Prospection téléphonique : fondamentaux et techniques à maîtriser

La prospection téléphonique est sans aucun doute l'exercice le plus difficile du métier de commercial :

• 42% des commerciaux déclarent qu'ils ont du mal à mener à bien leur prospection téléphonique selon un rapport réalisé par Hubspot
• Selon une étude reprise par l'institut américain Harvard Business Review, 48% des commerciaux sont même réticents à décrocher leur téléphone pour faire leur prospection

Les faits sont là, vos SDR et vos représentants commerciaux n'aiment pas faire de la prospection téléphonique. L'exercice est souvent considéré comme pénible et ingrat. Et pourtant, peu d'entreprises en B2B peuvent s'en passer pour décrocher des rendez-vous. Indéniablement, il est toujours le canal privilégié pour la génération de prospects dans les équipes de vente. 

En tant que responsable du développement commercial de votre entreprise, tout l'enjeu est d'apporter un maximum de confort à vos équipes dans leur prospection. Cela passe par la fourniture de fichiers de prospects ciblés et qualifiés, mais surtout par la mise à disposition de bons outils.

Naturellement, l'outil principal de la prospection téléphonique, c'est la téléphonie. Avec les systèmes modernes de VoIP, il est désormais possible de transformer votre téléphonie en véritable outil de productivité grâce à des fonctionnalités qui vont vous permettre de booster la performance de vos employés et de répondre aux questions suivantes :

"Comment mieux former mes commerciaux avec la téléphonie ? Comment gagner du temps dans les tâches chronophage de la prospection ? Comment obtenir de meilleurs taux de décroché ? Et au final comment apporter à vos équipes un maximum de confort dans cet exercice difficile ?"

Prospection téléphonique : définition simple d'un exercice difficile

La prospection téléphonique est une pratique qui reste incontournable notamment pour la vente BtoB. Les termes “téléprospection” et “phoning commercial” sont également employés pour désigner cette pratique qui consiste à mobiliser plusieurs techniques de ventes pour obtenir un rendez-vous, qualifier un prospect ou vendre un produit (surtout pour le BtoC).

Même pour un commercial chevronné, l'exercice peut s'avérer fatigant et redondant, surtout lorsqu'il s'agit du premier contact avec le client potentiel. Il est donc primordial de s'armer des bons outils pour réussir sa prospection téléphonique, mesurer ses performances, qualifier ses prospects, coacher ses commerciaux.

La campagne d'appels représente un outil important dans de nombreux secteurs, que ce soit pour entretenir une relation avec des clients, mener une campagne de prospection commerciale ou tout simplement communiquer des informations sur un événement ou une offre, par exemple. Néanmoins, il est essentiel de mettre en place une stratégie réfléchie et utiliser les bons outils afin de garantir la réussite d'une campagne d'appels.

Comment prospecter : La campagne d'appels, qu'est-ce que c'est ?

Une campagne d'appels sortants ou “campagne de phoning" désigne une campagne par laquelle des agents (commerciaux ou service client) passent des appels téléphoniques, dans un objectif marketing et commercial, et sur une cible prédéfinie. Une campagne d'appels peut être utilisée comme canal d'acquisition : téléprospection ou encore prise de rendez-vous. Mais elle peut également représenter un puissant outil pour améliorer la relation client : pour réaliser une enquête de satisfaction client ou promouvoir une offre par exemple.

Dans les prochaines lignes, nous vous ferons découvrir tous nos conseils pour mettre en place une campagne d'appels efficace, notamment dans le cadre d'une stratégie de prospection téléphonique.

Les objectifs d'une campagne d'appels dans le cadre de la prospection téléphonique

Mieux connaître votre cible

Le fait d'échanger par téléphone avec les prospects permet à vos équipes de comprendre quelles sont leurs problématiques et de mieux cibler leurs besoins. Ils auront ainsi donc plus de facilité à déceler leurs points faibles et à faire valoir la plus-value de ce qu'ils vendent. Ainsi, cela facilite l'instauration d'un climat de confiance entre votre agent et ses interlocuteurs qui ne le considéreront pas comme un simple commercial mais comme une personne en mesure de les aider.

Faire connaître votre entreprise

Le fait de parler de votre entreprise, de vos produits et/ou services vous permet évidemment de vous faire connaître. L'utilisation de la campagne d'appels dans la prospection offre à vos commerciaux l'occasion d'échanger avec des personnes qui connaissent ou non votre entreprise, et de présenter plus en détail votre marque et votre activité. C'est un vrai plus pour améliorer votre notoriété sur votre marché !

Tenir à jour votre base de données

Votre base de données est un élément essentiel dans la croissance de votre entreprise. Une campagne d'appels sortants peut également vous permettre de vous assurer de l'exactitude des informations dont vous disposez dans votre base de données et d'assurer que les coordonnées de vos contacts peuvent encore être utilisées.

Augmenter votre business avec des campagnes à fort taux de conversion

La campagne d'appels téléphoniques est un excellent moyen de générer des prospects. Contrairement à d'autres types de campagnes telles que la campagne de SMS par exemple, elle permet d'établir une réelle relation avec vos prospects et de mieux déceler leurs besoins. Cela prend bien souvent plus de temps, mais le retour sur investissement est plus élevé !

Les étapes pour une campagne d'appels efficace et productive

Définissez vos objectifs

Cela peut à première vue paraître évident, mais définir vos objectifs avant de lancer votre campagne d'appels est primordial. L'objectif est-il d'obtenir des rendez-vous ? De relancer des prospects ? De clore des contrats ? C'est à partir de ces objectifs que vous pourrez ensuite définir la stratégie à mettre en place pour une campagne d'appels sortants réussie.

Identifiez votre cible

Une fois vos objectifs clairement définis, il vous faut identifier la cible que vous souhaitez contacter. Dans le cadre d'une campagne de prospection téléphonique, vous devrez bien évidemment vous assurer que votre liste d'appels incluent des personnes potentiellement intéressées par le produit ou le service que vous proposez. Bien entendu, la réussite de votre campagne dépendra fortement de la qualité de cette liste.

Tenez à jour votre base de données

La mise à jour régulière de votre base de données est indispensable pour la croissance de votre activité. Chaque contact doit être enregistré dans votre CRM et ses coordonnées doivent bien évidemment être tenues à jour. Même si un appel n'a pas abouti à une vente, il est important d'ajouter le maximum d'informations dans la fiche de votre contact. C'est d'autant plus simple si vous utilisez un CRM connecté à votre outil de téléphonie tel que Ringover. Vos commerciaux peuvent y ajouter des tags et des notes lors de leurs appels afin de mieux suivre chaque dossier.

Travaillez votre pitch

Une fois que vous avez identifié vos objectifs et que vous avez mis en place les bons outils pour suivre vos appels, il vous faut définir votre discours. La rédaction du script et des réponses aux objections est une étape clé. Le discours évoluera dans le temps en fonction des réactions face aux objections. Des outils de coaching et de formation peuvent vous aider à adapter le discours de vos agents afin qu'ils se sentent plus à l'aise lors de leurs échanges.

Mesurez l'impact de votre campagne d'appels

Votre campagne d'appels terminée, il est important de mesurer son efficacité. Combien de rendez-vous ont été pris ? Combien de ventes ont été finalisées ? Quelles ont été les principales objections rencontrées ? Cette étape est nécessaire afin de vous permettre d'améliorer continuellement votre stratégie et lancer des campagnes d'appels toujours plus efficaces.

Ajustez continuellement votre stratégie

Considérez chaque échange comme une expérience positive ou négative, permettant de s'améliorer à l'avenir. L'idée est de réitérer ce qui a été un succès et d'éviter ce qui n'a pas fonctionné. Réévaluez vos listes de contacts, retravaillez le pitch ou utilisez des outils de coaching et de formation pour améliorer les résultats de vos agents.

Des solutions de téléphonie telles que Ringover vous permettent de coacher vos agents en temps réel grâce à des fonctionnalités telles que la double-écoute ou encore l'intervention discrète en cours d'appel. Les enregistrements des appels peuvent également être utilisés comme support de formation afin de mettre en avant les bonnes pratiques de vos meilleurs agents, au service de vos collaborateurs les moins expérimentés.

Avec Ringover, boostez votre prospection téléphonique et augmentez la productivité de vos commerciaux de plus de 50% grâce aux campagnes d'appels ! Créez des listes d'appels en quelques clics et assignez-les à vos agents ou permettez leur de créer eux-mêmes leurs listes d'appels et de passer des appels sans interruption grâce au Power Dialer. Pour en savoir plus sur ces fonctionnalités de productivité, n'hésitez pas à contacter un de nos commerciaux ou testez la solution gratuitement

Prospection téléphonique : 10 techniques pour augmenter vos prises de rendez-vous

1. Passez plus d'appels

Il n'y a pas de secret... It's a number's game! La prospection téléphonique est une histoire de volume.Le taux de transformation au téléphone est en général assez faible, voire très faible. On estime que le taux de conversion moyen se situe entre 1% et 5% pour la prise de rendez-vous en cold calling.

Cela signifie que pour obtenir un rendez-vous, il faudra passer jusqu'à 99 appels qui ne mèneront pas à grand-chose. La prospection téléphonique est une activité qui paye lorsque l'on se donne moyen d'enchaîner de très grands volumes d'appels.

C'est bien souvent la raison pour laquelle on entend souvent que le cold calling ne fonctionne pas. Si un commercial y consacre quelques heures par semaine, ou bien se réserve simplement 1h tous les jours pour tenter quelques appels, il est tout à fait normal que cela ne mène à rien. Pour obtenir des résultats, il est nécessaire de s'y consacrer pleinement en planifiant des sessions longues de plusieurs heures lors desquelles vous pourrez passer entre 50 et 100 appels d'affilée.

Astuce #1

La téléphonie cloud Ringover offre plusieurs fonctionnalités spécialement pensées pour les équipes commerciales afin de leur faire gagner du temps dans leur prospection et d'augmenter leur cadence. Avec le click-to-call, l'appel en un clic, plus besoin de composer les numéros ce qui peut vous faire économiser plusieurs heures de saisie par semaine.

2. Adoptez une organisation tayloriste

Le secret pour passer un très grand nombre d'appels est de bien s'organiser. Et pour une productivité maximale, rien de tel que de s'inspirer de la théorie du Taylorisme aussi désignée organisation scientifique du travail. En quelques mots, cela consiste en...

"une organisation rationnelle du travail qui est divisé en tâches élémentaires, simples et répétitives, confiées à des travailleurs spécialisés."En suivant ce principe, une mauvaise organisation consiste à :

• (1) Cibler une entreprise
• (2) Se renseigner sur l'entreprise pour s'assurer qu'elle rentre dans notre cible
• (3) Trouver le.s bon.s interlocuteur.s et leur contact
• (4) Se renseigner sur le contact pour avoir une accroche personnalisée et la noter
• (5) Passer l'appel
• (1) Cibler une autre entreprise
• (2)...

Une approche tayloriste signifie que l'on va diviser le travail en tâches et les exécuter de manière répétitives pour pouvoir in fine enchaîner les appels sans perdre de temps. Ce qui donne le schéma suivant :

1. Cibler 100 entreprises
2. Se renseigner sur les 100 entreprises une par une pour s'assurer qu'elles rentrent dans notre cible
3. Trouver le.s bon.s interlocuteur.s et leur contact pour les 100 entreprises
4. Se renseigner sur les contacts pour avoir une accroche personnalisée à chaque contact et la noter
5. Contacter les 100 entreprises en enchaînant les appels.

Ceci est un exemple purement fictif. Chaque entreprise doit définir l'organisation de son équipe commerciale pour structurer le temps de prospection. L'idée est que le commercial puisse enchaîner les appels par dizaines sans interruption. Nous l'avons vu plus haut, la prospection est une histoire de volume, donc il est crucial de vous organiser pour permettre à vos responsables de vente de passer un maximum d'appels en un temps imparti.

L'astuce Ringover #2 

Vous utilisez un CRM comme Salesforce, Hubspot, Zoho, Pipedrive, Sellsy ou un CRM maison ? Ringover s'intègre avec votre logiciel de relation client pour une meilleure organisation du travail et un gain de productivité considérable chez les équipes commerciales. Entre autres, ils peuvent appeler directement depuis l'interface du CRM avec le click-to-call et retrouvez toutes les informations sur le prospect au moment de l'appel avec la remontée de fiche.

3. Établissez un objectif clair et unique

Le premier appel téléphonique est la première pierre d'une longue construction qui amènera votre prospect à signer et devenir client. On peut segmenter ce chemin en plusieurs étapes clés du premier contact à la signature en passant par la démonstration et la négociation.

Lorsque vous entrez en contact pour la première fois avec un prospect à froid, vous ne devez avoir qu'une seule chose en tête : amener le prospect à la deuxième étape du parcours.

En fonction de votre stratégie commerciale, ces étapes peuvent varier et vos appels de prospection téléphonique peuvent avoir différents objectifs. Qu'est-ce que j'attends du premier appel ? Il est essentiel de vous poser cette question, d'y apporter une réponse claire et de bien la communiquer à vos équipes.

En général, le but final est la prise de rendez-vous pour une démonstration de votre solution mais pas toujours, il peut aussi s'agir d'une inscription en ligne, d'obtenir des informations sur l'entreprise, d'avoir le contact du décisionnaire, de participer à un événement, etc.

Définir l'objectif de l'appel permet de mieux manager vos équipes mais vous permettra également de définir des indicateurs précis pour mieux suivre vos performances. Pour tout savoir sur mettre en place un bon système de suivi pour son cold calling, consultez notre article : Cold Calling, 5 metrics clés pour le suivi des commerciaux

4. Perfectionnez votre argumentaire de l'accroche au closing

Il existe une multitude de méthodes et de théories sur comment construire votre script de vente au téléphone. Cette vidéo lancée par le média Les Grandes Techniques de Vente décompose ce que doit être un bon argumentaire de prospection téléphonique et reprend point par point les différentes étapes :

La prospection est une science humaine inexacte. Vous ne parviendrez donc jamais à trouver LE script de vente parfait qui convertit plus que tous les autres. Il est donc important de faire évoluer régulièrement votre argumentaire. Si votre équipe présente une certaine maturité dans le développement commercial, vous pouvez même établir plusieurs scripts de vente adaptés en fonction de la cible que vous avez au téléphone et en fonction de la tournure de l'appel.

Astuce Ringover #3

Avec le logiciel de téléphonie Ringover vous pouvez enregistrer tous vos appels. Ré-écouter vos appels est déterminant lorsque vous mettez en place un nouveau discours de vente. Cela vous permet de vous rendre compte de l'impact du discours, de la réaction des interlocuteurs, des variantes adaptées etc. Grâce à l'enregistrement des appels, vous pourrez rapidement déterminer l'efficacité de votre argumentaire de vente.

5. Rebondissez toujours sur un non pour tirer le maximum de chaque appel

Votre interlocuteur refuse de donner suite à votre appel ? Il existe là encore de nombreuses techniques de vente pour traiter et contrer les objections pour garder la maîtrise de votre appel. Malgré toutes les meilleures techniques du monde, vous tomberez très souvent sur des prospects pour lesquels votre produit de répond aucun besoin actuel. Vous avez tout de même passé du temps sur ce prospect donc ne vous arrêtez pas là ! Il y a plusieurs choses à vérifier avant de raccrocher :

• Est-ce que le prospect a le potentiel d'avoir un besoin dans le futur ?
• Est-ce que le prospect connaît des professionnels dans son réseau qui pourraient être intéressés ?
• Serait-il prêt à recommander notre solution dans son réseau ?
• Peut-il nous mettre en contact avec des interlocuteurs pertinents ?

6. Gardez une trace de TOUS vos appels

Nous l'avons bien expliqué, la prospection téléphonique est une histoire de volume et d'organisation. Il est donc crucial d'adopter une grande rigueur dans le suivi de chaque appel. Plus de 80% des ventes se font au-delà du 5ème appel. Après chaque appel, il est donc recommandé de :

1. Consigner l'appel sur la fiche contact de son CRM (si votre système de téléphonie est intégré à votre CRM, cela se fait automatiquement)
2. Annoter l'appel en précisant brièvement le contenu de l'échange
3. Planifier les prochaines étapes en se fixant des tâches (exemple : rappeler demain, envoyer le mail de suivi, envoyer de la documentation, contacter un contact tiers, obtenir un renseignement auprès de son équipe technique...)Ces étapes prennent un certain temps, mais elles rendront votre prospection jusqu'à 5 fois plus productive.

Astuce Ringover #4

Ringover propose la fonctionnalité After-call pour permettre à tous les commerciaux de prendre un temps défini après son call pour prendre ses notes et préparer son suivi. En période d'After-call, le commercial est indisponible dans le logiciel de téléphonie et ne peut ainsi pas être dérangé par un appel.

7. Miser l'intelligence collective...

Chaque appel est unique, chaque appel vous enseignera une nouvelle leçon. Les retours de terrain de la part de vos commerciaux doivent être la pièce centrale de votre stratégie.

Chaque commercial a ses astuces pour tourner un call à son avantage ou pour désamorcer une objection. Pour faire monter toute votre équipe en compétence, il est important d'inciter une culture du partage avec des sessions de feedbacks dédiées réunissant tous vos commerciaux.

C'est la raison pour laquelle votre équipe gagnera à partager un maximum leurs retours d'expérience entre eux. Des séances de brainstorming collectives régulières sont recommandées pour améliorer votre prospection.

Quelles sont les techniques qui fonctionnent ? Y a-t-il une actualité chaude qu'il est intéressant de mentionner lors des calls ? Y a-t-il un secteur d'activité en vogue ? De nouveaux terrains de prospection à explorer ? En créant une dynamique collective, vos employés se tirent vers le haut, apprennent plus vite, et votre discours commercial est davantage uniformisé pour le meilleur.

Astuce Ringover #5

Comment animer vos séances de brainstorming collectives ? Le logiciel de téléphonie Ringover vous permet de générer beaucoup de contenu d'écoute pour animer vos réunions collectives autour des sessions d'écoute des appels, soit en direct avec la fonctionnalité de double-écoute, soit avec l'enregistrement des appels.

8. Pour aller chercher la performance individuelle

Les sessions collectives de débriefing sont importantes mais la prospection est un exercice qui repose en grande partie sur la performance individuelle. Les effets de groupe dans ce type de réunion faussent aussi parfois les feedbacks : l'avis de certains prendra le pas sur ceux des autres, plusieurs personnes allant dans le même sens auront tendance à exagérer leur propos... et plus votre équipe sera large, plus il sera difficile d'animer ces sessions avec succès.

La formation et l'accompagnement individuel sont donc essentiels. Chaque entreprise a des méthodes propres à sa solution et à son marché. Un commercial expérimenté en prospection téléphonique aura donc tout autant besoin de formation et d'accompagnement qu'un SDR (Sales Developement Representative).

Il est en effet très important de débriefer les sessions de cold calling individuellement pour recueillir les ressentis du commercial par rapport aux cibles et au discours. En passant du temps sur ce qui fonctionne bien et ce qui pêche, vos commerciaux vont rapidement monter en compétence et améliorer considérablement leur taux de transformation.

Là encore, appuyez-vous sur les fonctionnalités de supervision de Ringover en vous mettant en double-écoute des appels, en utilisant le whispering ou chuchotement (qui permet de parler à votre agent lors d'un appel sans que l'interlocuteur t'entende) et en réécoutant simplement les appels.

9. Testez. Analysez. Itérez

Il existe une infinité d'approches pour vos appels de prospection. Trouver le bon discours qui convertira au maximum votre prospect cible peut prendre des mois voire des années. Vous n'y parviendrez jamais si vous n'adoptez pas une démarche d'analyse itérative.

Cette méthodologie s'inspire de la méthode Agile très en vogue ces dernières années pour la gestion de projet informatique. Le principe clé de la méthode agile est que le processus de décision n'est pas linéaire mais circulaire comme l'indique le schéma ci-dessous :

Votre stratégie de prospection commerciale doit s'inspirer de ce modèle pour s'inscrire dans une démarche d'amélioration continue :

• Testez régulièrement de nouvelles approches commerciales et techniques de vente.
• Analysez en profondeur l'efficacité des campagnes d'appels en mesurant la performance et le taux de transformation.
• Faites évoluer votre stratégie et formez vos commerciaux sur les nouvelles techniques qui fonctionnent le mieux

10. Motivez vos équipes

Nous l'avons évoqué plus haut : la prospection téléphonique est un exercice qui peut paraître compliqué pour un commercial et qui demande de l'énergie. Et qui dit énergie, dit motivation ! Pour tout ce qui concerne la motivation, nous savons que les américains excellent particulièrement dans les discours pour créer de l'émulation avec leur "motivational speech". 

Vous en trouverez des centaines sur Youtube qui vous donneront la niaque qu'il faut pour exceller en prospection téléphonique. En tapant "motivational speech for sales person", vous tomberez facilement sur celles qui se rapprochent le plus de votre état d'esprit. Mais nous avons aussi nos experts de la motivation en France, nous avons choisi donc de vous soumettre ici la vidéo de Peppersales.io avec les précieux conseils de Yannick Robert pour motiver vos équipes de vente :

Cependant, motiver ses équipes est un challenge complexe qui demandent des réflexions et des actions un peu plus profondes qu'un simple "motivational speech". La motivation des commerciaux est un sujet qui a été largement étudié et étayé, notamment au début des années 1970 avec les travaux de Deci et Ryan et leur publication sur la théorie de l'auto-détermination. En résumé, ils soulignent l'importance de 3 grands principes pour augmenter la motivation d'un commercial :

• L'autonomie : avoir de la liberté dans son organisation et la réalisation de ses objectifs
• La maîtrise : avoir les compétences nécessaires pour bien réaliser son travail et signer des contrats
• La finalité : quel est le sens derrière le développement commercial de l'entreprise ? Quelle est la vision de l'organisation ?

Ces principes théoriques donnent matière à réfléchir mais peuvent être difficile à appliquer car ils dépendent beaucoup du contexte de votre entreprise et des moyens qui sont accordés au manager de l'équipe de vente. Voici quelques idées pratiques à appliquer directement pour donner un élan de motivation aux séances de prospection. Un bon moyen de motiver son équipe de vente est de créer une dynamique collective entre vos commerciaux. Pour cela, il existe de nombreuses méthodes :

• Privilégiez les séances de cold calling en groupe : on favorise l'entraide et on dédramatise plus facilement les échecs à plusieurs.
• Créez des challenges pour gamifier et faire passer la prospection pour un jeu : vos commerciaux sont déjà incentivés aux variables mais il ne s'agit pas de ça, ajoutez des mini-challenges aux séances de prospection avec des récompenses pour augmenter leur motivation.
• Faites venir des intervenants extérieurs spécialisés dans la motivation : sportifs de haut niveau, champion olympique, ex-militaire de haut rang ou grand chef d'entreprise retraité, il existe de nombreux profils d'intervenants avec des expériences riches à partager sur la motivation, l'importance de l'effort et le prix du succès.

Quels outils pour améliorer la prospection téléphonique ?

1. Mieux former avec les outils de supervision

Le live monitoring : la double écoute et le chuchotement (whispering)

Lorsqu'un nouveau commercial arrive dans votre équipe de vente, il est important qu'il soit opérationnel le plus rapidement possible. Il faut donc l'accompagner dans ses premiers échanges avec les prospects pour suivre ses appels, voir ses réactions face aux objections, vérifier et adapter son discours.Dans ce contexte, votre téléphonie doit mettre à votre disposition deux outils clés : la double-écoute et le chuchotement (whispering).

Grâce à ces fonctionnalités vous pouvez écouter en direct tous les appels de vos commerciaux en formation et même leur chuchoter des conseils sans que le correspondant au bout du fil ne vous entende. Il est ainsi très simple de guider un commercial dans son discours, de lui murmurer en direct les bons arguments et de lui indiquer la bonne attitude à adopter.

L'enregistrement des appels pour la formation

Donner des retours sur les premiers appels du commercial est important pour qu'il progresse rapidement. Lui donner des exemples de bons appels est tout autant indispensable. Grâce à l'enregistrement des appels, vous pouvez faire réécouter et donner en exemple des appels de vos meilleurs éléments. En s'inspirant de vos commerciaux les plus expérimentés et en prenant exemple sur les appels qui convertissent, un commercial fraîchement arrivé pourra rapidement perfectionner son discours et adopter la bonne attitude.

De la même manière, vous pouvez également faire réécouter à un commercial ses propres appels pour qu'il se rende compte de ses erreurs ou encore lui repasser des appels particulièrement difficiles pour lui montrer les points de tension et les pièges à éviter.

Pour se former vite, il est essentiel de commencer rapidement à passer ses premiers appels, mais il faut aussi que les nouveaux prennent le temps de s'inspirer des appels les plus intéressants qui ont été passés dans votre équipe.

2. Optimiser son temps avec le Click2Call et l'After-Call

Une bonne prospection téléphonique est une question de volume d'appels. Bien s'organiser et optimiser son temps est donc essentiel pour augmenter ses performances. Pour cela deux fonctionnalités clés permettront à vos commerciaux de gagner du temps dans les tâches les plus chronophages de la prospection téléphonique.

Le Click2Call

Composer un numéro prend en moyenne 8 secondes, si on prend en compte les erreurs de saisie, ce temps moyen peut facilement doubler voir tripler. En tout, sur une semaine, un commercial peut perdre des heures entières à composer et à recomposer des numéros de prospects. Avec la fonctionnalité Click2Call, il est possible de composer les numéros et déclencher les appels en un seul clic depuis votre ordinateur. 

Cela parait simple, mais cet outil de productivité apporte beaucoup de confort à vos commerciaux, de perdre moins de temps pour au final augmenter leur volume d'appels. Grâce au click-to-call de Ringover, les équipes de Sellsy gagnent environ 45 secondes par appel. Découvrez leur témoignage !

L'After-Call

Une étape clé de la prospection téléphonique est la qualification des appels. Bien que souvent négligée par les commerciaux, cette étape est indispensable.

Après chaque appels, un commercial doit se donner le temps de prendre des notes sur son appel pour qualifier le contact et planifier la suite de ses interactions avec le prospect : "Le prospect est intéressé mais n'est pas le bon interlocuteur", "pas de projet pour le moment, à rappeler dans 2 semaines", "Utilise une solution concurrente mais souhaite changer l'année prochaine"...

Ces étapes représentent un temps important qui n'est pas passé en communication. Il est essentiel que le commercial ne soit pas interrompu par un autre appel pendant cette période. Avec l'after-call, un commercial qui a terminé son appel peut rendre sa ligne indisponible le temps de qualifier son appel dans le CRM. Vous pouvez paramétrer le temps de l'after-call pour maîtriser les temps de qualification nécessaires selon vos critères. Ce type de d'outil simple permet d'améliorer considérablement l'organisation générale de vos équipes au téléphone pour une prospection plus confortable, plus fluide et mieux qualifiée.

3. Personnaliser ses appels grâce l'intégration CRM

La synchronisation des contacts

Un des grands atouts de la téléphonie cloud est sa capacité à se connecter avec vos outils métiers, notamment avec votre CRM. En intégrant votre téléphonie à vos logiciels de gestion, vous bénéficiez de la synchronisation des contacts pour que votre répertoire d'entreprise soit toujours à jour avec votre CRM. Vous utilisez Salesforce, Hubspot, Pipedrive, Zoho ou Sellsy ?

La solution Ringover présente des intégrations natives pour connecter votre téléphonie à votre CRM sans interventions techniques en quelques minutes (oui nous avons chronométré !).

La remontée de fiche prospect

Avec ce type l'intégration CRM, vous bénéficiez également de la remontée de fiche prospect lorsque vous recevez un appel. Au moment de l'appel, toutes les informations du contact de votre CRM s'affichent dans votre interface. Vos commerciaux peuvent ainsi savoir avant de décrocher l'appel, qui appelle, de quelle entreprise l'appelant vient-il, où en est son projet, et quelles ont été les dernières interactions...Ainsi, les membres de votre équipe ne seront jamais surpris par l'appel d'un prospect et auront toujours un temps d'avance pour adapter leur discours et avoir une approche hyper personnalisée dans leur prospection.

Plus besoin d'aller chercher des informations dans le CRM alors que vous êtes en communication, plus d'hésitations à avoir lorsque vous devez reprendre une conversation avec un prospect existant. La remontée de fiche apporte à vos commerciaux un confort considérable dans leur prospection téléphonique.

Améliorer son taux de décrochés avec des numéros locaux

On sous-estime souvent l'importance du numéro avec lequel vous appelez. En fonction du numéro qui va s'afficher sur le téléphone de votre correspondant, vous pouvez multiplier par 5 à 10 le taux de décroché, c'est-à-dire la probabilité que le prospect réponde à l'appel.Le pire exemple est si vous appelez en numéro masqué.

Ensuite, on constate que les personnes en entreprises sont plus à même de répondre à un numéro de téléphone mobile qu'à un numéro fixe. Mieux encore : les numéros locaux. Vous augmentez considérablement vos chances d'avoir un appel réussi avec un numéro ayant un alias dans le département de la personne appelée (01, 02, 03...).

Le cas le plus évident est lorsque vous prospectez à l'international. Vous aurez peu de chances d'avoir une prospection efficace si vous appelez en Angleterre, aux États-Unis ou en Espagne avec un numéro français. Avec Ringover vous pouvez obtenir en un clic des numéros locaux fixe et mobile dans plus de 65 pays pour améliorer vos taux de décrochés et optimiser votre prospection.

Passer plus d'appels avec le Power Dialer

Si vous managez une équipe de commerciaux avec plusieurs dizaines d'agents et que vous êtes dans une logique de productivité maximale, vous pourriez être intéressé par l'outil de Power Dialer.

Le principe du Power Dialer est simple, vous allez télécharger dans votre logiciel de téléphonie une liste de numéros à contacter. Puis, un automate d'appel va composer et appeler les numéros de manière automatique, puis lorsqu'un appel est décroché, mettre directement le correspondant avec un agent disponible.

Le Power Dialer est une technologie très répandue sur les centres d'appels avec de larges plateaux téléphoniques mais peut se révéler tout à fait pertinent pour des équipes commerciales dans le cadre de la prospection téléphonique.

À lire aussi notre article Automate d'appels : les solutions au service des centres d'appels “

Analyser ses performance pour l'amélioration continue

L'amélioration continue est la clé d'une prospection téléphonique performante. Pour cela, il est essentiel de s'appuyer sur des statistiques d'appels avancées.

Qui passe le plus de temps au téléphone ? Qui passe le plus grand nombre d'appels ? Quel est le temps moyen d'un appel par commercial ? Sur quelles tranches horaires y a-t-il les meilleurs taux de décrochés ?

En obtenant des réponses à ses questions, vous pourrez facilement ajuster vos process d'appels et déterminer les points de friction et les points d'amélioration pour passer plus d'appels, mieux convertir et in fine obtenir plus de rendez-vous.

Ringover propose un tableau de bord ergonomique avec des statistiques hyper avancées sur l'activité téléphonique de vos équipes pour vous aider à améliorer en permanence les résultats de votre prospection.

Pour conclure

Ces quelques conseils vous aideront à bâtir une stratégie de prospection commerciale efficace et à mettre vos équipes commerciales dans les meilleures conditions pour décrocher des rendez-vous au téléphone.

Nous l'avons vu tout au long de notre article, votre outil de téléphonie se révèlera être votre meilleur ami pour atteindre vos objectifs de cold calling.

Si vous vous interrogez sur votre système actuel, nous vous invitons à tester gratuitement Ringover ou à prendre contact avec un expert pour découvrir toutes les fonctionnalités de productivité et de supervision qui vous aideront au quotidien.

FAQs - Prospection téléphonique

Quels sont les fondamentaux de la prospection par téléphone ?

Ci-dessous vous trouverez les piliers essentiels de la prospection téléphonique :

• Identifier ses cibles avant de commencer sa prospection téléphonique ;
• Vérifier la qualité de son fichier de prospection ;
• Centraliser ses données sur son logiciel CRM. Intégrez-y votre solution téléphonique si votre fournisseur le permet ;
• Rédiger un script téléphonique ;
• Savoir passer le barrage secrétaire ;
• La politesse et la précision dans le choix des mots ;
• Garder une trace des ses appels avec des notes.

Quelles sont les techniques de prospection téléphonique ?

Voici quelques techniques pour améliorer sa prospection téléphonique :

Les réseaux sociaux pour glaner des informations

Utilisez les réseaux sociaux pour observer ce que font vos prospects et leurs concurrents. Récupérez le maximum d'informations sur eux, les personnes décisionnaires, les participations aux événements ou webinars, etc.

Rédiger une trame d'appel efficace

Sans script d'appel, il y a peu de chance que vous perfomiez. Il est important de poser la structure de son argumentaire commercial et de travailler son approche pour séduire ses prospects. De plus, travailler votre script téléphonique vous permettra de mieux anticiper les objections de vos interlocuteurs.

Se mettre à la place du prospect

Un appel est l'occasion pour vous d'obtenir de précieuses informations, mais pour cela, vous devrez faire preuve d'empathie en laissant votre interlocuteur s'exprimer. Poser des questions en impliquant votre interlocuteur, montrez-lui que vous avez déjà obtenu des informations clés sur son secteur et faites lui part de votre expertise en lui parlant de cas concrets.

Laisser des messages vocaux percutants

Démarquez-vous de la concurrence en utilisant la dépose de messages vocaux sans faire sonner le téléphone portable de votre prospect. Cela peut être un bon moyen de le relancer, ou même d'initier un premier contact.

Toujours planifier l'action suivante

Vous avez réussi à joindre votre prospect et à échanger quelques mots avec lui, mais qu'avez-vous prévu pour la suite ? Une démo ? Un rdv ? Un nouvel appel ? L'envoi d'un email ? Avant de raccrocher, pensez à préciser à votre prospect les prochaines actions que vous mettrez en place. Cela permet de bien préparer le terrain et de montrer votre professionnalisme.

Tenir ses engagements

Ce conseil relève du bon sens, mais nul n'est à l'abri d'un oubli. Pensez à bien noter les actions prévues dans votre agenda, ou dans vos outils métier pour n'oublier aucun rendez-vous ou envoi d'informations complémentaires.

Le démarchage téléphonique est-il autorisé ?

L'ARCEP a mis en place de nouvelles règles concernant le démarchage téléphonique qui encadrent surtout les communications BtoC. Ainsi, les entreprises ne peuvent plus utiliser de numéros de portable 06 ou 07 pour démarcher des clients particuliers. L'objectif ? Lutter contre le démarchage abusif et les arnaques, notamment celles au CPF ou à la rénovation énergétique.

Comment mieux organiser sa prospection téléphonique ?

Adopter une meilleure organisation de son travail en ciblant plusieurs entreprises puis en se renseignant sur elles pour s'assurer qu'elles correspondent à sa cible. Il faudra par la suite trouver les bons interlocuteurs et se renseigner sur eux (pour avoir une accroche personnalisée) puis les contacter. Pour plus de facilité, optez pour une solution téléphonique qui s'intègre à vos outils métiers qu'il s'agisse d'outils développés en interne ou de solutions tierces.

Comment générer des leads et qualifier des prospects avec la prospection téléphonique ?

Le téléphone est un bon moyen pour le commercial qui souhaite identifier rapidement des prospects chauds. La prospection par téléphone aide à générer des leads mais se révèlera aussi très utile pour leur qualification.

Un appel de découverte vous permettra d'identifier clairement les besoins de votre interlocuteur. Votre solution de prospection téléphonique doit vous aider dans ce sens à travers des fonctionnalités telles que

• L'historisation des échanges qui permet de garder une trace de chaque interaction avec le contact.
• Les tags, ces étiquettes personnalisables que vous pouvez utiliser avec votre équipe pour catégoriser vos appels. Vous pouvez ensuite obtenir des statistiques sur ces derniers afin d'avoir une vue d'ensemble claire sur votre activité.
• L'intégration à votre CRM qui vous permet d'utiliser votre logiciel de téléphonie directement depuis votre outil métier.
• L'after call, pour assurer un meilleur suivi des appels en rajoutant des tags et des notes après chaque appel.

Quel logiciel de prospection téléphonique convient au télétravail ?

Le logiciel de prospection téléphonique Ringover est 100% cloud. En d'autres termes, vous pouvez y accéder depuis n'importe où en vous connectant à internet depuis un ordinateur ou un smartphone (Android ou iOS).

L'époque des call centers bondés et bruyants est révolue. Avec l'avènement de la téléphonie VoIP, du cloud computing et surtout la démocratisation du télétravail, vous n'êtes plus obligés de venir travailler sur site ni même d'avoir des locaux. Notre logiciel de téléprospection 100% cloud vous fait gagner en flexibilité et vous offre la possibilité de travailler où vous le désirez.

De plus, l'hébergement cloud vous permet de profiter de fonctionnalités intéressantes comme le transfert d'appels entre appareils ou Call flip qui consiste à basculer d'un appareil à l'autre (de son ordinateur vers son mobile ou inversement) en pleine communication.

Quelle solution de prospection par téléphone pour plus de rendez-vous ?

Passez plus d'appels, contactez plus de prospects et obtenez plus de rendez-vous avec un logiciel de prospection téléphonique en tirant profit des fonctionnalités telles que le Power Dialer.

Il s'agit d'un système d'assistance à la composition de numéro qui vous fait gagner du temps pendant vos campagnes d'appels. Vous pouvez créer des campagnes en important des listes .csv (jusqu'à 1000 contacts/import).

Pour vous aider dans votre prospection par téléphone, vous pouvez également utiliser le click-to-call, cette fonction qui identifie les numéros sur vos pages web ainsi que dans votre logiciel CRM et vous permet de lancer des appels en un clic. Vous vous évitez la corvée de saisir manuellement le numéro de téléphone de votre contact avant chaque appel.