Tests et évaluations
6. Vérification des références
7. Intégration du nouveau collaborateur

1. L'identification des besoins de recrutement

Cette première étape incontournable va conditionner la réussite de toutes les autres. Elle permet de définir les contours du profil recherché et se fait à travers des questions telles que :

• Quel est l'intitulé de la fiche de poste ?
• S'agit-il d'un profil senior ou junior ?
• Combien d'années d'expériences sont attendues ?
• Quelles formations sont nécessaires pour ce poste ?
• Quelles seront les missions à effectuer ?
• Quelles sont les compétences techniques ou comportementales requises ?
• Quel est le type de contrat le plus adapté ?
• Quelle est la fourchette de rémunération la plus juste ?
• Quels sont les enjeux à ce poste ?
• Quelles seront ses responsabilités, à quel service/département la recrue sera-t-elle rattachée ?

Vous devrez échanger avec les collaborateurs qui manageront cette nouvelle recrue pour comprendre leur besoin et peaufiner le profil. Une définition précise réduit le risque d'être submergé par des candidatures inadaptées et d'optimiser vos indicateurs de performance en tant que recruteur.

2. Rédiger et diffuser l'offre

Une fois les besoins identifiés et le profil recherché défini, deux options s'offrent à vous :

• Recruter en interne. Dans ce cas, vérifiez la correspondance du profil avec celui de vos collaborateurs, notamment ceux qui seraient prioritaires (personnel en congé de maternité, collaborateur licencié économique, passage d'un temps partiel à un temps plein ou l'inverse).
• Recruter un nouveau collaborateur. Si c'est le cas, le moment est venu de rédiger l'offre d'emploi et de la diffuser à travers les différents canaux qui s'offrent à vous : réseaux sociaux, jobboards, sites internet, cabinets de recrutement.

La grande majorité des logiciels de recrutement embarque des fonctionnalités permettant de multi-diffuser les offres d'emploi. C'est donc une option à considérer.

Cependant, assurez-vous de privilégier des canaux alignés avec le type de profil recherché pour être sûr de recevoir des candidatures en phase avec ce dernier.

3. Le tri des candidatures

Cette troisième étape permet de réaliser une étude des lettres de motivation et CV reçus. Il conviendra de sélectionner les candidatures les plus pertinentes en fonction des critères préétablis.

4. Faire passer les entretiens

Étape charnière du processus de recrutement, l'entretien permet au recruteur de vérifier la correspondance des profils sélectionnés à l'étape 3 du recrutement, avec le poste.

Au cours de cet entretien, il est essentiel de poser des questions permettant d'évaluer les compétences, l'expérience, mais également les motivations de ces profils et leur adéquation avec les exigences du poste.

Les entretiens peuvent être multiples et les candidats sont susceptibles d'être testés par le biais de mises en situation et d'évaluations psychotechniques et comportementales pour affiner la sélection.

5. Vérification de références

Une fois qu'un candidat a été sélectionné, vous avez la possibilité d'obtenir des informations supplémentaires sur son expérience passée, son aptitude à travailler en équipe et ses réalisations en contactant d'anciens collaborateurs ou managers.

6. La sélection du candidat

Ça y est, la phase d'entretien est terminée. Confirmez avec les futurs managers le ou les profils validés.

Prenez soin d'annoncer la bonne nouvelle à la recrue de manière personnalisée et chaleureuse. En ce qui concerne les candidatures non retenues, il conviendra de les ajouter au vivier de candidats de l'entreprise.

Cette phase de sélection se caractérise aussi par des formalités administratives comme l'envoi de la promesse d'embauche, la DPAE (Déclaration Préalable à l'Embauche), l'inscription de la recrue au registre du personnel, l'édition et signature de contrat de travail, ou encore la planification de la visite médicale.

7. Intégration du nouveau collaborateur

La signature du contrat ne signifie pas que le recrutement est terminé. Il est essentiel de prévoir un processus d'intégration pour faciliter l'arrivée du nouveau collaborateur au sein de l'entreprise et favoriser sa réussite.

Chacune de ces étapes peut être optimisée pour fluidifier le processus et garantir l'atteinte des objectifs de l'équipe de recrutement.

Processus de recrutement : quels sont les enjeux en 2024 ?

Dans une conjoncture économique fluctuante et face aux nouvelles tendances, les entreprises sont confrontées à des défis qui façonnent la manière dont elles attirent et sélectionnent les meilleurs talents. Quels sont ces enjeux et comment les relever ?

Savoir attirer les meilleurs talents

La tâche n'est pas aisée. La concurrence peut être rude, notamment dans des secteurs où les postes sont pénuriques.

En tant qu'employeur et plus précisément de recruteur, il peut être difficile de trouver le juste équilibre entre un ciblage fin et suffisamment de souplesse dans la sélection finale et la rémunération. 

Pour faire face à cet enjeu, plusieurs pistes sont envisageables :

• Clarifier autant que possible la description du poste en restant précis et exhaustif. Ainsi, les candidats comprennent rapidement ce qu'on attend d'eux et peuvent plus facilement se projeter.
• Développer son inbound recruiting afin d'augmenter la notoriété de son entreprise et de favoriser l'engagement des potentiels candidats en leur communiquant régulièrement des informations sur l'entreprise.

Améliorer l'expérience candidat

Manque de feedback et complexité du processus impactent clairement l'expérience candidat. Pour rester compétitives, les organisations doivent adopter des stratégies innovantes qui valorisent leur marque employeur et leur culture d'entreprise. L'amélioration de l'expérience candidat passe par :

• L'optimisation du site carrière
• Des efforts sur la communication avec les candidats à travers plus de feedback, une meilleure personnalisation des interactions, une meilleure gestion de l'omnicanal pour fluidifier les échanges
• L'allègement du système de candidature avec des formulaires simples 

La question de l'évaluation des compétences

L'évaluation des compétences permet d'estimer la capacité d'un candidat à réaliser des tâches spécifiques et à démontrer leur expertise sur un sujet particulier.

Néanmoins, ces évaluations censées apporter impartialité au processus de recrutement peuvent être empreintes de subjectivité.

En outre, il peut s'avérer compliqué de les standardiser si des normes claires ne sont pas directement préétablies entre les parties prenantes.

Il est par conséquent important que l'entreprise fasse preuve de cohérence dans la mise en place des évaluations.

Réduire la durée du recrutement

La durée du recrutement impacte significativement l'activité de l'entreprise. En raccourcissant autant que possible le laps de temps entre la publication de l'offre et l'intégration du nouveau collaborateur, l'entreprise réduit les pertes de productivité et favorise l'atteinte de ses objectifs globaux.

Cependant, réduire le délai ne doit pas compromettre la qualité du recrutement, d'où l'importance de veiller à ce que chaque étape du processus soit soigneusement planifiée et exécutée.

Améliorer le ROI

Le recrutement est un investissement stratégique. Généralement, le succès d'une entreprise est précédé du recrutement de collaborateurs clés. Mais pourquoi si peu d'entreprises mesurent-elles leur ROI ?

Cela s'explique en partie par la complexité inhérente au processus de recrutement. En effet, il est difficile d'identifier et de choisir les bons indicateurs permettant d'évaluer les coûts associés au recrutement. Il en est de même pour le calcul de la valeur ajoutée. Alors comment s'y prendre pour bien identifier ces deux points ?

Pour améliorer ROI de votre processus de recrutement, répertoriez :

• Les coûts visibles tels que le temps d'activité des recruteurs pour la rédaction des offres, la chasse, les entretiens ou encore l'onboarding, les coûts de structure (frais administratifs et de téléphonie d'entreprise), les coûts des plateformes de jobboards, des logiciels de recrutement.
• Les coûts invisibles tels que le nombre d'heures consacrées par les managers impliqués dans le processus de recrutement multiplié par leur salaire horaire, ainsi que leurs éventuels coûts de structure.

Ensuite, répertoriez les bénéfices apportés en utilisant des indicateurs tels que le rendement des nouvelles recrues, leur progression au sein de l'entreprise, leur stabilité, les gains de revenus générés par leur contribution.

Enfin, appliquez la formule consacrée :

ROI = ((bénéfices - coûts) / Coûts) x 100

Adopter les bons outils de recrutement

Les normes, les technologies et les outils pour le recrutement évoluent rapidement, comme en témoigne la révolution qui s'opère avec l'intelligence artificielle. Il peut s'avérer difficile de se tenir au courant de ces évolutions ou de mettre en œuvre un plan pour bien les implémenter.

Pour se tenir au fait des tendances et découvrir de nouveaux outils, l'une des options qui s'offrent à vous est de participer à des événements RH.

Comment améliorer son processus de recrutement  ? - Notre Guide

Pour améliorer votre processus de recrutement, il est important de tenir compte des meilleures pratiques.

1. Développer sa marque employeur

Travailler sa marque employeur est aujourd'hui un must have pour les entreprises qui souhaitent attirer les meilleurs talents et les retenir. 

Mais par où commencer ? Voici 3 conseils susceptibles de vous aider dans votre démarche.

1. Nous vous conseillons d'identifier dans un premier temps ce qui rend votre entreprise unique : sa vision, sa mission, ses valeurs, sa culture ainsi que ses besoins commerciaux.
2. Il sera également important d'évaluer la manière dont votre entreprise est perçue tant en interne qu'à l'extérieur. Pour y parvenir, interrogez vos collaborateurs par le biais d'enquêtes, collectez les avis et les notes de votre entreprise sur les jobboards et scrutez ce qui se dit de vous sur les réseaux sociaux en surveillant les mentions et les hashtags propres à votre entreprise et à votre secteur d'activité.
3. L'une des manières de renforcer ou de développer sa marque employeur est de transformer ses collaborateurs en ambassadeurs ou défenseurs. Après tout, qui mieux que ces derniers pourraient témoigner de leur expérience au sein de votre organisation  ? Cette mission d'ambassadeur peut s'effectuer via les réseaux sociaux et autres canaux de recrutement (médias, jobboards), dans des témoignages vidéo par exemple.

2. Faire appel à ses collaborateurs

Dans la continuité du développement de la marque employeur, si vous avez l'opportunité d'impliquer d'autres employés dans le processus de recrutement (en dehors de l'équipe RH), saisissez-la. 

Vous pouvez utiliser la cooptation en mettant en place un système de récompense pour vos collaborateurs qui sourcent des profils correspondant aux critères des postes ouverts.

3. Simplifier le processus de candidature

Les process de candidature trop complexes peuvent gêner certains candidats, ou même les faire fuir. Simplifiez le vôtre autant que possible :

• Utilisez de courts formulaires, faciles à remplir depuis un écran d'ordinateur ou un smartphone.
• Permettez aux candidats de vous envoyer des fichiers de différents formats pour leurs CV et lettre de motivation.
• Proposez une limite de poids et de nombre de fichiers raisonnable.

4. Exploiter pleinement son logiciel de suivi de candidature

Il est crucial de calibrer son système de suivi des candidats pour être sûr de bien les accompagner durant tout le processus de recrutement.

Optez pour un logiciel ATS vous offrant des fonctionnalités de personnalisation avancées tant dans la teneur des messages que par les canaux choisis. 

Votre ATS doit vous permettre d'identifier les canaux de communication privilégiés par les candidats pour leur offrir la meilleure expérience possible.

5. Intégrer ses outils

Nous l'évoquions plus haut dans cet article, certaines tâches comme le sourcing, l'analyse des CV et la planification des entretiens sont très chronophages. L'une des façons de réduire le temps passé sur ces tâches est d'associer ses outils existants par le biais d'intégrations logicielles.

Vous pouvez par exemple intégrer votre logiciel de téléphonie d'entreprise ou de visioconférence à votre ATS pour gagner du temps sur chaque appel. Une telle intégration vous permet aussi d'améliorer l'accueil des candidats.

En effet, affiche automatiquement le dossier des candidats lorsqu'ils vous appellent grâce à une fonctionnalité de remontée de fiches, vous pouvez ainsi personnaliser plus efficacement vos échanges.

6. Créer son vivier de talents

Le vivier de candidats n'est pas une simple boîte dans laquelle vous enregistrez tous les talents avec lesquels vous êtes en contact. Un vivier doit pouvoir vous renseigner sur les qualités et la personnalité de chaque talent de manière à être réactif lorsqu'un poste se libère.

Assurez-vous que ce vivier contient les noms de vos collaborateurs actuels, celui des stagiaires, mais aussi celui des anciens candidats et employés.

Prêt à optimiser votre processus de recrutement ?

Vous disposez désormais de quelques pistes pour améliorer votre processus de recrutement. Face à la concurrence, assurez-vous d'offrir une expérience candidat qualitative aux talents qui vous sollicitent.

Soignez rigoureusement chaque étape du processus de recrutement et améliorez votre ROI en n'oubliant pas de tenir compte des coûts dits invisibles.

L'optimisation du processus de recrutement repose aussi sur une stratégie de sourcing en adéquation avec les besoins de l'entreprise et la combinaison des bons outils.

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FAQ Processus de recrutement

Quelles sont les étapes du processus de recrutement ?

Le processus de recrutement est généralement composé de 7 étapes :

1. L'identification des besoins de recrutement
2. La diffusion de l'offre
3. Le tri des candidatures
4. Les entretiens de sélection
5. Les tests et évaluations des compétences
6. La vérification des références
7. L'intégration du nouveau collaborateur

Quel est le meilleur processus de recrutement ?

Chaque entreprise a ses spécificités et ses contraintes et il n'y a pas de consensus sur un processus de recrutement reconnu comme étant le meilleur.

Néanmoins, il existe un ensemble de bonnes pratiques alliant expertise humaine et technologies contribuant à améliorer la qualité et l'efficacité du processus de recrutement :

1. Le développement de la marque employeur
2. Impliquer les collaborateurs externes au service RH
3. Alléger le processus de candidature
4. Combiner et configurer savamment les outils
5. Créer son vivier de talents

Quelles sont les étapes clés d'un entretien de recrutement efficace ?

Voici les 5 étapes d'un bon entretien d'embauche :

1. La structuration et la préparation de l'entretien en amont.
2. L'accueil du candidat en rappelant le contexte de l'entretien et son déroulement.
3. La conduite de l'entretien à travers le recueil d'informations sur les expériences du candidat et sa motivation, les échanges sur le CV, etc.
4. S'accorder un instant pour échanger librement et partager d'autres éléments liés au poste, à l'entreprise ou à l'équipe par exemple.
5. Conclure l'entretien d'embauche.

Pourquoi mettre en place un processus de recrutement ?

Un recrutement réussi garantit que votre entreprise dispose de l'ensemble des ressources adéquates pour atteindre ses objectifs au quotidien. Il est essentiel d'instaurer un processus de recrutement suffisamment efficace pour s'assurer de prendre les meilleures décisions en la matière et répondre aux besoins actuels et futurs de l'entreprise.