8 bonnes raisons de passer votre service client à la téléphonie VOIP

Si de plus en plus de services clients font appel à des services de chat ou utilisent l’email pour répondre aux demandes de leurs clients, le téléphone reste tout de même majoritairement utilisé par les entreprises B2B et B2C. La voix est un élément clé dans la relation client, indispensable pour bâtir une relation de confiance, rassurer de potentiels acheteurs, détecter des opportunités de vente, et même récolter des suggestions d’amélioration des produits. 

Mais si son caractère indispensable ne fait pas de doute, reste encore à le mettre en œuvre. Car les solutions classiques sont coûteuses et longues à mettre en place. Depuis une vingtaine d’années, la VoIP (Voice Over IP, ou téléphonie par Internet) se développe pour proposer des solutions flexibles à moindres coûts. Quels sont les avantages d’une téléphonie dématérialisée pour votre service client ?

1. UNE TÉLÉPHONIE FACILE À DÉPLOYER

Plus besoin d’installer des serveurs de téléphonie encombrants et des câbles dans tous les sens pour équiper chaque poste. La téléphonie cloud se met en place en un instant, à l’aide d’une simple connexion wifi et d’un ordinateur. 

Et si vous souhaitez conserver un téléphone physique, vous pouvez toujours utiliser un téléphone compatible VoIP (appelé aussi téléphone SIP). Vos conseillers se connectent à l’aide de leurs identifiants habituels, et peuvent passer et recevoir leurs appels d’où qu’ils soient.

2. TOUTE LA TÉLÉPHONIE DE VOTRE SERVICE CLIENT À PRIX RÉDUIT

Dématérialiser la téléphonie de votre service client, c’est s’affranchir de la contrainte du matériel. Vos conseillers peuvent se connecter directement depuis leur ordinateur pour y recevoir et passer tous leurs appels, sans matériel supplémentaire. De plus, la téléphonie cloud permet d’appeler gratuitement par internet, sur un logiciel dédié ou via un téléphone SIP – et pour tous les autres appels, vos communications sont facturées à prix réduit.

3. VOTRE TÉLÉPHONIE GRANDIT AVEC VOTRE SERVICE CLIENT

Les services de téléphonie cloud vous permettent d’ajouter ou de retirer facilement 1, 10, 50 numéros ou utilisateurs. Tout est accessible en ligne : vous pouvez ajouter des numéros locaux et internationaux, les attribuer à vos collaborateurs, et gérer les accès dans une simple application web. 

Vous doublez vos effectifs ? Invitez simplement vos nouveaux collaborateurs et leur ligne téléphonique professionnelle sera automatiquement opérationnelle. Fini les contrats rigides et bloqués sur 2 ans, votre téléphonie s’adapte à votre service client, et non l’inverse.

4. DES FONCTIONNALITÉS DE SERVICE CLIENT POUR GÉRER AU MIEUX VOS APPELS ENTRANTS

Les services de téléphonie cloud vous offrent toutes les fonctionnalités indispensables pour la gestion de vos appels entrants. Pour router les appels après du bon service ou de la bonne personne, utilisez l’option Serveur Vocal Interactif (SVI) – tapez 1, tapez 2… Et pour gérer le flux d’appels entrants, vous pouvez mettre en place un système de file d’attente et personnaliser votre message d’accueil pour faire patienter vos interlocuteurs.

5. UN SERVICE CLIENT VIRTUEL DISPONIBLE DANS CHAQUE PAYS

Un des grands avantages de la téléphonie dématérialisée est la décorrélation entre un numéro de téléphone et un lieu physique. Vous pouvez désormais choisir des numéros locaux et internationaux, quel que soit l’emplacement véritable de votre bureau. Votre entreprise vend des produits majoritairement en Europe ? 

Choisissez un numéro de service client dans chaque pays où vous opérez afin de conserver un sentiment de proximité avec vos clients, et routez les appels vers un centre d’appel unique.

6. DES HORAIRES DE FONCTIONNEMENT POUR VOTRE SERVICE CLIENT

Votre téléphonie cloud vous permet de déterminer des horaires de fonctionnement spécifiques pour chaque numéro en fonction de vos besoins. Vous pouvez par exemple définir un numéro accessible de 8h à 20h 6 jours /7 pour vos clients réguliers, et un autre ouvert 24h/24 7 jours /7 pour vos clients Premium. Ne laissez plus les appels sonner dans le vide le soir ou le week-end ! 

Enregistrez un message d’accueil en dehors de vos horaires de fonctionnement, et garantissez votre image professionnelle en toutes circonstances.

7. INTÉGREZ VOS DONNÉES DE TÉLÉPHONIE À VOTRE LOGICIEL CRM

Les outils de téléphonie cloud permettent à vos collaborateurs d’accéder lors d’un appel à toutes les données présentes dans votre logiciel de Customer Relationship Management (CRM). Ainsi, il devient facile de compléter directement le dossier de votre client avec les nouvelles informations que vous récoltez. 

Vos données sont précieuses ! Grâce aux intégrations spécifiques ou à l’aide d’une API, vous conservez l’intégralité des interactions avec vos clients : historique d’appel, dernières commandes, éventuels questionnaires de satisfaction…

8. SUIVEZ LA PERFORMANCE DE VOTRE SERVICE CLIENT

La satisfaction de vos clients est un indicateur de performance clé pour votre service client. Avec une téléphonie dématérialisée, vous pouvez suivre l’activité de votre centre d’appel et de vos employés. Nombres d’appel, temps passé par appel, heures de pointe, origine des appels...

Monitorez directement les indicateurs qui permettent de mesurer la performance de votre centre d’appel et l’efficacité de vos agents à répondre au mieux aux demandes de vos clients. Ces indicateurs vous permettrons de mettre en place des mesures (formations, processus, outils…) pour aider vos employés au quotidien, et améliorer la satisfaction de vos clients. 

Pour découvrir comment une solution de téléphonie cloud telle que Ringover pourrait améliorer la performance de votre service client, contactez-nous au 01 84 800 800 ou cliquez ici :Découvrez Ringover