Suivi des ventes : guide et outils pour le réussir

La finalité du suivi des ventes est d'améliorer l'expérience d'achat et de favoriser la conversion des prospects en clients.  Dans cet article, nous vous montrerons l'essence du suivi des ventes, nous vous expliquerons pourquoi il est essentiel pour la croissance de votre entreprise, comment le mettre en pratique de manière efficace et les étapes pour garantir son efficacité dans le temps et réussir la conclusion des ventes.  

Nous partagerons également des conseils et des outils utiles pour améliorer votre processus de suivi des ventes et, ainsi, augmenter vos bénéfices. 

Tableau des meilleurs logiciels de suivi de ventes

Liste des meilleurs logiciels de suivi de ventes

1. Bitrix24

Bitrix24 est une plateforme complète de gestion d'entreprise, incluant un CRM puissant et divers outils de collaboration. Conçu pour répondre aux besoins des petites et moyennes entreprises, Bitrix24 offre une solution intégrée pour la gestion des ventes, la communication interne, et la gestion de projets.

Caractéristiques principales :

• CRM intégré : Permet de gérer les contacts, les leads, les transactions et les factures. Le CRM de Bitrix24 propose des pipelines personnalisables pour suivre les prospects tout au long du processus de vente.
• Automatisation des ventes : Bitrix24 permet d'automatiser les tâches répétitives comme l'envoi d'e-mails de suivi, la création de tâches et la gestion des rappels, ce qui augmente l'efficacité de l'équipe de vente.
• Gestion des leads : Les leads peuvent être capturés via divers canaux (formulaires en ligne, e-mails, appels téléphoniques) et gérés centralement pour un suivi efficace.
• Outils de communication : Intégration des appels téléphoniques, des chats en ligne, des vidéoconférences, et des réseaux sociaux pour une communication fluide avec les clients et entre les membres de l'équipe.
• Rapports et analyses : Génération de rapports détaillés sur les performances des ventes, les prévisions et les analyses des activités commerciales.

Avantages :

• Solution tout-en-un avec CRM, gestion de projet, et outils de communication.
• Interface utilisateur intuitive et personnalisable.
• Intégration facile avec d'autres outils et plateformes.
• Version gratuite plutôt intéressante

2. Pipedrive

Pipedrive est un CRM de vente visuel et intuitif, conçu pour aider les équipes commerciales à gérer et à visualiser leurs pipelines de vente. Il est particulièrement adapté aux petites et moyennes entreprises cherchant à simplifier et à améliorer leur processus de vente.

Caractéristiques principales :

• Pipeline de vente visuel : Interface drag-and-drop pour gérer les deals à chaque étape du processus de vente, offrant une vue d'ensemble claire et concise.
• Automatisation des tâches : Automatise les tâches répétitives comme les suivis par e-mail, la programmation des appels et la mise à jour des statuts des deals.
• Suivi des activités : Permet de suivre toutes les interactions avec les prospects et les clients, incluant les appels, les e-mails et les réunions.
• Rapports et prévisions : Génère des rapports détaillés sur les performances de vente, les prévisions de revenus, et les analyses d'activité.
• Intégrations : S'intègre facilement avec de nombreux outils tiers tels que Mailchimp, Trello, Zapier et Google Apps.

Avantages :

• Interface utilisateur intuitive et facile à utiliser.
• Excellent pour visualiser et gérer les pipelines de vente.
• Grande flexibilité avec les intégrations tierces.

3. NetSuite CRM

NetSuite CRM est une solution complète de gestion de la relation client intégrée au système ERP de NetSuite, idéale pour les entreprises de taille moyenne à grande cherchant une solution robuste et évolutive pour gérer leurs ventes, leur service client, et leur marketing.

Caractéristiques principales :

• Gestion des leads et des opportunités : Capture et gère les leads tout au long du cycle de vente, avec des outils pour le scoring et la qualification des leads.
• Automatisation des ventes : Automatise les processus de vente, y compris la gestion des devis, les prévisions de ventes et le traitement des commandes.
• Service client et support : Inclut des outils de gestion des cas, un centre d'appel intégré et une base de connaissances pour améliorer le service client.
• Analyses et reporting avancés : Fournit des tableaux de bord personnalisables et des rapports détaillés sur les performances des ventes, les tendances et les prévisions.
• Intégration ERP : Intégration native avec les modules ERP de NetSuite pour une gestion cohérente des opérations financières, des inventaires et des ressources humaines.

Avantages :

• Solution complète et intégrée avec ERP pour une gestion globale de l'entreprise.
• Capacité à évoluer avec les besoins de l'entreprise.
• Outils de reporting et d'analyse puissants.

4. Zendesk Sell

Zendesk Sell (anciennement Base CRM) est une solution CRM conçue pour optimiser la productivité des équipes de vente en simplifiant le processus de gestion des leads, des opportunités et des clients. Il est particulièrement apprécié pour son intégration fluide avec les autres produits Zendesk, offrant une expérience unifiée pour la gestion des ventes et du service client.

Caractéristiques principales :

• Gestion des leads et des deals : Permet de capturer et de suivre les leads, de gérer les opportunités de vente et de visualiser les pipelines de vente.
• Automatisation des ventes : Automatise les tâches répétitives et les workflows, incluant les suivis, les rappels et les notifications.
• Intégration omnicanal : Intégration avec les e-mails, les appels, les messages et les réseaux sociaux pour un suivi complet des interactions clients.
• Analyses et rapports : Outils d'analyse pour mesurer les performances de vente, suivre les KPI et générer des rapports personnalisés.
• Applications mobiles : Application mobile robuste permettant aux équipes de vente de gérer leurs activités en déplacement.

Avantages :

• Interface utilisateur moderne et facile à utiliser.
• Intégration native avec les autres produits Zendesk pour une gestion complète du service client.
• Bonne solution pour les équipes de vente mobiles avec une application mobile performante.

5. Monday.com

Monday.com est une plateforme de gestion de travail flexible qui, bien qu'initialement conçue pour la gestion de projets, offre des fonctionnalités puissantes pour le suivi des ventes. Elle permet aux équipes commerciales de personnaliser leur workflow et de collaborer efficacement.

Caractéristiques principales :

• Tableaux visuels : Utilisation de tableaux hautement personnalisables pour suivre les leads, les opportunités et les clients tout au long du cycle de vente.
• Automatisation des workflows : Permet d'automatiser les tâches répétitives telles que les rappels, les notifications et les mises à jour de statuts.
• Suivi des interactions : Centralisation de toutes les communications et interactions avec les clients pour une gestion efficace des relations.
• Rapports et analyses : Outils d'analyse pour suivre les performances de vente, les prévisions et les KPI.
• Intégrations tierces : Intégration avec divers outils tiers comme Slack, Gmail, Zoom, et plus pour une collaboration et une gestion de vente fluides.

Avantages :

• Hautement personnalisable pour répondre aux besoins spécifiques des équipes commerciales.
• Interface utilisateur intuitive et visuelle.
• Grande flexibilité avec de nombreuses intégrations tierces.

Qu'est-ce que le suivi des ventes ?

Le suivi des ventes est une technique de gestion cruciale qui permet aux entreprises d'évaluer et d'améliorer leur processus de vente. Cette stratégie implique un suivi continu, une analyse et une surveillance des données de ventes, fournissant une vision exhaustive et détaillée des performances de votre équipe de vente.

Définition et composants clés

Le suivi des ventes est le processus de surveillance et d'évaluation de l'avancement d'une vente, d'une prospection commerciale, depuis le premier contact avec un client potentiel jusqu'à la conclusion de la vente et au-delà. C'est un outil clé dans la gestion commerciale qui permet aux entreprises d'évaluer et d'optimiser leur processus de vente. Pendant ce suivi, une analyse détaillée de chaque étape du processus de vente est réalisée et des indicateurs sont utilisés pour mesurer la réalisation des objectifs et prendre des décisions basées sur les informations collectées.

Il est important de réaliser un suivi des ventes efficace pour visualiser le retour sur investissement de chaque stratégie mise en place et s'assurer de disposer de KPI primaires et secondaires pour couvrir tous les aspects du suivi des ventes.

Parmi les composants fondamentaux du suivi des ventes, on trouve :

• Les clients potentiels ou leads, individus montrant un intérêt pour le produit ou service proposé.
• Les contacts ou prospects, clients potentiels ayant fourni leurs informations de contact et ayant donné leur permission pour être abordés.
• Les opportunités ou deals, contacts ayant montré une intention claire d'achat et qualifiés pour cela.
• Les clôtures, opportunités transformées en clients effectifs après un achat.
• Les clients ou customers, personnes ayant acheté le produit ou service et pouvant générer des achats répétés ou des références.

Différence entre suivi des ventes et gestion des ventes

Bien qu'étroitement liés, le suivi des ventes et la gestion des ventes ne sont pas identiques. La gestion des ventes englobe l'ensemble des opérations effectuées pour coordonner, organiser, diriger et superviser le flux des ventes d'une entreprise.

La gestion des ventes s'occupe de définir les objectifs de ventes, d'allouer les ressources, de sélectionner et de former l'équipe de vente, d'évaluer leurs performances et de motiver les vendeurs.

En revanche, le suivi des ventes est une fonction spécifique au sein de la gestion des ventes, centrée sur l'analyse et le suivi des informations de ventes. Cette activité soutient la gestion des ventes dans la prise de décisions informées, l'identification des domaines à améliorer, la résolution des problèmes et l'optimisation du processus de vente.

Pourquoi un suivi efficace est crucial ?

Réaliser un suivi des ventes efficace est essentiel, car non seulement il permet de superviser et d'analyser de près votre processus de vente, mais il apporte également des avantages significatifs pouvant booster la croissance de votre entreprise. Voici deux grands avantages de la mise en œuvre d'un suivi des ventes réussi.

Amélioration de la relation client

Le suivi des ventes permet de comprendre profondément vos clients potentiels et leurs besoins, ce qui facilite la fourniture d'un service personnalisé et adapté à leurs attentes. Cela contribue à construire la confiance et la satisfaction des clients, augmentant ainsi les probabilités qu'ils deviennent des acheteurs fidèles.

De plus, grâce à une communication constante et efficace avec vos clients, vous pouvez anticiper et résoudre leurs préoccupations à temps, ajoutant de la valeur à votre offre. Cette stratégie non seulement vous aide à vous démarquer de la concurrence, mais renforce également vos relations avec les clients à long terme.

Optimisation du cycle de vente

Un suivi des ventes bien exécuté permet de perfectionner le cycle de vente, c'est-à-dire de réduire le temps entre le moment où un prospect montre de l'intérêt pour votre produit ou service et celui où il conclut l'achat. En identifiant les phases nécessitant plus d'attention, les défis rencontrés par vos clients et les domaines à améliorer dans votre processus de vente, vous pouvez affiner vos stratégies, automatiser les processus et dynamiser le cycle de vente. Cela se traduit par une augmentation des revenus et une diminution des coûts opérationnels.

Comment mettre en œuvre un suivi des ventes réussi

Vous connaissez maintenant l'importance du suivi des ventes pour le succès de votre entreprise. Mais comment le mettre en pratique de manière efficace au sein de votre équipe ? Voici trois éléments clés pour y parvenir.

Choisir le bon outil

Pour un suivi des ventes efficace, il est essentiel de disposer d'un outil permettant de gérer les données de vos clients, contacts, opportunités et clôtures de manière organisée. Vous avez besoin d'une plateforme facilitant l'accès aux informations, l'analyse des résultats et l'automatisation des tâches, comme le font les outils CRM.

Un CRM est vital pour gérer le cycle de vente complet, du premier contact à la fidélisation. Il permet d'enregistrer et de mettre à jour les informations des clients, de gérer les activités de votre équipe de vente, d'envoyer des devis et des factures, de réaliser des suivis par e-mail et de générer des rapports détaillés, entre autres fonctions.

Il existe une large variété de CRM disponibles, chacun avec des caractéristiques et des prix différents. L'important est d'en choisir un qui s'adapte parfaitement aux besoins et aux objectifs de votre entreprise. Certains des CRM les plus utilisés sont Salesforce, HubSpot, Zoho et Pipedrive.

Non seulement un CRM compétent est nécessaire, mais il est également indispensable de l'associer à d'autres outils comme votre plateforme de communication. Ringover par exemple, vous soutient dans l'application de votre suivi de ventes en vous renseignant sur l'ensemble des appels effectués par vous et votre équipe. En l'intégrant à votre CRM, vous bénéficierez de fonctionnalités importante pour le suivi :

• Synchronisation des contacts et historique des échanges entre le CRM et Ringover
• La remontée de fiche client
• Le click-to-call

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Développer un processus clair

Définir un processus clair et standardisé pour votre équipe de vente est une autre clé pour un suivi des ventes réussi. Cela doit inclure les phases du cycle de vente, les critères pour qualifier les clients, les actions de suivi spécifiques et les indicateurs pour mesurer et évaluer les performances.

Un processus de vente défini aide à avoir une compréhension complète de l'entonnoir de vente, à identifier les opportunités et les défis, et à améliorer l'efficacité et la productivité de votre équipe. Considérez ces étapes lors du développement de votre processus de vente :

• Analyse de votre marché, public cible et proposition de valeur.
• Définition des étapes du cycle de vente, de la captation à la fidélisation.
• Établissement de critères pour qualifier les clients potentiels.
• Conception d'actions et de messages de suivi personnalisés.
• Fixation des temps et fréquences de suivi adaptés à vos clients.
• Sélection d'indicateurs pour évaluer les résultats du suivi.

Formation et adoption par l'équipe

Enfin, former et motiver votre équipe de vente à adopter et utiliser correctement le système de suivi est fondamental. Il est inutile de disposer d'outils et de processus si votre équipe ne les comprend pas, ne les accepte pas ou ne les applique pas correctement.

Pour garantir une adoption réussie par votre équipe, suivez ces étapes :

• Expliquez les avantages du système de suivi tant pour l'entreprise que pour l'équipe.
• Montrez comment utiliser l'outil et le processus de suivi, en résolvant les doutes et les problèmes qui surgissent.
• Établissez des objectifs clairs et réalistes, et reconnaissez les réussites de l'équipe.
• Surveillez l'utilisation du système et offrez des retours et un soutien constants.

En mettant en œuvre ces recommandations, vous créerez un système de suivi des ventes efficace qui contribuera à l'augmentation de vos ventes et à la fidélisation de vos clients.

Conclusion : Assurer le succès à long terme

Le suivi des ventes est crucial pour prospérer dans le monde des affaires. En contrôlant et analysant chaque étape de la vente, les entreprises peuvent améliorer l'expérience client et augmenter les conversions. L'utilisation de logiciels comme Bitrix24, Pipedrive, NetSuite CRM, Zendesk Sell, et Monday.com facilite ce suivi en offrant des outils puissants pour la gestion des leads, l'automatisation des tâches, et l'analyse des performances. En intégrant des solutions de communication comme Ringover, les équipes de vente peuvent optimiser les interactions client et augmenter leur productivité. Pour en savoir plus, n'hésitez pas à demander une démo ou à essayer directement Ringover.