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Les vacances ne riment pas toujours avec la déconnexion. En effet, 71% des Français continuent de répondre à leurs mails et appels professionnels pendant leurs congés.
Pour une majorité, il s'agit d'une réelle nécessité pour assurer un retour serein au bureau, tandis que pour d'autres, ce lien continu avec le travail s'avère être dérangeant.
Que votre entreprise ferme totalement durant les vacances ou qu'elle maintienne son activité avec un effectif réduit, la gestion de vos appels professionnels pendant les vacances est primordiale.
De même, que vous fassiez partie de ceux qui ne sont pas dérangés par le fait d'être en contact avec le travail même pendant les congés, ou de ceux qui préfèrent se déconnecter du boulot, sachez que Ringover répond à toutes vos attentes.
A travers cet article, nous vous donnerons tous nos conseils pour assurer une bonne gestion de vos appels professionnels, que votre entreprise stoppe son activité ou qu'elle maintienne son activité.
Votre entreprise ferme : comment gérer les appels pros ?
1 - Mettez à jour votre standard téléphonique
Il est important que vos appelants soient mis au courant que votre société est fermée. Et pour cela, il vous faudra créer une annonce vocale indiquant la fermeture de votre entreprise.
Précisez-leur alors la manière dont ils doivent procéder pour avoir un renseignement, un conseil où s'ils souhaitent faire un retour sur un service ou un produit.
Vous pouvez également mettre en place un répondeur et assurer à vos appelants que vous les rappellerez et prendrez connaissance de leurs demandes dès votre retour.
Bien sûr, indiquez leur également la date de réouverture de votre entreprise. Enfin, pensez à amener un peu de positivité dans votre message d'accueil téléphonique, et rappelez à vos appelants que vous ne les oubliez pas en leur souhaitant de bonnes vacances !
L'important est qu'ils ne se sentent pas abandonnés, livrés à eux mêmes lorsque vous n'êtes pas en mesure de prendre en charge leur demande immédiatement.
Exemple n°1 - annonce vocale pour fermeture pendant les vacances
“Chers clients, nous souhaitons vous informer que [nom de votre Entreprise] sera fermé(e) du [date de début] au [date de fin] en raison des vacances. Nous reprendrons nos activités le [date de réouverture].
Nous vous remercions de votre compréhension et nous nous réjouissons de vous servir à notre retour. Passez de bonnes vacances !"
Exemple n°2 - message de répondeur pour fermeture
Cher client, vous êtes bien chez [nom de l'entreprise]. Nous sommes actuellement fermés pour les vacances, du [date de début] au [date de fin]. Veuillez nous laisser un message après le bip sonore, et nous vous rappellerons dès notre retour. Merci et passez d'excellentes vacances
Exemple n°3 - annonce vocale pour fermeture
Vous êtes en relation, avec [Nom de la société], nos services sont actuellement fermés. Nous vous invitons à renouveler votre appel à partir de [date]. Nous serons ouverts aux horaires habituels de [horaire d'ouverture] à [horaire de fermeture]. D'ici-là, nous vous souhaitons une excellente journée. Merci et à bientôt.
2 - Faites appel à un service d'astreinte téléphonique
Dans le cas où le traitement de vos appels entrants est indispensable pour votre entreprise, faire appel à une société pour la mise en place d'une astreinte téléphonique s'avère être une bonne idée. Celle-ci vous permettra d'offrir à vos appelants un meilleur service client et de pouvoir leur apporter des réponses 24h/24 et 7j/7.
Celle-ci permettra à vos appelants de trouver les réponses à des demandes un peu plus complexes que celles auxquelles ils peuvent trouver des solutions via un standard vocal avec des options en self-service (enregistrement de commande par téléphone ou prise de rendez-vous par exemple).
Cela s'avère très utile, notamment lorsque l'on sait que la majorité des consommateurs considèrent que répondre à leur demande immédiatement augmente leur fidélité.
Votre entreprise reste ouverte mais vous souhaitez vous déconnecter
1 - Anticipez les congés de vos équipes
Avant de penser aux différents processus que vous pourriez mettre en place pour assurer la continuité de votre activité durant les vacances, pensez à anticiper les indisponibilités de vos employés quelques semaines, voire quelques mois en avance.
Renseignez-vous auprès de chacun des membres de vos équipes sur la durée et des dates des congés qu’ils souhaitent prendre. Demandez-leur également de s’organiser entre eux de manière à ce qu’il y ait toujours quelqu’un de disponible.
Enfin, rappelez-leur d’informer leurs contacts de leur absence et de leur date de retour, par mail ou via l’annonce vocale de leur répondeur personnel.
Pensez à organiser une réunion avec vos salariés pour faire un bilan sur les dossiers en cours et anticiper tout éventuel problème en l'absence d'un collaborateur.
2 - Mettez à jour votre SVI et la réception des appels
Vos effectifs étant réduits, vous pouvez paramétrer la distribution des appels de manière à rediriger vos appels en fonction des équipes présentes au bureau.
En effet, l’utilisation d’une solution de téléphonie simple et ergonomique vous permettra de configurer le routage de vos appels en quelques clics et de pouvoir paramétrer très simplement la distribution des appels en fonction de la disponibilité de vos agents. Ainsi, vous ne perdez pas de longues heures à repenser l’intégralité de votre menu vocal !
Vous faites partie de ceux qui veulent rester joignable en cas d’urgence
Vous souhaitez garder un œil sur l’activité de votre entreprise lors de vos congés ?
Grâce à Ringover, vous avez accès à de nombreuses fonctionnalités qui vous permettent de suivre l’activité de votre entreprise tout en gardant un temps pour profiter de vos vacances.
Paramétrez votre planning de réception des appels ou vos renvois de manière à ne pas être dérangé au mauvais moment tout en continuant de recevoir les appels selon des horaires prédéfinies. Configurez votre compte afin de recevoir une notification par e-mail lors d’un appel manqué ou d’un message vocal laissé sur votre répondeur.
Dans le cas où vous ne souhaitez rester disponible que pour certains contacts en particulier (pour le suivi d’un dossier important, par exemple), vous pouvez paramétrer votre compte de manière à n’être notifié que lorsque ces contacts prioritaires tentent de vous joindre.
Gérez facilement vos fermetures et permanences
Vous l’aurez compris, l’accueil téléphonique ne se limite plus au premier contact d’un client avec votre entreprise. Il vous faut assurer la satisfaction de vos clients tout au long de leur parcours d’achat, et à tout moment.
A travers les nombreuses fonctionnalités offertes par Ringover, la gestion de votre téléphonie pendant vos périodes de congés est simplifiée !
Gérez les horaires d’ouvertures de votre standard téléphonique, configurez le routage de vos appels et personnalisez en quelques clics le message d’accueil de votre standard vocal afin d’assurer le meilleur service à vos appelants, même pendant vos congés !
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à demander une démonstration de la solution auprès d’un commercial. Vous pouvez également tester gratuitement Ringover pendant 7 jours ! Alors, qu’attendez-vous ?
