Sommaire
Lors de déplacements professionnels, comme des voyages d'affaires ou des missions sur le terrain, rester joignable est essentiel pour assurer une bonne continuité de service. Ces déplacements peuvent complexifier la gestion de votre téléphonie, surtout en utilisant votre véhicule ou les transports publics.
La téléphonie en déplacement n'est pas seulement une question de coûts. Sécurité, productivité et qualité du service client sont aussi en jeu. Comment assurer cette continuité des communications et ne manquer aucune opportunité ? Nous répondrons à cette question dans les lignes qui suivent.
Joignabilité : Les défis de la téléphonie en dehors du bureau
👉Les problèmes de réseau et de couverture
Travailler en déplacement ou en télétravail présente des défis uniques, notamment en ce qui concerne la connectivité, et ce, même en utilisant la téléphonie cloud.
Les collaborateurs peuvent se heurter à des problèmes de réseau dans des lieux tels que les hôtels, les aéroports, les trains, ou autres zones mal couvertes, entraînant des appels interrompus et des connexions instables.
Ces problèmes nuisent à la productivité en causant des retards et des erreurs. Les obstacles comme les murs épais ou les structures métalliques peuvent diminuer la qualité des signaux wifi ou des données mobiles.
Lorsqu'ils sont confrontés à ces problèmes, les collaborateurs n'ont d'autres choix que de basculer sur de la téléphonie mobile cellulaire. Ainsi, l'essentiel (communiquer) est assuré, mais qu'en est-il de la centralisation des données téléphoniques et du suivi d'activité ? Rendez-vous directement dans la section "Les Conseils de Ringover" depuis le sommaire de cet article pour découvrir comment résoudre ce problème.
👉La gestion des appels entrants et manqués
Assurer une gestion efficace des appels entrants et manqués est essentiel pour les travailleurs mobiles ou en télétravail. Il est important de mettre en place des redirections d'appels bien organisées pour que les contacts atteignent rapidement la bonne personne.
Cela inclut de régler des délais de sonnerie précis et d'utiliser des indicateurs de disponibilité pour minimiser les interruptions.
Adopter des procédures pour la gestion des appels, comme rediriger l'appel vers un autre service, prendre des messages, ou programmer des rappels, est essentiel pour maintenir une communication fluide.
👉Le manque de visibilité sur l'activité téléphonique
Nous l'évoquions plus haut, le suivi de l'activité téléphonique peut être complexe pour les équipes en déplacement ou en télétravail, menant à des retards dans les réponses et à des malentendus.
Utiliser des outils de gestion des appels offrant une vue d'ensemble claire sur les communications peut aider à surmonter ce défi et à renforcer la coordination au sein de l'équipe.
👉Accessibilité et séparation entre vie pro et perso
Il est important de maintenir une distinction entre les sphères professionnelle et personnelle, surtout en utilisant un téléphone personnel pour le travail. Les employés doivent pouvoir gérer leurs appels professionnels sans empiéter sur leur vie privée, en établissant des protocoles de communication sécurisés et en respectant les horaires de travail.
Les entreprises doivent, de leur côté, définir des politiques claires pour l'usage du téléphone en dehors des heures de travail, afin de préserver la santé et le bien-être de leurs employés tout en respectant leurs engagements professionnels.
Les conseils de Ringover pour rester joignable sans nuire à votre productivité
1. Passer des appels en qualité optimale grâce au Call Assist !
Kézako ? Comme évoqué précédemment, il peut s'avérer compliqué de rester joignable ou de profiter d'une qualité optimale si le débit de la connexion internet n'est pas au rendez-vous. Il existe pourtant un moyen de s'affranchir de cette contrainte.
En effet, vous pouvez profiter d'une bonne qualité d'appel, en basculant sur votre réseau cellulaire, tout en centralisant vos communications. Cela est rendu possible grâce à la fonctionnalité Call Assist de Ringover.
Elle permet tout simplement de basculer sur le réseau cellulaire lorsque votre connexion internet (données mobiles ou Wi-FI) ne le permet pas. Ainsi, vous n'êtes plus dépendant d'Internet lors de vos déplacements !
Précisons que cette fonctionnalité exclusive est incluse dans tous les plans Ringover.
2. Passer à l'e-SIM
Vous n'êtes pas sans savoir que les réglementations actuelles imposent que les numéros mobiles soient liés à une personne physique, ce qui complique leur utilisation sur un terminal sans SIM.
Avec l'e-SIM de Ringover, vous avez l'assurance de rester en conformité en passant des appels directement depuis le dialer de votre smartphone, sans avoir besoin d'une application tierce. Ces appels seront automatiquement consignés dans l'application Ringover que vous pourrez consulter une fois de retour devant votre PC, au bureau ou en télétravail.
Disponible en tant qu'add-on payant, cette option vous permet de centraliser toutes vos activités téléphoniques dans l'application Ringover, sans avoir à l'utiliser pour passer vos appels.
3. Sécuriser ses communications et l'accès aux informations de ses contacts
Ringover propose des solutions avancées pour rester joignable partout, tout en sécurisant vos communications et en garantissant la continuité de votre service.
Avec ses applications Web et Mobile, connectez-vous depuis n'importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette) en utilisant votre numéro professionnel. La synchronisation des contacts et de l'historique des appels entre appareils assure que vous ne perdez aucune information vitale, même en déplacement.
Ringover s'intègre également avec les outils de gestion de la relation client (CRM) et d'autres logiciels de gestion de projet, centralisant vos communications et simplifiant la gestion des tâches.
Cette intégration permet un suivi efficace des interactions clients, une coordination des projets et une gestion des flux de travail optimisée, boostant ainsi la productivité de vos équipes.
4. Bien acheminer et transférer ses appels
Une configuration adéquate de votre standard téléphonique virtuel est essentielle. Une bonne solution de téléphonie d'entreprise vous permet de mettre en place des routages d'appels intelligents, le transfert d'appels et des messageries vocales personnalisées.
Ces options dirigent les appelants vers le collaborateur ou le service approprié selon des règles prédéfinies, assurant une gestion rapide et efficace des appels.
À noter que l'application mobile de Ringover vous permet aussi de gérer facilement le transfert des appels entrants vers d'autres numéros de téléphone Ringover.
5. Centraliser ses communications
Centraliser ses communications est essentiel pour maintenir une gestion efficace des appels et des interactions client. Un système téléphonique avancé permet de gérer les appels, les SMS, les appels vidéo, les emails et les messages vocaux depuis une seule plateforme. Ringover offre cette possibilité par le biais de son add-on ominicanal.
Cette centralisation simplifie la gestion des tâches et améliore la productivité des équipes en réduisant les temps de recherche et de coordination.
6. Planifier des créneaux de disponibilité
Planifier des créneaux de disponibilité est essentiel pour être sûr que les appels sont gérés de manière efficace.
Avec Ringover, vous pouvez très facilement gérer les horaires d'ouverture et de fermeture, ainsi que les disponibilités des collaborateurs depuis l'interface de configuration.
Vous avez aussi la possibilité de configurer des règles pour rediriger les appels en fonction des heures de travail et des statuts de disponibilité des équipes.
7. Créer des messages d'absence clairs et professionnels
Informer efficacement vos clients et prospects de votre indisponibilité est essentiel pour maintenir une communication fluide. Grâce au studio de Ringover, vous pouvez personnaliser vos messages vocaux et configurer des réponses automatiques adaptées à chaque situation : horaires de travail, congés, réunions ou événements exceptionnels.
Un message bien rédigé renforce votre image professionnelle et oriente efficacement vos interlocuteurs vers la bonne solution.
8. Analyser l'activité téléphonique pour optimiser la gestion des appels
Suivre et analyser vos appels permet d'améliorer la gestion de votre téléphonie. Avec les tableaux de bord et rapports détaillés de Ringover, accessible depuis votre PC à distance, vous disposez d'une vue d'ensemble sur le volume d'appels, les temps d'attente et les performances de votre équipe.
Ces données facilitent l'optimisation des processus de communication et contribuent à une meilleure satisfaction client.
Assurez la continuité de vos communications, où que vous soyez !
Les déplacements professionnels ne devraient pas compromettre votre capacité à communiquer efficacement. Que vous soyez en voyage d'affaires, en mission sur le terrain ou en télétravail, la gestion de vos appels doit rester fluide et organisée. Entre les problèmes de réseau, la gestion des appels entrants et la séparation entre vie professionnelle et personnelle, les défis sont nombreux.
Avec Ringover, vous bénéficiez d'une téléphonie professionnelle optimisée pour la mobilité et la joignabilité : qualité d'appel optimale, redirection intelligente des appels, synchronisation des communications sur tous vos appareils et intégration fluide avec vos outils métiers.
- Téléchargez l'application mobile de Ringover pour sécuriser ses communications et les informations de ses contacts.
- Utilisez Call Assist pour garantir des communications claires et stables, même avec un réseau instable.
- Passez à l'e-SIM pour centraliser vos appels professionnels sans application supplémentaire.
- Automatisez votre gestion téléphonique avec un standard virtuel intelligent et des messages d'absence personnalisés.
- Suivez votre activité téléphonique en temps réel grâce à des tableaux de bord détaillés accessibles à distance.
💡 Testez Ringover gratuitement et faites de chaque appel une réelle opportunité pour votre activité !
FAQ sur la joignabilité
Qu'est-ce que la joignabilité dans un cadre professionnel ?
La joignabilité désigne la facilité avec laquelle un professionnel peut être contacté par ses collègues, clients ou partenaires, indépendamment du lieu où il se trouve.
Cette joignabilité dépend de l'utilisation d'outils et de méthodes grâce auxquelles vos collaborateurs peuvent rester accessibles, sans être noyés sous un flot d'informations.
Pourquoi est-il essentiel de rester joignable lorsqu'on est en déplacement ?
Pour un professionnel en déplacement, la joignabilité est un atout des plus stratgégiques dans la mesure où elle l'aide à maintenir le lien avec son équipe et l'ensemble de son réseau.
Les avantages d'une bonne joignabilité sont les suivants :
- Améliorer la réactivité en cas d'urgence
- Faciliter la prise de décisions à distance et l'échange d'informations
- Assurer la continuité du travail, notamment pour les interactions clients
Qu'est-ce que le taux de joignabilité ?
Le taux de joignabilité est un indicateur permettant la mesure de la capacité d'une personne ou d'une entreprise à être contactée et à répondre aux sollicitations. Ces sollicitations peuvent être internes (réalisées par les collaborateurs) ou externes (entreprises par des clients ou partenaires).
Il s'agit d'un pourcentage qui exprime le rapport entre le nombre total d'appels et de messages reçus et ceux qui obtiennent une réponse.
Plus le taux est élevé, plus il témoigne d'une bonne accessibilité.
Quelle est la différence entre joignabilité et disponibilité ?
Il n'est pas rare que ces deux notions soient confondues. Cependant, elles désignent des réalités bien distinctes. En effet, la disponibilité désigne la capacité d'un professionnel à répondre immédiatement aux sollicitations, tandis que la joignabilité se focalise sur la facilité avec laquelle il peut être contacté, même s'il n'est pas disponible sur le champ. En clair, on peut tout à fait être joignable sans être en mesure de répondre dans la minute.
