Outils de recrutement : lesquels adopter pour surmonter les défis en 2025 ?

Le recrutement est une activité gratifiante, Y a-t-il quelque chose de plus satisfaisant que de savoir que vous avez aidé quelqu'un à trouver l'emploi de ses rêves et que vous avez aidé une organisation à se renforcer en même temps ?

Mais il y a une autre raison pour laquelle ce sentiment de satisfaction est si fort : chaque recruteur doit relever des tonnes de défis pour trouver le candidat idéal.

Que ce soit pour répondre aux besoins de recrutement des entreprises en expansion ou pour prendre le temps de connaître chaque candidat, les recruteurs peuvent facilement se sentir submergés par une liste de tâches qui semble interminable, d'où le recours à des outils divers et variés. 

En outre, le contexte économique a exacerbé bon nombre de ces défis et en a créé de nouveaux, contraignant les organisations à étoffer leur arsenal de recrutement.

Trouver les bons outils pour mieux recruter

Dans le tableau ci-dessous, nous listons les meilleures solutions du moment pour améliorer votre processus de recrutement. Vous remarquerez qu’il ne s’agit pas nécessairement de logiciels RH, mais d'une sélection d'outils que vous pouvez combiner selon vos besoins et objectifs.

L'utilisation des bons outils de communication et de collaboration permet aux agences de recrutement de prospérer dans un monde en mutation rapide, en profitant directement de la volatilité du marché de l'emploi que génère l'incertitude économique.

Entre les démissions de masse qui ont fait grimper le taux de turnover et la démocratisation du télétravail qui a considérablement élargi le vivier de candidats, il n'a jamais été aussi important pour les équipes RH de tirer parti des outils et ressources en ligne qui leur facilitent la tâche.

Ringover a toujours voulu aider les départements des ressources humaines à faire leur travail plus rapidement et plus efficacement. C'est pourquoi, lors de la conception de ces outils de communication et d'intelligence artificielle, nous nous sommes adressés directement aux recruteurs. Non pas pour présenter les toutes nouvelles fonctionnalités, non.

Nous avons commencé par poser une question simple : Quels sont les défis auxquels vous êtes confrontés  ? Bonne nouvelle pour les équipes RH du monde entier : nous avons trouvé les solutions à ces défis.

Découvrez quelques-uns des plus grands problèmes que nous voulons résoudre avec nos services, et comment vous pouvez utiliser la téléphonie VoIP et l'IA pour le recrutement dès aujourd'hui :

Les défis pour les recruteurs

Dans le monde concurrentiel du recrutement, embaucher et fidéliser les meilleures est une tâche ardue. Opérons un focus sur les challenges rencontrés par les équipes de recrutement. 

1. Indépendance géographique et recrutement à distance

Le recrutement était autrefois une question "locale" pour de nombreux postes. Le bouche-à-oreille et les contacts directs étaient le moteur des chasseurs de tête spécialisés dans des niches verticales au sein d'un secteur donné. Les chasseurs de tête partageaient davantage les locaux avec leurs autres collègues.

De nos jours, les interactions se déroulent principalement en ligne, offrant ainsi de nombreux avantages tant aux recruteurs qu'aux candidats : ces derniers ne sont plus limités par la localisation des postes et n'ont plus besoin de déménager pour trouver l'emploi idéal ; ils peuvent exprimer leurs besoins de manière plus précise, tandis que les recruteurs peuvent élargir considérablement leur champ d'action pour trouver la meilleure correspondance avec le poste.

Comme toujours, la constitution intelligente d'un vivier de talents dans lequel puiser et trouver des candidats qualifiés pour les clients reste la question clé pour les recruteurs, mais ce paradigme a brutalement changé avec la pandémie de 2020. 

Cependant, la montée du télétravail présente un dilemme pour les recruteurs. D'un côté, cela ouvre la possibilité d'accéder à un pool de talents plus vaste, offrant ainsi davantage d'options pour former des équipes exceptionnelles.

D'autre part, cela implique également que dénicher les talents les plus qualifiés demande un investissement supplémentaire. De surcroît, entre les disparités de fuseaux horaires, les problèmes techniques et les étapes de l'intégration, il est possible que les tracasseries administratives compliquent considérablement votre travail.

Les défis d'un processus de recrutement à distance sont réels. Voici quelques solutions qui peuvent le rendre plus fluide :

• Des numéros de téléphone locaux personnalisés 
• Prise en compte des fuseaux horaire
• Des appels vidéo fiables
• Partage d'écran sécurisé

2. La vague de démissions

Plus de 40 % des travailleurs envisageaient de changer d'emploi en 2022. Même si le phénomène semble s'estomper depuis deux ans, la “Grande Démission” représente un défi pour les recruteurs et les équipes RH qui souhaitent à la fois mieux retenir leurs meilleurs talents et trouver des postes pour les demandeurs d'emploi qui ont besoin d'une meilleure adéquation entre leur emploi et leur activité professionnelle. 

De plus, avec un tel potentiel de turnover, il se peut que cela représente beaucoup plus de travail. Les services d'appels Cloud et de VoIP peuvent aider les recruteurs à surmonter les défis de la grande démission de plusieurs façons :

• Amélioration du processus d'intégration
• 94 % des personnes interrogées
• L'enregistrement des appels
• Fonctions de chuchotement et de double écoute
• Suppression des obstacles techniques

3. Perdre du temps avec les tâches administratives

Si vous avez choisi ce métier, c'est sûrement parce que vous préférez les interactions humaines à la paperasserie. Avec Ringover, vous pouvez consacrer plus de temps aux échanges avec vos interlocuteurs et moins de temps aux tâches fastidieuses :

4. Suivre l'évolution rapide de l'entreprise

Le changement d'échelle est l'un des plus grands défis auxquels les équipes RH et les recruteurs peuvent être confrontés. Vous pensez avoir une équipe solide, puis tout à coup, un fondateur vous dit que vous avez besoin de centaines d'employés supplémentaires disponibles immédiatement. 

Un tel changement peut impacter significativement les opérations de recrutement. Les équipes doivent s'adapter rapidement au nouveau rythme dans du processus et être en mesure de gérer un volume de candidatures plus important, mais également trouver des outils efficaces pour trier les CV, et mener des entretiens d’embauche approfondis malgré les contraintes de temps.

De plus, les recruteurs doivent faire preuve d'une grande flexibilité et fournir de nouveaux efforts pour s’aligner avec les autres équipes pour s'assurer de bien suivre la stratégie globale de l’entreprise.

Les avantages de la VoIP pour le recrutement

Les spécialistes du recrutement peuvent tirer profit de technologie comme la VoIP de plusieurs manières. En effet, en transférant vos communications professionnelles vers un système basé sur la VoIP, vous bénéficierez de ses avantages :

• Suppression du besoin de trier d'innombrables CV
• Possibilité pour le recruteur de mener des entretiens et de contacter les candidats d’où qu'il se trouve
• Garantie que le recruteur peut rester joignable à tout moment via n'importe quel appareil
• Simplification du processus de sélection des candidats
• Aide à l’organisation pour le recruteur, à l'aide de notes d'appel et de tags qui peuvent se synchroniser avec le logiciel RH/ CRM
• Centralisation des conversations et information partagée avec toutes les personnes impliquées dans le processus de recrutement

Il existe de nombreux autres avantages à la VoIP dont les agences se rendront compte immédiatement, notamment :

1. Une application dédiée pour vos consultants

Les chasseurs de tête passent beaucoup de temps à parler : aux clients pour s'assurer de la bonne compréhension de leurs besoins et de leurs priorités, aux candidats pour les interroger et les pré-interviewer afin de vérifier leur adéquation et leur motivation intrinsèque, et à leurs réseaux pour "networker" au sein de leurs secteurs de prédilection. 

Les appels réalisés en extérieur peuvent, dans certains cas, entrainer une hausse de la facturation.  Fort heureusement, l'application mobile de Ringover permet de contourner cet écueil en évitant aux recruteurs de passer des appels depuis leur ligne personnelle. 

Qu'ils travaillent à domicile ou qu'ils soient en déplacement, ils peuvent s'appuyer sur les appels illimités Ringover proposés dans toutes les offres de la solution. 

Cela offre également une continuité de service pour les clients, qui disposent d'un numéro unique pour joindre leur interlocuteur où qu'il soit, pour poser rapidement des questions sur une recherche ou donner leur avis sur un entretien. 

Ainsi, vos consultants peuvent continuer à utiliser le dispositif de leur choix pour mener leurs activités au sein de l’agence, en bénéficiant de tous les avantages du BYOD, sans les risques informatiques et de sécurité associés.

Répondre à un appel sur son ordinateur de bureau, le transférer sur son téléphone portable en partant en réunion, gérer des tâches en parallèle : l'application Ringover répond en toute simplicité aux besoins de la vie quotidienne du recruteur, et veille à ce que les bons appels entrants lui parviennent grâce à diverses fonctionnalités qui facilitent l'acheminement des appels.

2. Un contrôle facile de la productivité

Si les chasseurs de tête sont généralement très motivés et ambitieux, l'art de trouver la parfaite adéquation entre les besoins des clients et les candidats a toujours été quelque peu mystérieux - notamment la façon dont les meilleurs réussissent intuitivement à signer les contrats en un temps record et à obtenir des embauches durables avec des taux de réussite supérieurs à la moyenne.

N'importe qui peut cependant souffrir d'une période de creux, et dans ce cas, l’avantage de partager un bureau est que le manager est directement informé du niveau d’effort fourni par ses équipes. 

Un recruteur qui passe son temps au téléphone et fixe des entretiens peut être soutenu et encouragé jusqu'à ce que ses efforts payent, tandis que le relâchement d’un membre de l’équipe est rapidement visible.

L'une des difficultés du travail à distance consiste à faire la différence entre ces deux situations. Heureusement, les indicateurs détaillés de Ringover offrent une meilleure visibilité sur le travail réalisé, même lorsque les résultats tardent à se faire sentir.

Grâce aux données affichées, il est facile de s'assurer que chaque consultant est sur la bonne voie.  En outre, ces indicateurs vous aident également à identifier les axes d'améliorations et les points forts. 

En combinant des mesures quantitatives avec une utilisation judicieuse des enregistrements d'appels, les managers peuvent zoomer sur les difficultés, telles qu'une faiblesse dans la négociation des packages ou l'absence de suivi sur des questions spécifiques.

Si une surveillance excessive ou un contrôle étroit peuvent décourager les individus de donner le meilleur d'eux-mêmes, il est également vrai que la responsabilité et la visibilité favorisent un engagement accru au travail, incitant ainsi chacun à donner le meilleur de soi.

Tout comme les événements sportifs professionnels ou les émissions de télévision souffrent du manque d'audience en direct, le travail à domicile peut être solitaire et démotivant. 

Ainsi, bénéficier d'une plateforme de communication partagée, où les efforts de chacun sont visibles, répond aux besoins de reconnaissance et d'appartenance de tous. 

3. L'agilité dans un monde en mutation

Il est indispensable de pouvoir adapter la taille de votre équipe en temps réel, d’ajouter vous-même de nouveaux consultants, à temps plein, à temps partiel ou sur des horaires flexibles et, d'une manière générale, de répondre rapidement à tous les besoins des clients. Un système téléphonique basé sur le cloud est donc essentiel.

Que vous ayez besoin d'augmenter le nombre de postes en quelques minutes, d'ajouter une présence locale ou de créer de nouveaux numéros d'appel entrants locaux, le système de communication d'entreprise basé sur le cloud Ringover est aussi agile que vous. 

Et la tarification transparente par utilisateur et par mois garantit non seulement l'absence de surprise dans votre facturation, mais elle évolue avec vous - du simple commerçant à la grande entreprise.

L'importance de la visioconférence pour le recrutement

Lorsque les clients cherchent à recruter des candidats qu'ils ne peuvent rencontrer en personne, les appels vidéo deviennent essentiels. C'est peut-être l'une des retombées positives de la crise de 2020 : de plus en plus de personnes et d'organisations sont désormais habituées à mener des entretiens et à conclure des affaires de cette manière.

Pour les recruteurs, l'importance de la vidéo n'a jamais été aussi grande, et le fait de pouvoir regarder à la fois les clients et les candidats dans les yeux enrichit chaque communication. 

En particulier, l'évaluation de la compatibilité potentielle entre un individu et un manager, ainsi que l'appréciation des compétences relationnelles et du caractère d'un candidat sont grandement améliorées par l'utilisation de la vidéo.

La visioconférence faisant partie de tous les plans d'appel de Ringover sans frais supplémentaire, vos consultants RH peuvent facilement profiter de ce mode de communication amélioré, en utilisant n'importe quel appareil mobile ou navigateur dont ils disposent, ce qui facilite encore plus leur travail. 

L'enregistrement et le partage des entretiens permettent de réduire les risques liés à l'embauche et de gagner du temps pour toutes les personnes concernées, et facilitent l'évaluation et l'évolution des pratiques de recrutement en matière de cohérence et de conformité.

Intégrations logicielles et recrutement

Les appels aux clients et aux candidats ne se font pas de manière anarchique, et la base de données de toute agence de recrutement est son atout numérique le plus précieux. 

Il est donc essentiel que le système téléphonique que vous utilisez soit intégré nativement à votre CRM et à votre suite logicielle de gestion des candidats, afin de garantir que :

• Les appels entrants soient acheminés vers le bon consultant, où qu'il se trouve (et quel que soit le dispositif utilisé)
• Les notes et les tags soient visibles par toutes les parties prenantes, mis à jour en temps réel, quel que soit le lieu de l'appel
• Les entretiens et les réunions fassent l'objet d'un suivi rapide, avec la possibilité de mettre en évidence les communications urgentes
• Les contrats et les devis soient systématiquement classés et accessibles de manière appropriée
• Les informations sensibles sur les employés, les négociations salariales, etc. soient accessibles en fonction des besoins
• Les leads soient attribuées de manière équitable et les réponses soient données en fonction de leur degré d’urgence et d'importance
• Les informations générales soient immédiatement accessibles sur demande
• Les clients VIP soient mis en évidence et priorisés à tout moment, sans se perdre dans un système SVI mal conçu.

Étant donné la nature confidentielle et sensible des activités de recrutement, il est essentiel que toutes ces informations soient traitées de manière centralisée et sécurisée, en conformité avec le RGPD, la législation du travail et la CNIL. 

Ainsi, vous ne pouvez pas les laisser traîner en pièce jointe d’un email ou les télécharger sur les appareils des personnes en local. 

Un logiciel de CRM centralisé et correctement sécurisé est obligatoire, et votre système téléphonique doit permettre une intégration au niveau de l'enregistrement individuel, afin de minimiser les risques de cyberattaque. 

N'oubliez pas que lorsque les personnes travaillent à leur domicile, leur attitude face au risque de sécurité de l'information peut varier, et c'est l'agence qui porte la responsabilité en tant que propriétaire et contrôleur légal des données à tout moment.

VoIP pour le recrutement : contrôle de la conformité

De la discussion des conditions d’embauche à la protection contre les risques juridiques, aucune agence de recrutement ne peut se permettre de se retrouver dans une situation floue. La négociation d'un accord adéquat jette les bases d'une collaboration longue et heureuse entre le candidat et le client à l'avenir - il est donc vital d'éviter tout malentendu ou ambiguïté.

Heureusement, Ringover permet d'enregistrer et d'archiver facilement 100 % des conversations, de sorte que tout terme ou question litigieux peut être confirmé de manière robuste, protégeant ainsi l'agence à chaque instant, quel que soit l’endroit où a lieu la conversation. 

En stockant les enregistrements en toute sécurité au sein du système téléphonique, chaque appel est marqué d'un horodatage inviolable et peut être examiné par un superviseur à tout moment.

En outre, ce superviseur peut les examiner de plus près lorsqu’il le souhaite, en écoutant directement un consultant qui pourrait être source d'inquiétude. Le mode de supervision "chuchoté" permet un feedback discret à tout consultant qui risquerait de s'éloigner des normes établies ou qui devrait rectifier une déclaration, évitant ainsi d'éventuels problèmes ultérieurs.

Et dans le pire des cas, le superviseur peut faire irruption directement dans l'appel et prendre le relais - en veillant à ce que toute fausse déclaration soit corrigée ou toute plainte évitée.

Focus sur les outils pour le recrutement

1.Ringover pour l'omnicanal

Une solution de communication omnicanale peut être très utile dans l'acquisition des candidats dans la mesure où elle permet de 'proposer une expérience de qualité au candidat quel que soit le canal utilisé pour le joindre. 

Les meilleures solutions de communication comme Ringover se distinguent par des fonctionnalités telles que le click-to-call qui permet d'appeler facilement les candidats, les campagnes d'appel, les trames d'appels de recrutement, la remontée de fiche, les journaux et tags d'appels pour assurer une collaboration de qualité pour les membres de l'équipe de recrutement. 

Des outils de formation sont également inclus, comme le chuchotement d'appel, permettant aux superviseurs de donner des conseils aux recruteurs sans être entendus par les candidats. De plus, l'enregistrement des appels facilite la conformité aux réglementations et la diffusion de meilleures pratiques.

2. Empower pour l'analyse conversationnelle

Empower est une solution d'analyse conversationnelle basée sur l'IA développée par Ringover. 

Cet outil est en mesure d'analyser le contenu des échanges entre les candidats et les recruteurs pour faciliter la prise de décision, vérifier la cohérence et la pertinence du discours ou encore extraire des informations utiles à l'aide de fonctionnalités comme les résumés et transmissions automatiques d'entretien, l'analyse d'humeur, l'identification des sujets de discussions, etc. 

Empower se distingue par sa rapidité d'exécution et la précision de ses transcriptions. La solution prend en charge 4 langues (français, espagnol, italien et anglais) et est disponible en essai gratuit. 

3. Cadence pour standardiser la phase d'acquisition

Cadence est un outil polyvalent permettant aux équipes de recrutement de standardiser leur processus d'acquisition à travers l'automatisation de séquences de contact et une fonctionnalité d'A/B testing pour identifier rapidement les meilleures pratiques et les diffuser au sein de l'équipe. 

Cadence peut également être utilisé par les équipes commerciales en charge du développement du portefeuilles de clients. 

4. PeopleGPT

Engager les talents adéquats peut représenter un investissement conséquent, alors pourquoi ne pas explorer une alternative comme PeopleGPT ?

Cette plateforme utilise l'intelligence artificielle pour simplifier la recherche de candidats, en prenant en compte des critères précis tels que la localisation, les compétences et l'expérience, le tout à partir d'un simple prompt à la manière de ChatGPT. 

Bien que PeopleGPT ne soit pas disponible en français au moment de la rédaction de cet article, l'outil reste entièrement opérationnel sur le marché francophone.

5. LinkedIn Talent Solutions

Indispensable dans la boite à outils du recruteur, LinkedIn Talent Solutions est une solution facile à prendre en main qui transforme la base de données de LinkedIn en vivier de talents. 

Vous pouvez y rechercher les profils qui correspondent le mieux aux postes ouverts. LinkedIn Talent Solutions se distingue par ses expressions régulières et sa gigantesque base de données. 

6. Zoho Recruit

Développé par Zoho, l'éditeur derrière le puissant CRM éponyme, Zoho Recruit se définit comme une plateforme d'acquisition de talents. L'outil se distingue par sa faculté à s'intégrer aux outils existants et à sa capacité à offrir une entière visibilité sur l'ensemble du parcours du candidat. 

7. Beetween

Cette solution polyvalente embarque des fonctionnalités complètes pour les équipes cherchant à développer leur marque employeur pour attirer les meilleurs profils et piloter finement chaque campagne de recrutement.  

8. Taleez

A l'instar de Beetween et Zoho Recruit, Taleez est une solution complète pour la gestion des recrutements. L'outil est compatible avec une soixantaine de jobboards pour faciliter la diffusion des offres d'emploi. Taleez se distingue par sa capacité à analyser rapidement les CV. 

9. Bullhorn

Bullhorn est un authentique ATS (Applicant Tracking System) qui vous permet de gérer vos recrutements de A à Z. Polyvalent et performant, l'outil centralise toutes les données utiles aux équipes de recrutement et s'intègre facilement avec votre système téléphonique. 

10. Factorial

Factorial est un éditeur de solutions RH réputé. Parmi ses différentes solutions, vous trouverez un ATS qui facilite grandement la gestion des candidatures et centralise toutes les données relatives aux candidats, de manière sécurisée. 

Factorial propose également des modèles de pages carrières personnalisables permettant aux candidats d'alimenter eux-même votre base de données.  

L'avenir du recrutement

L’avenir du recrutement est lié à l’émergence de nouvelles technologies. par exemple, les meilleurs logiciels de recrutement commencent à se doter de fonctionnalités basées sur l’IA pour le tri de CV, l’évaluation des compétences ou encore l’analyse des conversations, pour ne citer que ces cas d’usages.

Ces évolutions viennent s’ajouter aux changements induits par les défis évoqués précédemment. Ainsi, l’IA vient aussi mettre son grain de sel dans l’univers de la visioconférence à travers du sous-titrage en temps réel, de l’analyse de l’humeur ou même des émotions.

Les bénéfices apportés par les nouvelles technologies en téléphonie ou en IA pour le recrutement sont indéniables. Néanmoins, pour que le système de recrutement fonctionne, il est crucial de maintenir un équilibre entre l’usage des technologies et les interactions humaines : utiliser les nouvelles technologies pour les tâches à moindre valeur ajoutée, afin de se focaliser sur le développement de relations plus profondes avec les candidats.

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