Recrutement via WhatsApp : le guide pour séduire les candidats

Avec plus de trois milliards d'utilisateurs actifs mensuels, WhatsApp est indiscutablement un géant dans l'univers des applications de messagerie. Il est, bien entendu, principalement utilisé pour la communication personnelle.

Toutefois, cette plateforme, avec sa portée impressionnante et son accessibilité, a progressivement conquis le monde professionnel, devenant aussi un levier pour les recruteurs. Mais alors, comment cet outil, initialement conçu pour les échanges informels, peut-il se transformer en un allié précieux dans le processus de recrutement ?

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Pourquoi WhatsApp est-il utile pour les recruteurs ?

WhatsApp s'impose graduellement comme un outil clé pour les recruteurs, grâce à ses fonctionnalités variées et adaptées à toutes les étapes du processus de recrutement.

Si son usage dans le cadre personnel est bien ancré dans les habitudes quotidiennes, il prend une toute autre dimension en tant qu'outil professionnel.

Voyons pourquoi cet outil de messagerie se transforme en un allié stratégique pour les recruteurs dans leurs efforts quotidiens.

La communication et l'engagement en temps réel

La force de WhatsApp réside dans sa capacité à offrir une messagerie instantanée, idéale pour des échanges rapides et efficaces entre recruteurs et candidats. Cette réactivité crée ce qu'on pourrait appeler un cercle vertueux : des réponses plus rapides, des suivis plus fluides et, au final, un processus de recrutement accéléré.

Avec cette réactivité dans leur arsenal, les équipes de recrutement, peuvent répondre aux questions des candidats en temps réel, fournir des informations sur l'état d'avancement du recrutement et organiser des entretiens avec une grande facilité.

Cet engagement instantané fait toute la différence dans un environnement où le timing est crucial. Ainsi, vous n'avez plus à patienter des jours pour une réponse ou de courir après des créneaux d'entretien.

WhatsApp permet de garder le fil de la conversation et de maintenir un rythme soutenu, tout en conservant une touche personnelle dans chaque échange. Bref, un allié précieux pour un recrutement qui ne traîne pas en longueur.

De plus, en l'intégrant à un logiciel omnicanal, comme Ringover, les recruteurs peuvent combiner WhatsApp avec d'autres canaux de communication et maximiser cet engagement.

Ce système permet de mieux comprendre les préférences des candidats en matière de contact, de savoir quand ils sont disponibles et comment ils souhaitent être abordés, offrant ainsi une expérience candidat plus fluide et personnalisée. Une relation plus humaine, plus proche, et donc plus efficace.

Partage de contenu multimédia enrichi

WhatsApp permet aussi de partager facilement du contenu multimédia. Que ce soit des descriptions de poste détaillées, des vidéos de présentation d'entreprise ou même des témoignages de collaborateurs, l'application permet de rendre l'expérience de recrutement plus dynamique et visuellement attrayante.

Plutôt que de se contenter de longs échanges écrits, les recruteurs peuvent offrir aux candidats une vue d'ensemble plus immersive et engageante du rôle proposé et de l'organisation.

C'est une façon subtile de donner aux candidats un avant-goût de ce qui les attend et d'humaniser le processus.

Créer des liens avec les candidats difficiles à atteindre

WhatsApp n'est pas seulement un outil de communication rapide, c'est aussi un moyen de construire des relations plus authentiques et personnelles avec les candidats.

Cette approche informelle est particulièrement efficace pour entrer en contact avec des talents dits "passifs", ces professionnels qui ne cherchent pas activement un poste, mais qui sont néanmoins ouverts à de nouvelles opportunités.

Par le biais de messages informels, de conseils de carrière ou d'actualités sectorielles, les recruteurs peuvent instaurer une confiance mutuelle, transformant des échanges ponctuels en relations professionnelles durables et fructueuses.

Messages automatisés et chatbots : un gain de temps précieux

Les fonctionnalités d'automatisation de WhatsApp, telles que les chatbots alimentés par l'intelligence artificielle, jouent un rôle clé dans la rationalisation du processus de recrutement.

Ces outils prennent en charge une multitude de tâches répétitives, permettant aux recruteurs de se concentrer sur des missions plus stratégiques. Répondre instantanément aux questions fréquentes des candidats, fournir des mises à jour sur l'avancement des candidatures ou encore effectuer une première présélection des profils : tout cela peut désormais être géré automatiquement.

En éliminant ces étapes fastidieuses, les recruteurs gagnent un temps précieux et peuvent ainsi se concentrer sur l'essentiel : l'évaluation des candidats et l'optimisation de l'expérience de recrutement. Une manière subtile de mêler technologie et humanité dans un processus toujours plus efficace.

Groupes de discussion et collaboration renforcée

En utilisant les groupes WhatsApp, les recruteurs peuvent non seulement faciliter la communication avec les candidats, mais aussi optimiser le travail d'équipe.

Ces groupes permettent de coordonner les efforts de recrutement en temps réel : discuter des profils, échanger des retours sur des entretiens ou même partager des mises à jour cruciales.

C'est un outil parfait pour fluidifier le processus de recrutement et assurer que tous les membres de l'équipe restent sur la même longueur d'onde. Un moyen simple, mais efficace de garantir que tout le monde est aligné, tout en réduisant le temps passé à chercher les bonnes informations.

Comment utiliser WhatsApp pour le recrutement en 10 étapes ?

Pour intégrer efficacement WhatsApp dans votre stratégie de recrutement, voici 10 étapes pour vous guider tout au long du processus :

1. Établir un profil WhatsApp professionnel

Créez un profil WhatsApp dédié à vos activités de recrutement. Utilisez une photo de profil professionnelle ou le logo de votre entreprise, et incluez une brève description de votre rôle et de votre entreprise dans la section de statut. Il s'agit de votre vitrine et elle contribue à établir la crédibilité et l'authenticité dès le départ.

2. Annoncer les offres d'emploi et partager votre numéro WhatsApp

Diffusez votre numéro WhatsApp via divers canaux tels que les profils de médias sociaux de votre entreprise, les offres d'emploi et même votre statut WhatsApp.

Ainsi, les candidats potentiels savent qu'ils peuvent vous contacter via WhatsApp pour toute question concernant les postes vacants ou autres.

3. Briser la glace, mais sans jouer les automates !

Lorsque vous contactez des candidats, rédigez des messages concis et professionnels qui respectent leur vie privée. Présentez-vous, mentionnez l'opportunité d'emploi et soyez prêt à répondre à toutes leurs questions.

N'opérez pas un simple copier-coller froid et mécanique, misez sur la personnalisation. Cela montrer que vous n'êtes pas là pour simplement cocher une case. Cette touche personnelle contribue à établir la confiance et l'engagement.

4. Entretenir les relations avec les candidats

Recruter, bien souvent, c'est un marathon, pas un sprint. Utilisez WhatsApp pour fournir un soutien et des mises à jour continus aux candidats, il peut s'agir d'une actualité pertinente de l'entreprise, ou d'un article qui pourrait les intéresser. Mais attention, adoptez une communication cohérente et non intrusive. C'est essentiel pour créer une expérience candidat positive.

5. Partager du contenu accrocheur

Tirez parti de WhatsApp pour partager divers types de contenu tels que des descriptions de poste, des vidéos d'entreprise et des articles de l'industrie. Là encore, assurez-vous que les informations restent pertinentes et engageantes.

6. Planifier les entretiens et les évaluations

Utilisez WhatsApp pour planifier les entretiens et les évaluations. Envoyez des invitations de calendrier, menez des entretiens vidéo initiaux et coordonnez les réunions de suivi, le tout au sein de l'application. Cela rationalise le processus et le rend plus pratique pour les recruteurs et les candidats.

7. Utiliser l'automatisation et les chatbots

Mettez en place des chatbots ou des messages automatisés pour traiter les demandes initiales, fournir des informations de base et planifier des entretiens. Les Chatbots sont également de bons outils pour comprendre

Cette automatisation permet de gagner du temps et garantit des réponses rapides aux demandes des candidats.

8. Maintenir des réponses rapides et respectueuses

Assurez-vous de répondre rapidement aux messages des candidats, même s'il ne s'agit que d'un accusé de réception. Maintenez la politesse et la courtoisie au cœur de toutes les interactions, car cela reflète positivement votre processus de recrutement.

9. Utiliser les groupes de discussion pour la collaboration d'équipe

Créez des groupes WhatsApp pour la collaboration d'équipe. Partagez les profils des candidats, discutez des commentaires et coordonnez les calendriers d'entretiens en temps réel. Cela améliore le travail d'équipe et assure l'alignement de tous tout au long du processus d'embauche.

10. Gérer les refus de manière professionnelle

Lorsque vous annoncez une mauvaise nouvelle, faites-le avec empathie et respect. Un message bien formulé préserve la dignité du candidat et la réputation de votre entreprise. Cette approche garantit que même les candidats refusés conservent une impression positive de votre entreprise.

Intégrations WhatsApp : ATS, Téléphonie d'entreprise, CRM

Une intégration permet aux données de circuler de manière fluide entre deux logiciels ou plus, augmentant considérablement la productivité. Souvent, une fonctionnalité d'un logiciel sera ajoutée à un autre.

Par exemple, une fois que vous avez intégré le logiciel VoIP Ringover à Bullhorn, vous pourrez appeler et envoyer des messages aux contacts de votre base de données Bullhorn en utilisant les fonctionnalités de Ringover telles que le click-to-call. 

L'intégration Bullhorn vous permet également d'éliminer la saisie manuelle de données, car vos fiches de contact seront automatiquement mises à jour dans les deux logiciels.

Pour libérer tout le potentiel de WhatsApp dans vos processus de recrutement, il est essentiel de l'intégrer à des plateformes clés telles que votre système téléphonique d'entreprise, votre ATS et votre CRM. Voici 3 logiciels couramment utilisés pour le recrutement et qui s'intègrent à WhatsApp.

1. Ringover

Ringover offre une solution de messagerie omnicanale qui inclut WhatsApp, en plus de la messagerie sur les réseaux sociaux, les appels vidéo, les appels illimités et plus encore. Avec Ringover et WhatsApp, les recruteurs peuvent facilement créer un cycle de nurturing cohérent qui attire même les candidats les plus insaisissables.

Grâce à l'historique de vos interactions centralisé dans l'interface de Ringover, vous pourrez planifier un nurturing qui inclut les messages WhatsApp, les appels, la messagerie LinkedIn, et plus encore. N'importe quel recruteur peut facilement reprendre le fil d'une conversation avec n'importe quel candidat, car l'historique des contacts est facilement accessible.

2. Factorial Applicant Tracking System (ATS)

Factorial améliore la communication avec les candidats grâce à son intégration WhatsApp, synchronisant les numéros de téléphone pour des interactions directes.

Les recruteurs et les administrateurs peuvent initier des conversations WhatsApp avec les candidats en cliquant simplement sur leur numéro de téléphone dans le profil candidat Factorial, ce qui fluidifie la communication.

3. Pipedrive CRM via Zapier et Ringover

Bien que Pipedrive et WhatsApp ne s'intègrent pas directement, l'utilisation d'un service d'automatisation tiers comme Zapier comble cette lacune.  Vous pouvez également aller plus loin en utilisant aussi l'intégration Ringover et son add-on omnicanal.

Cette connexion permet de gérer les messages WhatsApp, ainsi que d'autres canaux de communication au même endroit, garantissant que tous les messages sont automatiquement enregistrés dans le profil du contact et éliminant la saisie manuelle de données.

L'intégration de WhatsApp avec ces outils non seulement améliore l'efficacité de vos efforts de recrutement, mais assure aussi une expérience fluide et engageante pour les candidats, consolidant le rôle de WhatsApp en tant qu'élément clé de votre boîte à outils de recrutement.

Avantages du recrutement via WhatsApp

L'utilisation de WhatsApp pour le recrutement apporte de nombreux avantages qui améliorent considérablement l'efficacité, la pertinence et l'expérience globale des candidats lors du processus d'embauche. Voici les principaux avantages de l'intégration de WhatsApp dans votre stratégie de recrutement :

Des QR Codes pour les candidatures

Les QR Codes révolutionnent le processus de candidature en permettant aux candidats de démarrer rapidement et sans effort leur candidature par un simple scan de smartphone. Cette méthode étend considérablement votre portée aux candidats potentiels, d'autant plus que 78 % des chercheurs d'emploi postulent à des offres d'emploi à l'aide de leur smartphone.

Se rendre plus disponible pour les candidats

WhatsApp améliore l'accessibilité et la réactivité des recruteurs. Grâce à sa fonctionnalité de messagerie en temps réel, les recruteurs peuvent fournir des mises à jour immédiates, répondre aux questions et maintenir une communication continue tout au long du processus d'embauche, améliorant ainsi la gestion de la relation candidat et la satisfaction des candidats.

Mener des entretiens par appel vidéo

Grâce aux appels vidéo de WhatsApp, les recruteurs peuvent mener des entretiens à distance en face à face, un outil précieux pour le recrutement international ou les situations où les entretiens en personne ne sont pas pratiques. 

Cela garantit une expérience d'entretien fluide, économise du temps et des ressources, et offre un environnement familier aux recruteurs et aux candidats.

Utiliser des templates WhatsApp pour des mises à jour efficaces

Les templates WhatsApp permettent d'envoyer des messages standardisés, mais personnalisés, aux candidats à différentes étapes du recrutement, telles que la confirmation de la candidature, la planification des entretiens ou la fourniture de commentaires. 

Cette automatisation favorise la cohérence et l'efficacité de la communication, permettant aux recruteurs de se concentrer sur les tâches stratégiques.

Messagerie groupée avec la fonctionnalité de diffusion WhatsApp

La fonctionnalité de diffusion WhatsApp permet d'envoyer des messages à plusieurs candidats simultanément, facilitant ainsi la communication efficace des mises à jour, des offres d'emploi ou d'autres informations. Ceci est particulièrement utile pour informer un grand nombre de candidats des nouvelles offres d'emploi ou des changements dans le processus de recrutement.

Rentabilité et portée mondiale

En tant que solution de recrutement rentable, WhatsApp élimine le besoin de salons de l'emploi coûteux, de publicités imprimées et d'autres méthodes traditionnelles. Sa popularité mondiale permet aux recruteurs d'atteindre des candidats dans le monde entier, ce qui en fait un outil inestimable pour le recrutement international.

Approche conviviale et personnalisée

L'interface conviviale de WhatsApp et ses capacités de communication personnalisée en font une excellente plateforme pour favoriser des relations solides avec les candidats. Les recruteurs peuvent utiliser la messagerie individuelle et de groupe pour personnaliser leur communication, en veillant à ce que le contenu soit pertinent et engageant pour chaque candidat, améliorant ainsi l'expérience candidat et augmentant les chances d'embauches réussies.

Recrutement via WhatsApp : attention aux dérives

Si WhatsApp présente d'innombrables avantages pour le recrutement, il existe également des risques et des dérives à ne pas négliger.

L'arnaque au faux recruteur

Le plus grand danger est sans aucun doute l'augmentation des arnaques liées aux offres d'emploi. En effet, il faut bien reconnaître qu'avec la facilité d'accès et la popularité de WhatsApp, certains utilisateurs peu scrupuleux n'hésitent pas à exploiter la situation.

Dans la pratique, cela prend souvent la forme de propositions d'emploi fictives ou de demandes de paiements pour des formations ou des frais de recrutement inexistants. Il s'agit là d'un véritable piège pour les candidats non avertis.

L'aspect informel d'un message WhatsApp ne joue pas en faveur de la vigilance des candidats. Qui n'a jamais répondu à un message émanant d'un numéro inconnu, par simple curiosité ou simplement de manière hâtive ?

Dans le cadre du recrutement, c'est malheureusement du pain bénit pour les fraudeurs. Les candidats, moins enclins à vérifier la véracité de ces offres, sont parfois plus vulnérables face à ce genre de manipulation.

Comment éviter que ces dérives n'entachent la réputation de votre entreprise ?

Tout d'abord, les bonnes pratiques s'imposent. Utiliser un numéro d'entreprise vérifié est une première étape simple, mais primordiale. L'objectif étant d'ajouter une couche de sécurité et de transparence à votre processus de recrutement.

Ensuite, il devient essentiel de clarifier toute information liée au processus de recrutement. Rien de plus frustrant pour un candidat que de ne pas comprendre où il en est dans le processus, ni de se retrouver face à des demandes de paiement douteuses. Il faut par conséquent être clair sur les étapes à suivre et transparent sur ce qui est exigé d'un candidat.

Enfin, éduquer les candidats sur les risques potentiels liés à la fraude fait partie intégrante de la responsabilité du recruteur. Une petite vigilance, c'est tout ce qu'il faut pour maintenir la confiance et la sécurité dans l'utilisation de WhatsApp pour le recrutement. Après tout, un recrutement doit avant tout être une expérience positive, honnête et, bien sûr, sécurisée.

Dernières réflexions sur WhatsApp pour le recrutement

L'utilisation de WhatsApp pour recruter offre une pléthore d'avantages, allant de la communication instantanée à des processus d'embauche rentables et rationalisés.

Les points clés à retenir incluent la possibilité d'engager les candidats en temps réel et d'utiliser les fonctionnalités multimédias pour fournir des informations complètes sur les postes.

WhatsApp permet également un filtrage efficace, la messagerie automatisée et l'utilisation de codes QR et de groupes de discussion pour améliorer le processus de recrutement. Pour maximiser le potentiel de WhatsApp dans le recrutement, assurez-vous de l'intégrer à d'autres outils tels que les ATS, les CRM et les systèmes téléphoniques d'entreprise, et soyez vigilant quant aux escroqueries potentielles.

En adoptant WhatsApp comme outil de recrutement, vous pouvez améliorer l'engagement des candidats, accélérer le processus d'embauche et rester compétitif dans le paysage moderne du recrutement.

Commencez dès aujourd'hui à intégrer WhatsApp dans votre stratégie de recrutement pour constater les améliorations significatives qu'il peut apporter à vos efforts d'acquisition de talents.