Les 8 techniques de communication efficaces en entreprise

La communication interne ou externe contribue à l'établissement de relations solides avec les clients et à une collaboration fluide au sein des équipes. Bien effectuée, elle permet d'atteindre les objectifs de manière cohérente. Maîtriser les techniques de communication est donc indispensable pour un environnement de travail harmonieux et productif.

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Chiffres intéressants sur la communication au travail

Productivité

• Une communication interne efficace peut augmenter la productivité des équipes. Selon une étude, les entreprises qui investissent dans la communication interne voient leur productivité augmenter en moyenne de 20%. (Vorecol). 
• 86% des employés et des cadres citent le manque de collaboration et de communication efficace comme la principale cause des échecs sur le lieu de travail, mais les équipes qui communiquent de manière efficace peuvent augmenter leur productivité de 25%.(Pumble) 

Satisfaction et Fidélisation des Employés

• Les entreprises qui excellent en communication interne voient leur taux de turnover réduit de 25% à 47% par rapport à celles où la communication est déficiente, selon des études de Gallup et Willis Towers Watson.
• Les entreprises avec une communication interne solide enregistrent une augmentation de l'engagement des employés, avec une satisfaction des employés 4,5 fois plus élevée chez les entreprises qui excellent en matière de communication interne (Vorecol)

Répercussions Financières d'une Communication Défaillante

• Une communication inefficace coûte aux entreprises environ 2 000 milliards de dollars par an aux États-Unis, ce qui représente une perte moyenne de 15 000 dollars par employé. (Pumble)
• Une mauvaise communication peut mener à des pertes de marchés, avec 68% des chefs d'entreprise ayant perdu des marchés à cause d'une mauvaise communication, et certains rapportant des pertes d'affaires de 10 000 dollars ou plus. De plus, un chef d'entreprise sur cinq affirme avoir perdu sa crédibilité à cause d'une mauvaise communication. (Pumble)

Impact de la Communication Externe sur la Visibilité et la Notoriété

Les réseaux sociaux jouent un rôle crucial dans la communication externe. En 2021, LinkedIn comptait plus de 11,5 millions de membres actifs chaque mois en France, offrant une audience significative pour les entreprises. (Revue Freg) 

Efficacité des communications téléphoniques

La théorie de la communication d'Albert Mehrabian, psychologue et professeur à l'université de Californie, souligne que le ton de la voix représente 38% du message, contre seulement 7% pour les mots prononcés. Cela rend les appels téléphoniques plus efficaces en termes d'expression émotionnelle et de compréhension. (Wikipédia) 

8 techniques de communications efficaces

1. Préparer la manière dont vous allez transmettre le message

Pour transmettre un message clair et sans ambiguïté, une préparation minutieuse est indispensable.

Commencez par définir l'objectif de votre communication, identifiez précisément votre audience, puis adaptez le contenu pour qu'il réponde à ses attentes.

Optez pour des arguments pertinents et accessibles, en évitant tout jargon ou termes techniques qui pourraient brouiller la compréhension.

Assurez-vous également que le ton et le style visuel restent cohérents avec l'identité que vous souhaitez véhiculer. Enfin, privilégiez la concision pour capter et maintenir l'attention de votre auditoire.

2. Adapter le message

Pour communiquer efficacement, ajustez votre message en fonction des attentes et des particularités de votre audience. Chaque groupe ayant des besoins et des sensibilités spécifiques, ainsi la manière d'aborder un directeur informatique différera de la manière d'aborder un spécialiste de la relation client.

Mettez en avant les bénéfices concrets et les expériences positives que votre produit ou service peut offrir, en suscitant une connexion émotionnelle forte. Cette approche engageante et personnalisée permet de renforcer la relation avec vos clients tout en favorisant un attachement durable à votre marque.

3. Pratiquer l'écoute active

L'écoute active est une compétence essentielle pour créer un climat de confiance et favoriser des échanges authentiques. Elle implique d'écouter sans interrompre, de s'adapter à la personnalité de votre interlocuteur, d'encourager les développements d'idées et de montrer votre engagement en reformulant ses propos pour valider votre compréhension.

Par exemple, lors d'une réunion avec un collaborateur qui partage un problème, vous pourriez répondre : "Si je comprends bien, tu ressens une difficulté à gérer les priorités sur ce projet, c'est bien ça ?". Ce type de reformulation montre non seulement que vous êtes attentif, mais aussi que vous comprenez ses préoccupations.

En pratiquant l'écoute active, vous percevez non seulement les mots de votre interlocuteur, mais aussi ses émotions et ses signaux non verbaux. Cela renforce votre lien et montre que vous êtes pleinement engagé dans la conversation.

4. Contrôler le message à travers une bonne gestion des signaux non verbaux

La communication passe autant par le non-verbal que par les mots. Selon Mehrabian que nous avons cité plus haut, le langage corporel compterait même pour 55 % dans la délivrance du message !

Des éléments comme les gestes, les expressions faciales et la posture jouent un rôle clé pour renforcer et illustrer vos messages, tout en réduisant les risques de malentendus.

Par exemple, lors d'une présentation, un sourire sincère accompagné d'un contact visuel régulier et d'une posture ouverte peut transmettre votre enthousiasme et encourager votre auditoire à s'engager davantage.

Adopter un langage corporel accueillant, maintenir une posture détendue et utiliser des expressions positives permettent non seulement de renforcer la clarté de votre message, mais aussi de créer une connexion authentique avec vos interlocuteurs.

5. Montrer de l'enthousiasme

L'enthousiasme est une force communicative qui influence directement la manière dont votre message est reçu. En partageant vos idées avec passion et conviction, vous pouvez inspirer confiance et dynamisme.

Par exemple, lors d'une réunion d'équipe pour lancer un nouveau projet, un manager qui exprime son excitation face aux opportunités à venir, avec une voix énergique et un sourire sincère, motive ses collaborateurs à s'investir pleinement.

Dans un contexte professionnel, cet élan d'enthousiasme est un levier puissant pour renforcer l'engagement des équipes et les mobiliser vers l'atteinte des objectifs communs.

L'enthousiasme est également un atout majeur lors d'une interaction commerciale par téléphone. Contrairement à une rencontre en face à face, le client ne peut pas percevoir vos expressions faciales ou votre langage corporel. Dans ce contexte, votre ton de voix devient votre principal outil pour transmettre de l'énergie et de la conviction.

Un interlocuteur enthousiaste crée une atmosphère positive qui capte l'attention du client et le met en confiance. Par exemple, si vous présentez un produit ou service avec une voix dynamique et chaleureuse, le client sera plus enclin à percevoir votre proposition comme intéressante et crédible.

L'enthousiasme, en reflétant votre croyance en la valeur de ce que vous proposez, peut également réduire les résistances et favoriser l'engagement du client dans la conversation.

Ainsi, un ton enjoué et sincère peut faire toute la différence entre un client hésitant et un client convaincu, prêt à passer à l'action.

6. Demander l'avis de ses collaborateurs

Encourager vos collaborateurs à partager leurs idées et à donner leur avis est un levier puissant pour renforcer leur sentiment d'appartenance.

Par exemple, lors d'une réunion, demandez : "Que pensez-vous de cette approche ? Y a-t-il des aspects que nous pourrions améliorer ?" Cela montre que leurs opinions comptent et qu'elles sont prises en considération.

Cette démarche favorise non seulement l'émergence d'idées innovantes, mais aussi une meilleure collaboration et des décisions plus éclairées.

En créant un environnement où chacun se sent écouté et respecté, vous instaurez une culture d'échange ouverte, où les collaborateurs osent s'exprimer sans crainte de jugement.

7. Utiliser les questions pour mieux comprendre son public

Poser des questions ciblées à votre audience est un excellent moyen de cerner leurs attentes et leurs besoins. Par exemple, lors d'une présentation, demandez : "Quels sont les principaux défis que vous rencontrez dans ce domaine ?"

Les réponses obtenues vous fourniront des informations précieuses pour ajuster votre message et mieux répondre à leurs préoccupations.

Les questions ouvertes, en particulier, encouragent des échanges riches et permettent de mieux comprendre les points de vue de votre public.

8. Aborder les conflits avec respect et constructivité

Une gestion respectueuse des conflits est essentielle pour préserver des relations saines. Lorsque des tensions émergent, adoptez une posture non verbale apaisante, comme une attitude ouverte et un ton calme, pour désamorcer les émotions négatives.

Pratiquez l'écoute active et reformulez les propos de l'autre partie, par exemple : "Si je comprends bien, ce qui vous dérange, c'est le délai proposé. Est-ce bien cela ?".

Cette approche facilite une résolution constructive et renforce un climat de collaboration, même en situation de désaccord.

Des outils essentiels pour une communication d'entreprise efficace

Pour optimiser la communication interne et externe, il est crucial de s'appuyer sur des solutions adaptées. Voici quelques outils clés qui peuvent transformer votre stratégie de communication :

1. Intranet et applications mobiles

Un intranet, couplé à une application mobile, constitue un socle incontournable pour une communication interne fluide. Ces outils permettent à vos collaborateurs d'accéder rapidement aux informations, où qu'ils soient. Par exemple, des plateformes comme LumApps, intégrées à Google Workspace ou Microsoft 365, facilitent non seulement la gestion de projets et la collaboration, mais renforcent également la diffusion de la culture d'entreprise.

2. Newsletters internes

La newsletter interne est un canal stratégique pour partager des actualités, des informations sur les processus ou les évolutions de l'entreprise. Elle contribue à maintenir les collaborateurs informés et encourage l'utilisation régulière de l'intranet. Une newsletter bien conçue améliore l'engagement et renforce la cohésion entre équipes.

3. Solutions de téléphonie et visioconférence

Des outils comme Ringover offrent des services complets, incluant la téléphonie VoIP, les numéros virtuels, et les visioconférences.

Ces solutions multicanales permettent des interactions professionnelles optimales via appels vocaux, SMS ou vidéo.

La visioconférence, en particulier, est un atout pour les équipes commerciales, en leur donnant accès aux expressions et au langage corporel de leurs interlocuteurs, ce qui enrichit les échanges.

4. Messageries instantanées et logiciels de collaboration

Les outils comme ClickUp ou Chanty boostent la productivité grâce à des fonctionnalités collaboratives, un accès mobile intuitif, et des intégrations faciles avec d'autres plateformes.

Ils favorisent un environnement de travail connecté, particulièrement adapté au télétravail, en facilitant l'échange d'informations et la gestion des tâches en temps réel.

5. Signatures d'emails professionnelles

Une signature d'email bien structurée renforce la crédibilité et l'identité de l'entreprise. Elle doit inclure des informations comme le nom, le poste, les coordonnées et des liens vers les réseaux sociaux. Pour gagner en efficacité, utilisez un générateur de signatures afin d'assurer une uniformité sur l'ensemble des communications de vos équipes.

Adopter ces outils, c'est garantir une communication fluide et adaptée à vos besoins. Vous améliorerez ainsi l'efficacité des échanges en interne, tout en offrant une expérience client plus personnalisée et professionnelle.

Optez pour une communication plus efficace

Une communication efficace est la clé du succès de toute entreprise. Elle facilite la coordination, favorise la collaboration entre les équipes et renforce la cohésion ainsi que l'engagement des employés. Pour garantir une communication claire et impactante, il est essentiel d'adopter des techniques adaptées : préparer soigneusement le message, ajuster son discours en fonction de l'auditoire, pratiquer l'écoute active et prêter attention aux signaux non verbaux.

De plus, l'intégration de solutions telles que les systèmes de téléphonie et de visioconférence, les plateformes de messagerie instantanée et les signatures d'email professionnelles, permet d'améliorer la fluidité et l'efficacité des échanges au sein de l'entreprise. Assurez-vous aussi d'assurer une cohérence entre vos communications internes et externes, ce qui renforcera la confiance auprès de vos interlocuteurs.

Les outils comme Ringover, qui offrent des solutions complètes en téléphonie cloud, visioconférence et messagerie, sont des alliés puissants pour améliorer la communication et la productivité de votre entreprise. N'attendez plus pour les essayer et transformer vos échanges professionnels en un véritable moteur de succès.

Sources

• https://www.revuefreg.fr
• https://fr.wikipedia
• https://pumble.com
• https://psico-smart.com
• https://www.chanty.com/fr/
• https://clickup.com/
• https://www.lumapps.com/fr