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C'est un fait ! Transformer les conversations de vos réunions en textes écrits facilite le suivi et l'analyse des échanges.
Cette démarche est vitale pour les organisations et les équipes désirant conserver une trace précise de leurs conversations, que celles-ci se tiennent virtuellement ou face à face.
Avec le progrès technologique, il est désormais possible de transcrire les réunions soit manuellement, soit automatiquement grâce à des solutions utilisant l'intelligence artificielle.
Les prochaines lignes vous guideront sur les méthodes efficaces et précises pour transcrire et résumer vos réunions virtuelles.
Comment transcrire une réunion vidéo et obtenir des résumés ?
La transcription d'une réunion vidéo peut se faire de diverses manières, allant de la saisie manuelle à l'utilisation de logiciels dédiés. Vous cherchez très certainement une solution de transcription pour vous éviter la corvée du compte-rendu manuel. Alors, comment s'y prendre ?
Utilisation de logiciels de transcription automatique
L'avènement des logiciels de transcription automatique, propulsés par la reconnaissance vocale, a révolutionné la transcription des réunions.
Ces outils, capables de convertir l'audio d'une vidéo en texte avec une précision remarquable, sont de plus en plus prisés.
Avec Empower par exemple, cela est rendu possible par le biais d'une extension web du nom de Empower Recorder capable de transcrire automatiquement le contenu de vos visios avec vos collaborateurs, clients ou prospects et même les résumer. Nous y reviendrons plus loin dans cet article.
Et sur le plan technique, généralement, comment cela se passe-t-il ?
La transcription vidéo repose sur plusieurs étapes techniques. La clé est de pouvoir extraire des données exploitables à partir de l'audio :
- Capture audio et conversion du signal
- Segmentation de l'audio
- Reconnaissance automatique de la parole (ASR)
- Étape d'enrichissement sémantique
1. Capture audio et conversion du signal
La première étape consiste à convertir le son capté dans la vidéo en un flux de données numériques. Le micro, qu'il soit intégré à l'ordinateur, au smartphone ou à une webcam, enregistre les ondes sonores et les transforme en signal numérique exploitable par la machine.
2. Segmentation de l'audio
En règle générale, une fois le signal audio obtenu, un algorithme de segmentation le divise en plusieurs blocs. Dans un entretien vidéo où un commercial présente une démonstration à son prospect, cela permet de distinguer ses interventions de celles de son futur client. Cela facilite grandement le traitement des données et l'organisation du commercial, notamment pour les prochaines étapes de son processus de suivi.
3. Reconnaissance automatique de la parole (ASR)
Le cœur de la transcription repose sur des modèles de reconnaissance vocale, souvent alimentés par des réseaux dits neuronaux. Ces systèmes identifient les phonèmes (les sons de base de la langue) et cherchent leur correspondance en texte. Ces technologies se basent sur des corpus de données pour améliorer la précision des transcriptions, en particulier dans des contextes spécifiques.
4. Étape d'enrichissement sémantique
Dans certains cas, des solutions de transcription intègrent un post-traitement pour ajouter des balises sémantiques.
Par exemple, la reconnaissance d'intentions commerciales ("achat", "objection", "intérêt") peut être appliquée pour rendre la transcription plus exploitable pour des analyses ultérieures.
Empower utilise d'ailleurs un système similaire pour vous aider à repérer automatiquement certains mots-clés et thématiques dans l'ensemble des conversations de vos équipes.
C'est une bonne façon d'identifier clairement les préoccupations de vos clients et prospects échangeant avec tous vos collaborateurs.
Retrouvez par écrit le contenu de tous vos échanges vidéo
Identifiez plus rapidement les points clés de chaque réunion et améliorez votre productivité et celle de vos équipes.
Découvrir Empower
Quels sont les avantages de la transcription des réunions ?
La transcription des réunions présente plusieurs avantages clés qui peuvent booster la productivité, l'accessibilité et la gestion des informations dans une organisation. Découvrons les principaux bénéfices de cette pratique.
Productivité et Gestion du Temps
Les transcriptions offrent la possibilité de parcourir rapidement le contenu pour identifier les points essentiels, les décisions et les actions requises.
Cela économise un temps précieux par rapport au visionnage des enregistrements vidéo et maintient la dynamique de progression du projet.
La révision efficace des transcriptions réduit les retards de suivi et accélère l'exécution des tâches.
Partage des Connaissances et Continuité
Les transcriptions facilitent le partage d'informations entre les membres de l'équipe, les clients ou les parties prenantes, assurant que tous disposent des mêmes informations et peuvent contribuer aux projets en cours avec une compréhension claire des discussions passées.
Réutilisation du Contenu
Les contenus des réunions, une fois transcrits, peuvent être réutilisés dans différents formats tels que des articles de blog, de la documentation pour l'assistance clientèle, des wikis internes ou des matériels de formation.
Cela étend la durée de vie et la portée des informations partagées et maximise le retour sur l'investissement temps dans l'organisation des réunions.
En quoi une solution comme Empower peut-elle vous aider ?
Empower by Ringover, grâce à son intelligence artificielle, offre une transcription et une analyse conversationnelle qui s'avèrent précieuses dans de nombreux contextes professionnels. Découvrez comment Empower peut être un atout majeur pour votre entreprise :
Transcription des échanges entre collaborateurs
Empower transcrit automatiquement vos échanges téléphoniques et en visios. Cet outil est idéal pour les équipes réparties dans différents lieux et fuseaux horaires et les collaborateurs qui doivent rattraper une réunion manquée.
Les transcriptions permettent de générer des résumés, de dégager les points essentiels et les actions à entreprendre, favorisant ainsi une meilleure collaboration et une augmentation de la productivité.
Transcription des appels vidéo entre une équipe support et ses clients
La transcription des appels vidéo et téléphoniques par Empower simplifie l'analyse des besoins et des préoccupations des clients.
Cela aide à capturer les détails importants des interactions, à repérer les motifs récurrents, et à améliorer la qualité du service offert.
Le but est de fournir des réponses plus précises et personnalisées aux clients, ce qui augmente leur satisfaction tout en améliorant la réputation de l'entreprise.
Améliorer la formation des équipes commerciales
Les équipes commerciales profitent aussi d'Empower en transcrivant les appels vidéo avec les prospects.
Empower est en mesure d'aider les commerciaux à saisir l'essence des discussions de vente, à identifier les forces et faiblesses des présentations, et à offrir des feedbacks constructifs aux agents.
Les transcriptions aident également à analyser les tendances et préoccupations des prospects, affinant ainsi les stratégies de vente et améliorant les taux de conversion.
Autres avantages d'Empower pour vos équipes
Empower ne se limite pas à ces usages. Il propose également l'analyse des sentiments, les résumés automatiques des appels, et la traduction des conversations en plusieurs langues, dont le français, l'anglais, l'espagnol, et l'italien.
Ces fonctionnalités offrent un gain de temps considérable, améliorent la précision des interactions et assurent une cohérence dans les communications de l'entreprise.
Ce qu'il faut retenir
En conclusion, la transcription des réunions, et surtout l'usage qui en est fait, se révèle être un levier efficace pour booster la productivité, faciliter l'accessibilité et améliorer la gestion de l'information au sein des organisations.
Avec des outils innovants tels que Empower by Ringover et son extension web pour les appels vidéo, il est désormais possible de transcrire automatiquement vos échanges en visioconférence et d'analyser le contenu des discussions pour des prises de décision éclairées.
Ces technologies offrent également la possibilité d'intégrer les transcriptions directement dans vos systèmes CRM, d'améliorer l'expérience client et de renforcer l'efficacité des équipes de vente et de support. Empower s'intègre d'ailleurs aux meilleurs CRM du marché.
Saisissez l'opportunité de propulser votre entreprise vers de nouveaux sommets en essayant dès maintenant Empower ou en demandant une démonstration personnalisée tenant compte de vos spécificités.
FAQ - Transcription de réunion
Comment se fait une transcription de réunion ?
Une transcription peut être effectuée manuellement ou automatiquement. La méthode manuelle nécessite d'écouter l'enregistrement de la réunion et de retranscrire les propos : une tâche longue et susceptible d'engendrer des erreurs.
L'automatisation, quant à elle, fait de plus en plus appel à de la reconnaissance vocale pour convertir l'audio en texte, ce qui est souvent bien plus rapide.
Quels sont les types de transcription ?
Il y a divers types de transcription (manuelle) pour répondre à différents besoins. La transcription verbatim reproduit fidèlement chaque mot, incluant les répétitions et les hésitations.
La transcription éditée améliore la lisibilité en corrigeant la grammaire et l'orthographe et en éliminant le jargon.
La transcription synthétique résume les points essentiels de la réunion.
Pourquoi faire une transcription ?
Faire une transcription vidéo peut apporter des bénéfices différents selon les équipes, notamment l'équipe commerciale et l'équipe support. Voici les avantages spécifiques pour chaque usage.
Pour l'équipe commerciale :
- Analyse des échanges : La transcription permet d'examiner en détail les conversations avec les prospects. Les commerciaux peuvent identifier les points d'accroche, les objections ou les moments clés où le prospect a montré de l'intérêt, ce qui facilite l'optimisation des stratégies de vente.
- Amélioration continue : En analysant les transcriptions de plusieurs échanges, les commerciaux peuvent identifier des patterns dans leur discours ou celui des prospects. Cela permet de peaufiner le pitch, d'adapter les réponses aux objections fréquentes ou encore de repérer les questions récurrentes.
- Suivi et réactivation des prospects : Une transcription permet de garder une trace précise des engagements pris, des questions soulevées et des promesses faites. Cela garantit que chaque prospect est relancé avec des informations personnalisées, ce qui améliore l'efficacité des relances.
Pour l'équipe support :
- Traçabilité des échanges : Avoir une transcription des conversations avec les clients permet de documenter chaque demande ou problème soulevé. Cela offre un historique clair en cas de litiges ou de suivis, permettant de reprendre aisément la discussion là où elle s'était arrêtée.
- Amélioration de la qualité du support et des tendances : En analysant les transcriptions, l'équipe support peut identifier les questions ou problèmes les plus fréquents. Ces informations peuvent être utilisées pour créer des FAQ, des bases de connaissances ou pour former les agents sur des points spécifiques. Cela permet d'adopter une démarche proactive.
Comment installer Empower Recorder ?
Voici la marche à suivre pour installer Empower Recorder :
- Dans un premier temps, rendez-vous sur le Chrome Web Store via ce lien.
- Cliquez en suite sur le bouton “ajouter à chrome” afin d'installer l'extension
- L'extension s'installera, mais ne sera pas nécessairement greffée à votre barre d'extension située généralement à droite en haut de la fenêtre de votre navigateur. Pour l'épingler à cette barre, vous devrez cliquer sur l'icône en forme de pièce de puzzle et sélectionner Empower Recorder dans la liste qui s'affiche.
- Il ne vous restera plus qu'à vérifier que vous êtes bien connecté à votre compte Ringover et que vous avez accès à Empower, puis à cliquer sur l'îcone Empower Recorder, puis sur “sign-in”. Consultez notre article de support détaillé pour plus d'informations.
