Call Center Éducation
Améliorez la gestion des demandes et des tâches administratives en fournissant à vos étudiants et à votre communauté enseignante le support nécessaire à travers votre logiciel de call center pour l’éducation.
Qu’est-ce qu’un call center pour l’Éducation ?
Le terme centre d’appel ou call center pour l’éducation désigne un système de gestion des interactions (le plus souvent téléphoniques) entre un organisme éducatif (centre de formation, établissement scolaire, université, grande école, organisme d’e-learning, etc.) et son public (étudiants, parents, enseignants, partenaires, etc). Ces call centers reposent généralement sur des logiciels aux fonctionnalités avancées, permettant aux organismes éducatifs de gérer les inscriptions, de fournir une assistance technique ou administrative ou de réaliser du sourcing.
De quoi avez-vous besoin pour créer votre centre d’appel pour votre établissement ?
La création d’une telle plateforme de communication au cœur d’un organisme éducatif requiert avant tout une connexion internet stable et du matériel informatique classique (ordinateur PC ou Mac, micro-casque) et c’est à peu près tout ! En effet, l’époque des infrastructures lourdes est révolue. Grâce à la VoIP et au Cloud computing, la création d’un call center repose désormais sur une simple inscription à un service de téléphonie cloud depuis lequel vous pourrez créer un standard téléphonique virtuel, obtenir des numéros virtuels, réaliser la portabilité de lignes existantes et attribuer des comptes à chacun de vos collaborateurs. Une solution de téléphonie cloud telle que Ringover a également l’avantage d’être disponible sur mobile, ce qui est un véritable atout pour les personnes en déplacement.
Comment optimiser un centre d’appels dans le secteur de l’éducation et réduire ses coûts ?
Favoriser l’autonomie des appelants
Vous pouvez mettre en place une plateforme de contact qui favorise la résolution de problèmes de façon autonome de la part de vos contacts, qu’il s’agisse d’un étudiant ou d’un membre de votre communauté éducative. Cette plateforme peut se composer d’un site avec une FAQ, d’un livechat, de tutoriels vidéos et d’annonces vocales. Avec Ringover, vous avez la possibilité de personnaliser finement votre standard téléphonique virtuel en y ajoutant des annonces vocales qui peuvent être par exemple des informations fréquemment demandées. Vous avez également la possibilité de configurer facilement un menu vocal interactif IVR (tapez 1, tapez 2…) pour acheminer efficacement les appels entrants vers les personnes et départements adéquats.
Automatiser des tâches
Les tâches administratives sont au cœur des activités des centres d’appels dans le secteur éducatif. Cependant, bon nombre de ces tâches sont répétitives et sans valeur ajoutée. Avec une solution de téléphonie cloud, les organismes éducatifs peuvent rationaliser leur organisation et automatiser bon nombre de processus liés par exemple au sourcing des étudiants, aux inscriptions ou au traitement de demandes spécifiques. Cette automatisation se matérialise par des intégrations qui permettent de combiner efficacement votre système téléphonique avec votre logiciel CRM (ou autre logiciel métier). Vous pouvez bénéficier des appels en un clic, de la remontée des fiches des appelants, de la synchronisation automatique des outils entre eux, ce qui élimine le besoin de saisir deux fois une même information. En d’autres termes, vous avez la garantie d’avoir un CRM toujours à jour !
Optimiser le planning de vos collaborateurs
La gestion du planning peut s’avérer compliquée, y compris dans des petites structures. C’est pourquoi il est important de s’assurer que les bonnes ressources sont employées de la bonne manière et au bon moment. Assurez-vous lors du choix de votre solution de centre d’appel que cette dernière vous donne tous les outils pour piloter votre activité et optimiser la gestion de vos ressources. Ringover a l’avantage de vous fournir un tableau de bord personnalisable avec des données exportables ainsi qu’une heatmap intuitive qui vous renseigne sur les pics d’activité.
Comment mettre en place correctement votre centre d’appel ?
La mise en place d’un centre d’appel au sein de son organisme éducatif dépend avant tout du besoin de cet établissement en matière de gestion des appels. S’agit-ils avant tout d’un call center dont l’activité principale sera de recevoir des appels ou d’un call center axé, à l’inverse sur l’émission d’appels ? Il convient par conséquent, au préalable, d’évaluer les besoins de votre communauté, de vos agents et d’identifier vos contraintes pour savoir où agir en priorité. Définissez ensuite vos processus et identifiez les outils qui vous permettront de les mettre en place. Constituez également vos équipes et formez vos collaborateurs aux outils. Munissez-vous d’un logiciel de centre d’appel fiable, évolutif et compatible avec vos logiciels métiers à l’aide duquel vous pourrez suivre vos performances dans le temps. Pensez également à configurer votre SVI ainsi que le routage des appels entrants pour offrir un parcours balisé et personnalisé aux étudiants et aux autres publics.
Pourquoi choisir Ringover pour son centre d’appel dans le secteur de l’éducation ?
Comparez le centre d’appel Ringover à la concurrence
| Solution | Prix | Fonctionnalités | Facilité d’utilisation |
|---|---|---|---|
| Ringover | |||
| RingCentral | |||
| Vonage | |||
| Mitel | |||
| Cloudtalk | |||
| 3CX | |||
| OVH Telecom |
Autres secteurs d’activité
FAQ - Call center éducation
- Qu’est-ce qu’un centre d’appel pour l’éducation ?
- Quels sont les prérequis pour créer son centre d’appel dans son organisme éducatif ?
- Le centre d’appel virtuel de Ringover est-il compatible avec d’autres logiciels pour l’éducation ?
- Est-il possible d’exporter les journaux d’appels ?
- Peut-on créer un standard téléphonique pour chaque département scolaire ?
- Quels sont les avantages des centres d’appels pour l’éducation ?
Qu’est-ce qu’un centre d’appel pour l’éducation ?
Les call centers pour l’éducation sont des plateformes dont le but est de permettre à un organisme éducatif de gérer facilement ses intéractions avec ses différents publics :
- Étudiants
- Parents
- Communauté éducative
- Fournisseurs et partenaires
Ces plateformes jouent un rôle important dans la mesure où elles permettent aux établissements éducatifs de réaliser les tâches suivantes :
- Fournir une assistance administrative ou technique.
- Recruter de nouveaux étudiants.
- Informer sur des horaires.
Les centres d’appels pour l’éducation sont de plus en plus nombreux à utiliser des solutions cloud pour simplifier leur téléphonie.
Quels sont les prérequis pour créer son centre d’appel dans son organisme éducatif ?
Créer un call center au sein de son établissement est assez simple dans la mesure où cela ne requiert pas de lourds investissements. Les progrès réalisés en matière de téléphonie cloud permettent aux organismes de s’affranchir des matériels encombrants tels que des commutateurs, des filtres, des fils et des serveurs. En effet, les centres d’appels sont désormais virtuels et hébergés dans le cloud. Pour en profiter, tout ce dont vous avez besoin est de vous inscrire chez un opérateur VoIP et de configurer votre premier standard téléphonique virtuel. Cette configuration ne prend d’ailleurs que quelques minutes et vous pouvez être épaulé si vous le désirez. L’utilisation d’une telle solution ne requiert in fine que des appareils avec un accès à internet (ordinateurs MacOS, Windows, Linux smartphones et téléphones IP) et des micro-casques pour plus de confort.
Le centre d’appel virtuel de Ringover est-il compatible avec d’autres logiciels pour l’éducation ?
Ringover s’intègre facilement à de nombreux outils tiers, tels que des logiciels CRM, des outils pour la productivité, mais également des logiciels de visioconférence utilisés dans des organismes éducatifs.
Est-il possible d’exporter les journaux d’appels ?
Ringover permet d’exporter rapidement au format .csv les journaux d’appels de ses différents standards téléphoniques virtuels. Vous pouvez d’ailleurs filtrer ces journaux pour n’exporter que ceux que je vous jugez pertinents sur le moment.
Peut-on créer un standard téléphonique pour chaque département scolaire ?
Avec une solution de centre d’appels aussi avancée que Ringover, vous pouvez aisément créer un standard téléphonique dédié pour chacun de vos départements. Vous avez également la possibilité d’attribuer un numéro par standard ou de créer un numéro unique. Cependant si c’est le cas, assurez-vous que votre menu vocal interactif est bien configuré et suffisamment fluide pour permettre aux contacts qui souhaitent joindre un service particulier d’y parvenir sans difficulté.
Quels sont les avantages des centres d’appels pour l’éducation ?
Les centres d’appels pour l’éducation dotés d’une solution cloud telle que Ringover peuvent bénéficier des avantages suivants :
- Amélioration de l’expérience des usagers.
- Centralisation facile des demandes.
- Routage intelligent des appels.
- Optimisation du sourcing grâce aux outils de prospection avancés.
- Amélioration des processus internes grâce aux intégrations CTI et à l’automatisation des tâches.
- Communication proactive grâce aux annonces vocals 100% personnalisables.
- Sécurisation des appels réalisés via Ringover.
- Communication omnicanale.